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一、档案管理体系不完善的原因
第一,重视程度不够.
长久以来,诸多的相关工作人员对档案的管理工作从心理上就没有重视起来,认为档案工作无非是抄写资料、存一些档案,这些不属于单位的主要工作,也不能为单位带来直观的经济效益,所以只要单位资料不外泄,不丢失,能够进行简单的查阅就足够了.这都充分说明了从一般员工到部分领导者在心理上都忽视了档案管理工作的重要性,忽视了档案管理工作是综合管理工作的基础,这种思想已经与当代社会的发展严重脱节了.
第二,管理理念陈旧,管理水平低.
据相关数据表明,目前我国从事档案管理工作的大多数工作人员对档案的重要性、管理要求一知半解,对于档案材料的收集、整理、归档、装订等业务也只是按照自身的想法进行处理,档案收集意识淡薄.工作人员对档案工作精力投入不足,日常的档案管理工作就只是把搜集到的资料存放起来,档案资料的真实性和可靠性也不设法查证,信息的遗漏和缺失更是常常发生,这严重影响了档案管理水平.
第三,硬件环境设施不齐全.
由于单位管理层的不重视或其他原因,许多单位的档案管理硬件设施跟不上,甚至一些单位就没有专用档案室.例如：有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“八防”设备不配套,导致档案资料受损,严重影响了档案的美观与整洁.档案管理的硬件设施必须跟上档案管理工作的需要,只有硬件设施上去了,工作人员才能更好的对档案进行存放和管理.
第四,工作人员专业素质较低.
随着人们对档案管理工作的逐渐重视,我国已经有了一支稳定而发展的档案管理人员队伍,然而它们的文化程度和专业素质还比较低,在面临一些新问题时不能够及时的解决,特别是近年来,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏.
二、如何完善档案管理体系
档案管理体系的完善是提高档案管理工作质量和效率的重要保证,只要拥有了科学的、合理的、完善的档案管理体系,才能使档案管理工作顺利有序的进行.
第一,提高工作人员素养.
一名合格的档案管理工作人员,必须不断的提高自身的专业技术水准,自觉参加有助于自身专业技术提高的培训活动和交流活动,在学习和交流中弥补自身的不足.在日常的工作当中,熟练的掌握工作的各个环节和基本要求,运用科学管理的原则和方法,提高工作效率,保证档案质量.要有创新精神,在档案管理的工作上要坚持与时俱进,及时的更新管理理念和管理方法.另外,工作人员提升专业素质的同时还必须提高思想道德素质,在工作中要严守职业道德,不轻易贩卖它人信息,泄露它人隐私.相关工作人员综合素质的提高为完善档案管理体系提供了人力资源基础.
第二,健全档案管理制度.
健全的档案管理制度是完善档案管理体系的制度保障,因此档案管理制度必须符合以下要求：规章制度要体现合理性、科学性.档案管理的相关制度的制定必须以单位自身的实际情况为依据,从实际出发.实用性.制度必须具有可操作性,其制定必须以简单明了、可操作性强为依据,使得工作人员在日常工作中能够更好的坚持和贯彻相关的规章制度.坚持制度约束的双向性.具体说来就是既能约束领导又能约束普通员工.加强执行力度.相关的规章制度一旦制定出来就必须严格执行,否则就会变成一张废纸.规章制度的制定部门,同时也是监督部门,必须确保规章制度完全的落实.在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性.
第三,丰富档案功能.
在日常的档案管理工作当中,工作人员要尽可能的使记录内容全面、客观,并且随着时间的推移及时对已有信息进行更新.在新时代背景下,我们对档案功能的开发方面也必须有所进展,保留档案原有的重要功能之外,档案的内涵也要进一步丰富和扩大,以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求,从而更好地为单位服务.
第四,更新管理手段.
伴随着科学技术的迅猛发展,计算机已经成为社会生活中不可缺少的一部分,网络也已经广泛的被应用到了各个领域,信息化是当今社会的必然趋势.相对于档案管理工作来讲,信息化可以使档案管理工作效率大大提升,同时也使相关繁琐的工作简单化.近年来,国内的许多单位已经把信息化应用到了档案管理的工作当中,大大提高了档案管理的利用和档案质量.因此,实现人事档案计算机辅助管理势在必行,这也为完善档案管理体系提供了技术保证.
第五,提高档案管理工作的地位.
在日常的工作当中,领导和工作人员都必须从心理上重视档案管理工作,加大对档案管理的投入力度,提高档案管理相关工作人员的待遇,为档案管理配备具有专业素质的工作人员.这样,档案管理工作才能有效的进行,才能保证档案管理工作的质量.
三、结语
档案管理体系的完善过程中,必须要有专业素质的工作人员作为人力资源基础；同时,还必须制定相关的规章制度,作为保障；最后还必须提高档案管理工作者的地位,从内到外的把这项管理工作重视起来.在新时代的背景下,我们必须不断的更新关于档案管理的理念,积极探索先进的管理模式,以便提高档案的利用价值和更好的为单位提供服务.
（作者单位：延长油田股份有限公司）