数字管理平台下的现代档案管理体系趋势

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【摘 要】档案信息的管理工作在当今的社会发展中占据着越来越重要的位置,同时现代化技术的发展也使得我国档案管理工作逐渐走向了现代化的发展道路,在这样的情况下,我国的档案管理工作也越来越多的借助了数字管理平台,这对我国档案管理工作的发展起到了十分重要的作用.本文主要分析了数字管理平台下的现代档案管理体系发展趋势,以供参考和借鉴.

【关 键 词 】数字；档案；管理；发展；趋势

最近几年,我国的科学技术得到了非常迅速的发展和提升,同时各个行业都在使用现代化的计算机网络技术,数字化的管理方式也使得我国进入到了信息化发展的一个全新的阶段,在这样的大环境下也使得传统的档案信息管理工作受到了非常大的冲击,我国逐渐将现代化的管理理念和管理技术应用到了档案管理工作中,这也极大的推动了我国档案管理工作的良性发展.

1.现代档案管理体系的优势及其完善措施

1.1现代档案管理体系的优势

在传统的档案管理工作中主要是对纸质的文档进行保存和管理,这样的管理方式会给档案信息的查阅带来非常大的不便,同时也容易在管理方面出现一些疏漏,而采用现代化的档案管理模式能够更好的保证保存和管理的质量,同时还减少了一些人为或者是自然因素对档案信息的不良影响,同时它还可以大大的节约了管理的成本,对存储空间的要求也大降低,同时它还能够给维护工作带来很大的便利,除此之外,它还可以有效的提高信息化的管理水平,这样也会使得档案管理工作能够朝着更加规范化和科学化的方向发展,档案信息在使用的过程中也更加的便捷,对档案管理工作的质量和效率都是一次巨大的提升.

1.2现代档案管理体系的完善措施

想要让现代的档案管理体系更加的健全和完善,应该从两个方面进行适当的改革和调整,一方面就是档案管理工作中的硬件设备,一个就是档案管理工作中的软件配置,在数字化平台下的档案管理工作中,一个非常重要的问题就是要将纸质档案所有的信息都输入到计算机上的数据库中,如果在这一过程中选择用键盘录入,会耗费很多的人力,同时在办事的效率上也会受到十分不利的影响,还容易对原有档案中的一些重要的信息和图章构成非常大的损害,在这样的情况下,应该将硬件的配置不断的改进和完善,举例来说,电子扫描仪的使用就是一个非常好的例子,它可以十分有效的保证所有的信息内容都可以很好的保存下来,同时,它还可以被有效的利用,将所有资料按照相应的分类整合到一起,这样就可以更好的提高工作的质量.同时还要开发一些比较实用的软件,这些软件就可以很好的帮助系统实现检索和整合的功能.所以要想体现出良好的管理质量和管理氛围也需要软件和硬件之间形成良好的配合.

2.现代档案管理体系发展趋势

2.1档案管理手段将深化和创新

当今社会的发展中已经呈现出了非常明显的信息化趋势,这对档案工作的发展也有着十分重要的影响,而传统的手段也逐渐的退出了历史舞台,数字化的管理方式将以很快的速度取代传统的档案管理方式,在档案管理的观念上和方法上都要顺应当今时代的发展和变化,所以也要不断加大对现代档案管理体系建设的探索,只有不断的将档案管理的方法和手段进行改进和创新,才能更好的适应社会的大环境,在未来的档案工作中,主要就是追求更加方便和快捷的工作方式,同时也为工作的质量和效率提出了更高的要求,所以在档案工作中,要将每一个重要的环节都进行有效的优化,进而可以更好的实现自动化的整合和检索功能,也可以实现档案信息资源的共享,这也必将会成为档案管理工作改革的一个重要的方向.

2.2档案管理办法推陈出新,形式多样

当今,网络技术的发展为数字化的普及提供了良好的技术保障,在档案管理行业当中也逐渐的出现了一些新型的软件,这些都会对我国档案管理的多样化发展提供良好的契机,这种情况也会对我国档案信息管理方法的深入研究和探讨起到十分明显的效果,在实际的应用中还可以更好的取长补短,坚持为我所用的原则,从而也不断的推出一些更适合我国档案工作健康发展的管理办法,这种环境继续保持下去也就代表我国的档案管理工作开始逐渐走向成熟.

2.3档案管理制度将更为规范、完善

档案管理体系的构建,是一项融合了档案基础设施建设、档案管理组织机构设置、档案设置、档案管理制度确立等多项任务整合的系统性工作,在未来的发展过程中,要求档案管理制度更为规范、完善,这也是档案管理工作的核心.档案管理制度的规范和完整,能够为档案管理工作提供可靠的业务支撑,纵观我国目前的档案管理制度,尚存在一些问题,尤其是在数字管理平台的笼罩下,还需要对档案管理制度进行更深层次的规范和调整,使其适应数字信息的发展需求,特别是加强对电子文档的保存、数据交换、技术鉴定、资源共享等众多业务的规范,这些均是未来档案管理制度发展过程中亟待解决的问题.

2.4档案管理专网将更为开放、安全

由于网络覆盖规模逐渐扩大,为了满足档案应用需求,档案管理体系在发展中也将不断注重网络资源开放.陛,以确保档案资源共享、档案信息及时利用、各项业务顺利开展和满足社会大众需求.网络资源的开放性依赖于良好的网络设备和网络构建拓扑,在日后的发展中,对档案管理专网的设计上,必将引入新技术新设备,保证信息的汇聚与充分利用,显示其新特性.然而,档案管理专网的开放性增强,其安全性能就相应受到威胁,基于这方面考虑,档案管理专网建设将更加注重网络技术的成熟、安全与可靠性能,为档案资料建立全套备份系统和灾难恢复系统,制定一系列应急预案,采用更先进技术对档案访问人员身份进行识别,加强对电子档案自身的加密措施,确保档案的唯一性和真实性,使网络共享和数据交换在更为安全的环境中进行.

3.结语

长期以来,由于经济发展水平制约等因素影响,我国档案管理事业一直处于―个相对落后的局面,在经过一系列尝试与探索后,终于在改革开放大潮和信息技术袭来的今天,走向数字化管理平台,可说是迎来了―个崭新的局面,档案管理体系发展的总体趋势也将越来越适应社会主义市场经济建设需要,总体呈现出一片大好局面,然而针对档案管理体系的建设仍任重道远,始终不可懈怠,这要求每一位档案管理工作者肩负起时代交付的重任,把握每一次机遇与挑战,与时俱进,力图将我国的档案管理事业推上更高层次的发展平台.

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