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摘 要 ：沟通是项目管理中的重要一环,对项目管理的成功与否起着关键作用,本文主要从沟通的重要性、沟通中存在的问题以及如何避免沟通失灵展开论述,力争在管理中建立高效、快捷、有效的沟通,避免沟通失灵情况的发生,使得项目管理能够成功进行.
关 键 词 ：项目管理 沟通失灵
对于当今的项目管理,不管项目计划如何完善以及项目实施如何有效已不能完全保证项目的最终成功,这是因为在项目进行中通常存在一定的变数,会给项目带来风险.要想降低或规避项目进行中的风险,必须实施有效地沟通,避免沟通失灵才能有效应对项目进行中的变数.
几年前曾有这样一个统计结论,对于以往的信息系统集成,业界有两个80/20估计：一是80%的项目都失败,只有20%是成功的；二是在失败的项目中,80%的原因是由于企业领导想法不同、员工素质不齐等非技术因素导致的.目前,项目管理系统在业界内很受重视,这是因为这个项目所涉及到的内容具有很大的不确定性,例如,技术、环境、员工等,因而项目管理所起到的良性作用就显得尤为突出.项目管理人员普遍认为在项目实施过程中,要保持有效沟通、建立良好地沟通方式避免沟通失灵,是建设的一个重点.
一、项目沟通管理及其特征
项目沟通管理是保证项目信息能够被及时、有效地生成、收集、分发和最终处理所需要的过程.它提供了项成功所必须的人、思想和信息之间的重要联系——参与项目的每一个人以及项目干系人都必须做好传送和接受信息的准备,理解项目中涉及他们的信息将如何影响整个项目.一直以来,在业界,项目沟通管理被认为是企业组织的生命线.管理的过程就是人与人之间沟通的过程,可以说,它是企业管理的核心内容,也是企业管理的实质.通过调查、了解客户的需求,同时,整合各种各样的资源,企业创造出好的产品以及用优质的服务来满足客户,从一定意义说说,这就为企业和社会创造了价值和财富.
每一个项目都涉及到大量的技术、应用以及实施工作,因此需要沟通内容的复杂不言而喻.此外大部分项目项目班子都属于项目型组织,即特意为该项目建立的临时性组织.因此,在这样的组织中必须协调项目组成员之间以及项目组成员与项目干系人的关系,以确保项目顺利实施.
二、沟通管理中存在的主要问题
(一)有效沟通不及时甚至不足
在工作中,笔者曾遇到一个这样的项目经理,他在检查员工的工作成绩时有时松懈,有时紧迫,工期快到了,开调度会后才了解到,工程实际进展程度比想象中要慢很多,这样,在以后的工作中肯定会很被动.甚至经常出现在客户在检查项目阶段成果时,指出曾经要求的某个产品特性并没有包含在其中,客户认为已以口头的方式反映给了项目组的成员,而项目经理却一无所知.以上这些问题都是由于沟通引起的,没有及时沟通,最终导致了工作的延误.这就要求,工作中,项目经理要有前瞻性,定期、不定期与团队成员互相沟通,这样工作就会好做很多,会发现工作中存在的很多问题.沟通好了,一些潜在的问题就尽早能够解决,给企业造成的损失也就越小.
(二)信息缺乏共享
虽然信息技术已经在项目管理中得到普遍使用,但是很大一部分没有真正建立起信息共享、传递和使用的规范.在项目管理过程中,主要有以下三个问题,导致信息缺乏共享.一是不规范的信息格式.各部门没有统一的文档格式,各项目团队的文档模板各不相同,未形成统一文档风格.语境平台的不统一,令沟通无法更方便、更和谐,各人也随意发挥,文档千奇百怪；二是大量数据的可靠性、准确性有待提高.其容易导致很难让沟通技术得到提高,发生>中突,对以后团队新进成员的学习以及日后管理也带来了很多不必要的麻烦；三是文档难以做到真正的共享与学习.如果在团队中无法快速共享技术经验,成员间的重复沟通、反复沟通就会增多,增加沟通成本.
(三)管理中意识和观念缺乏
许多从事管理的领导喜欢把权力完全集中在自己手中,形成个人,这就使得他很少与组织成员进行沟通,更谈不上向组织成员征求意见,同时因个人带来的权威性组织成员难以参与进来,无法形成自下而上,在企业内部形成运行的机制,因此没有实现真正的管理.大家无法做到群策群力,众志成城,同时员工无法在工作中体会到快乐.
