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摘 要：用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,是现代科学管理的必然趋势.目前,许多单位的文秘工作与档案工作实行的是分块管理制,这种体制从某种程度上却拉大了文秘工作与档案工作的距离.文秘工作人员的档案意识淡薄,档案工作人员也很少考虑文秘工作,导致二者在衔接过程中出现许多脱节之处,出现了诸多不规范的现象,这直接影响了单位档案的建档质量.
关 键 词 ：档案管理；信息化管理；科学管理
现就强化文秘工作与档案工作一体化,规范文档衔接,提高单位档案质量,谈自己的一些初浅认识和看法.
1.档案建档过程中常见问题
1.1 原始稿件不全,编号不规范
归档时发现只有定稿,缺了原稿或修改稿,公文编号差错,铅笔或圆珠笔撰写,不经过复印就用传真原件归档,短期内字迹就变得模糊不清,既不符合立卷归档的要求,又影响了档案的质量和存档价值,使档案的真实性难以保障.
1.2 文种使用不当,办理程序不规范
出现“决定”和“意见”不分,“通知”和“通告”混用,有的该用“请示”却用了“报告”,有的“报告”中夹杂着“请示”的内容,有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”,越级行文,越级签发,有校对无复核,不登记就印发等无序现象,从而为正确归档留下了后患.
1.3 是版面记录不全,附件不规范
在日常档案管理中常常遇到归档文件没有标明印发部门和发文时间,甚至没有版记,有的“附件”字样标识不当,正文和附件的名称、序号不一致,附件单独装订时不标识正文字号和排列序号,严重影响着公文的规范立卷和规范归档.
1.4 是整理和装订不规范
相当一部分单位在整理、印刷装订中容易发生掉页、漏页、压字等问题,使档案的美观性和完整性都受到一定影响.
2.提高单位档案质量的主要措施
出现上述问题,表面上看,大多少发生在产生公文这一重要环节上,实际上它反映了由公文向档案转化的“两张皮”问题.文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文,公文是文秘工作的主要产品,档案资料又主要来源于公文,公文是档案的前身.公文质量的好坏直接影响着档案的质量,换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案.高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上.可见,现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作,它们是一个整体.随着现代科学技术,特别是计算机网络技术的发展,“文档一体化”管理模式应运而生,用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,反映了现代科学管理的必然趋势.结合自己多年的工作实际,提出几点建议.
2.1 明确部门职责,档案立卷前移
文秘人员要根据国家规定,对办理完毕的文件材料集中统一保管,根据立卷的原则和方法及时编写“案卷类目”,“及时整理（立卷）、归档”,使文件的立卷工作日常化.会议文件应该在会前收集全材料,会后及时立卷归档,切忌拖拉积压.联合办理的公文,原件由主办单位进行分门别类的管理,要及时收集归档,协办单位只保存复印件或副本,既方便平时查阅,又利于年终立卷.当遇到工作人员因故调离工作岗位时,主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料,按照有关规定全部及时进行清交,确保档案材料的完整性.
2.2 组织机构合并,培养文档工作者
“文档一体化”的实质是把现代文秘工作和档案管理工作从组织制度到具体程序真正交融在一起.每一个文秘人员的头脑中必须要有档案意识,不仅为当前的工作服务,还要为档案的要求所考虑,规范办理好每一份公文.要站在对历史负责的高度超前控制,保证档案的质量,同时也减少了档案部门的工作程序,避免无渭的重复劳动,使文档工作流程科学化、合理化.
2.3 适当投入,提高人员装备和技术水平
在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时,要配置“文档一体化”计算机管理系统,这是实现“全过程管理”的关键.依靠这一系统,一次输入,多次输出,从公文产生到运转的每一个环节上,特别是在公文向档案转化的关键环节,都要体现档案工作的具体要求,使文档实体生成一体化,管理一体化,利用一体化,规范一体化,用信息化实现文秘工作与档案工作一体化,从源头上提高单位档案质量.
2.4 强化制度建设,实现全过程管理
建立有效的管理制度和工作程序,严格按照规范程序办理公文,要树立质量管理意识,这是“全过程管理”的前提.文秘人员要有质量第一观念.要严格执行公文行文规则,严格审核签发制度,审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范,印制后发送前应再次进行复核.制定严格的质量标准.对要修改实质内容,则应该按程序复审.在公文用纸纸型、幅面尺寸、装订要求等技术指标上也要严格按《国家行政机关公文格式》标准把握.要正确选用主题词,自觉保存原稿或修改稿,不用铅笔或圆珠笔撰写或修改公文,传真件要经过复印后再归档,保证档案文件的质量和存档价值.
2.5 分门别类,充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号.这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度.
在推进档案管理现代化的进程中,我们必须大力加强信息化建设,通过实行标准化、规范化的工作提高了档案管理基础工作水平,逐步建立计算机检索体系,为实行档案工作信息化打下扎实的基础.