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摘 要 ：水利管理单位的档案管理水平对于其施工及塑造良好社会形象均具有十分重要的作用,而随着经济社会的快速发展,有必要采取有效的措施来提升档案管理水平.在这种背景下,本文首先探讨了水利管理单位档案管理的重要性,进而从多个方面分析了提升水利管理单位档案管理水平的措施.
关 键 词 ：水利管理单位；档案管理；水平；提升；措施
中图分类号：G275.9
一、水利管理单位档案管理的重要性
近年来,随着对“三农”政策不断加强,水利日益显现出其突出的地位.2011年一号文件更加确立了水利的战略地位：水利是现代农业建设不可或缺的首要条件,是经济社会发展不可替代的基础支撑.而水利单位档案则是对水利工作的最好见证,因此有必要采取有效方式来提升档案管理的水平.水利管理单位档案是水利科技档案的重要组成部分,是水利工程技术人员劳动智慧的结晶,是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作,它贯穿于整个水利工程建设的全过程,从一个水利工程项目的提出、论证、审批、设计、招投标、施工、监理、竣工验收等过程中形成的,应当归档保存的文字、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录,真实有效地反映水利工程建设的全过程,不仅对施工过程中的质量检验、竣工验收及日后管理和维护具有重要利用价值,更对新建工程具有借鉴和指导意义.
水利管理单位档案能够有助于自身总体形象的形成,在最大范围内统一员工的工作理想追求.水利管理单位档案的这种作用是通过构建自身形象识别系统来实现的,这一系统就是将自身所具有的文化与自身的运营理念加以结合,并充分运用系统论的手法,将自身形象进行表达,进而将这一形象传递给公众,确保他们能够充分了解水利管理单位的运营理念,对其工作产生认同感,这也就是为公众留下良好的印象.总体而言,水利管理单位的形象识别体系主要包括着理念认同、工作认同及视觉认同三个方面.另外,水利管理单位的文化建设的主要目的就是在于为自身带来较好的形象识别体系,打造优秀的工程项目,鼓励水利员工进行不断地工作创新,提升自身素质.在这种背景下,水利管理单位档案作为对自身工程的历史的详细的记录,只有将这种文化或形象识别系统与档案中所反映出的各种施工精神进行有效的结合,才能够真正为自身形象的提升带来帮助.
二、完善水利管理单位档案管理制度
建立规范有序的档案文化氛围.水利管理单位档案管理部门的工作人员必须要对自身工作的重要性加以重视,在辛勤工作的同时,还要进行刻苦的学习,通过积极的探索手段,来丰富自身的档案管理知识,构建起一整套符合自身档案科学管理、规范高效的制度机制,并深入结合水利管理单位档案工作实际,根据《档案法》等有关法律法规,制订一整套科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度.积极收集不同门类档案材料,实行集中管理、统一考核,使档案管理与水利管理单位工作同步考核评价,促进水利管理单位档案工作规范化、科学化健康发展,为档案文化的形成和发展营造良好的氛围.另外,档案管理部门应以高层管理者的支持做后援,并进行有效的沟通.首先要做到知己知彼,也即水利管理单位档案部门管理者必须要能掌握自身发展与营运的动向,而且要了解所收集档案的特点,并对于不同的对象,使用不同的管理方式.档案部门管理者可以通过信息系统的运用,来提升档案管理的效率.另外,水利管理单位档案部门管理者要达成有效的沟通,还需抓对时机以收事半功倍的效果,充分利用自身所拥有的资源,找对沟通的窗口,掌握发展趋势与营运的关键工作,积极进行档案资料收集.
三、提升水利管理单位档案管理的信息化水平
电脑、网络与通讯等信息电子技术的日新月异蓬勃发展,使得相关产品成本下降效能提升,再加上友好型的人机介面设计,使得电脑与网络日益普及到档案管理生活当中.在讲求速度与效率的当今社会,电脑的虚拟优势是水利管理单位强化档案管理能力的重要条件之一.因此,为了应对电子文档的出现,档案管理工作除了会顺应环境改变模式之外,还会尽速融入信息时代的潮流中,加紧脚步进行电脑化的变革,最终保障组织及早进入电脑的场域,这对于水利管理单位总体管理工作而言,也具有十分重要的作用.
一是推动“档案信息系统”计划.水利管理单位档案管理部门应健全档案管理信息化作业,制订“档案信息系统”中程计划,推动档案管理信息化,使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录,汇整公布档案目录,同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆,运用虚拟实境及信息技术,真实呈现实体建构,还原档案发生的时间与场景,建立档案信息系统,提供线上申请应用,结合E-Post及电子付费平台,建立电子档案储存安全防伪认证体系,确保信息化作业安全.
二是制订“档案数字服务”计划.由于社会E化速度加快,原生性电子档案比例及数字化档案应用需求不断攀升,逐渐突显出电子档案在未来档案事业发展举足轻重的地位.电子档案长期保存的方式、格式与安全,也成为档案管理机构面临的艰难议题,对于电子档案的数据庞大性,在未来应不受软硬件的更迭,仍可顺利的阅读其内容,并确保该内容的完整与真实.如何协助在信息科技日新月异、软硬件汰换频繁的困境,已成档案管理机构责无旁贷的议题.同时为结合对档案知识的需求,确定档案核心价值,吸引并鼓励全体员工参与档案相关活动,扩大应用服务范围,提供优质服务环境及内容,应制定“档案数字服务计划”.
三是应制定信息化相关的规章体系.为了统一作业标准,水利管理单位档案管理部门应特别制定档案电子储存管理实施办法、档案管理信息化作业要点、电子档案管理作业要点等信息化相关法规,用以规范纸本档案及电子档案管理的系统功能、与档案交换格式、档案目录汇送格式与规定、电子档案储存规格及网络安全等相关事项.另外,建构整合文书及档案管理信息系统.这是档案的前端,因此将档案管理与管理系统结合是档案管理作业最简便的方式,也是系统整合的必然方向.水利管理单位档案管理部门应于档案管理信息化作业要点中定义档案栏位转换格式表.
四、小结
总体而言,水利管理单位做好水利工程档案管理工作,准确记录具有保存价值的资料,为水利工程提供翔实的信息,成为水利工程建设及运行管理工作中不可缺少的环节和依据.为了更好的发挥出档案管理在整个水利管理单位工作中的作用,应当首先在制度层面给予足够的保障,从而为实施各种水平提升的措施提供指导.更为重要的是,在信息化技术快速发展的当今社会,只有将档案管理工作不断与信息技术进行融合,才能够真正提升工作效率,而这也是档案管理的总体发展趋势所在.因此,加强信息化建设应当成为水利管理单位档案管理工作的未来焦点所在.