三、避免沟通失灵的方法
有资料表明,企业管理者70%的时间用在沟通上.沟通的形式多种多样,主要有书面和口头两种.书面沟通要求尽可能以简洁的语言把事情描述清楚,以免因增加负担而刘御形式.比如：正式的项目报告、年报.口头沟通中应做到明确、坦白,避免因文化差异、民族信仰、用词表达等造成理解上的差异.需要指出的是沟通双方对不理解的内容一定要表示出来,并做进一步解释,知道双方达成共识,切忌想当然或者含糊.开会、谈判、谈话、做报告是最常见的沟通方式.另外企业中70%的问题是由于沟通障碍引起的,无论是工作效率低,还是执行力差,领导力不高等,归根结底都与沟通有关.因此,提高管理沟通水平,避免沟通失灵,显得特别重要.
(一)建立完善的项目沟通计划
在完整的沟通管理体系中包括四个主要环节：
编制沟通计划,即确定该项目的相关信息需求和沟通要求,可简单概括为“什么人、在什么时间、需要什么信息”,以及本次提供的具体方式；
信息分发,即保证项目负责人能够及时收到自己所需求的相关信息；
绩效报告,即收集并发布绩效信息,包括项目进展、进度预测：
管理收尾,即编写、整合、发布本项目或一段时间内项目的阶段性完工的正式材料.
其中沟通计划是整个体系中非常重要的一环,不可或缺.但是在实际工作中有很多项目没有完整的项目计划,使得沟通混乱甚至失灵；有的沟通虽然有效,但只是应用以前的项目经验或者是以前的客户关系,甚至完全依靠项目经理的个人能力.但是作为一个高效的体系,紧紧靠停留在头脑中的思维或者是依靠某个人显然不合适.所以说在项目初始阶段就要编制完善的项目沟通计划. 编制项目沟通计划要根据收集到的信息,要先制定出项目沟通的目标,然后根据项目沟通的目标确定项目沟通的需求,分解出项目沟通的任务,进一步根据项目沟通的时间要求合理安排项目沟通的任务,最后确定出保障项目沟通计划实施的资源和预算.
项目沟通计划必须由项目经理部组织编制,在实施过程中项目经理部应期对项目沟通计划进行检查、评价和调整.
(二)建立畅通的项目沟通渠道
沟通是管理的高境界,许多管理问题多是由于沟通不畅引起的.良好的沟通可以使人际关系和谐,顺利完成工作任务,达成绩效目标.沟通不良则会导致生产力、品质与服务不佳,使得成本增加.
企业的老总、老板是个相当重要的人物.老总必须以开放的心态来做沟通,来制定沟通机制.与员工沟通必须把自己放在与员工同等的位置上,用尊重的心、合作的心、服务的心、赏识的心、分享的心即“五心”与组织员工沟通,只有这样,才能使沟通效果更佳,否则就会因位置不同造成障碍,妨碍沟通,导致沟通失灵.老总要懂得尊重员工,学会赏识和赞美,学会换位思考,与员工在工作中不断地分享知识、分享经验、分享一切值得分享的东西.
(三)把握沟通原则,早沟通、主动沟通
及时暴露,最后甚至会出现场面失控的情况,增加企业风险.在一项工作的最后阶段得知坏消息,这确实让人感到愤怒,甚至灰心丧气,因为这是很难因人力而为的,有时候甚至会人无回天之力.这种情况,在我们生活中出现了不少.
早沟通、勤沟通、多调度,说到底这是人对工作的一种态度,对于一些异于通常情况的问题,特别是一些不属于自己管辖范围内的问题,沟通尤为困难.主动沟通,这是我们一直极力提倡的,尤其是到了必须去沟通的时候.假如这时不进行主动沟通,很可能问题就会放到一旁,等问题严重了再解决这个问题,很可能已经错过了最佳时机.
实践证明沟通中积极、主动的态度是非常重要的.
(四)建立高效的沟通技巧
沟通技巧是保证沟通高效的重要方法.在沟通前,沟通者要清楚的知道沟通的目的和对方的要求,做到知己知彼.
沟通另外的一个重要方面是,在沟通中腰学会聆听.只有集中精力去听,并积极投入判断、思考,才能领会讲话者的意图.只有领会了讲话者的意图,才能达到有效的沟通.
沟通中争论不可避免,但必须要避免喋喋不休的争论,这种争论不仅不可能有结果甚至是在浪费双方的时间.解决这个问题的方法在于学会取舍或者是引入第三方.项目经理遇到这种争议时要充分利用自己对项目的决策权,发挥自己的权威性.
四、结束语
要想降低或规避项目进行中的风险,必须实施有效地沟通,避免沟通失灵才能有效应对项目进行中的变数.