公路工程投标商务资料的认知

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摘 要 :投标是一门技术,更是一门学问.投标文件代表着企业的形象,在如何组织编制好投标文件,争取在众多投标单位中脱颖而出,获取中标资格中起着举足轻重的作用.结合近几年来的投标工作经验,对投标文件商务资料编制的要点及容易出现的问题,进行以下分析,提出相应的技术措施及注意事项,从而提高投标过程中商务部门的工作效率及标书的编制水平,为顺利中标迈出坚实的第一步.

关 键 词 :投标文件 商务资料编制

1.公路工程投标程序

1.1 投标报名.在一项工程准备投资建设时,会公开发布招标信息,要设专人负责信息跟踪,第一时间获得所招标的项目情况及要求后,立即组织项目信息评审,评审通过后派人按要求报名或购买招标文件.

1.2 资格预审.一般公路项目,招标单位都会要求投标单位先编制资格预审申请文件,资格审查通过后才能参与后续投标工作,其实,资审文件就是投标“敲门砖”.

资格预审就是招标单位对投标单位资质等级、人力资源、机械设备、财务情况等方面进行考核,审查有没有能力承建该项目.所以,在编制资格预审申请文件时,一定要仔细阅读招标人下发的资格预审文件内容,满足资审文件中所有的强制性要求.

1.3 工程投标.资格预审通过后,进入下一轮的投标.在购买招标文件后,要及时组织人员参与投标文件的编制,认真阅读招标文件,对招标文件提出的要求和条件,结合资格预审申请文件,在投标文件中一一作出响应.

2.投标商务资料的概述

2.1 商务资料包括的内容.商务资料是投标单位向招标单位反映投标单位的资质等级、企业信誉、施工能力、财务能力、人员素质、机械设备的综合性的资料.

一般包括以下内容：①投标函及投标函附录.②授权书（需公证）.③投标担保凭证.④拟投人本标段工程管理人员资历表.⑤拟投人本标段工程主要机械设备配置表.⑥企业财务状况.⑦同类工程的建设业绩.⑧近年来获奖工程项目及有关获奖证书.⑨投标单位对招标单位的承诺.⑩资质、诚信证明.

2.2 商务资料的重要性.通过商务资料,招标单位对投标单位从人力、财力、物力、能力方面可以有一个全面了解,对于一个单位是不是具有承揽该招标项目的能力也可以做出判断.由此可见,商务资料编制的好坏,对投标结果有很大的影响.

3.投标商务资料的编制

3.1 熟读招标文件及补遗文件、答疑书.招标单位对招标文件内容做出的答疑及补充,要结合招标文件仔细阅读,以答疑及补遗书为先.无论是标书内容还是格式,均要完全响应招标文件的要求.对于招标文件中不能理解的问题,一定要与招标单位沟通解决,不能想当然的以自我意识来理解并响应.

3.2 对于像投标函、投标函附录等以文字叙述为主的资料,要严格按照招标文件（含答疑书、补遗书）格式来填写,并且不改变一字一符号,不改变招标文件实质性内容.

3.3 编写拟投入本工程人员资历表时,首先要选择合适的项目经理和项目总工程师.在项目组织机构中,经理和总工程师是关键人物,具体组织施工生产和管理各项业务,项目经理的素质及管理水平对工程的成败有着至关重要的作用.招标人往往对此人选比较重视,一旦选定人选,最好是提供可以证明经理及总工业务能力的证明,使招标人对将来的项目领导班子有初步的了解.

此外,按公路工程招投标规定,在《资格预审申请文件》中确定的项目经理和项目总工程师,一旦资格预审通过,则整个投标过程都不能擅自更改,严重者将按废标处理.因此,在选择拟进场主要管理及技术人员时,不仅要充分考虑强制性资格条件的符合性,还要考虑人员调离的可行性,否则一旦中标而人员不能进场,会对单位信誉造成不良影响.

3.4 编写类似工程业绩时,所选定的已完业绩一定要与本项目类似或相同,且完工时间要符合招标文件的年限要求.其次,要极具代表性,获得国家级、省部级奖项的优先.最后,要满足招标文件规定的业绩数量,即满足强制性要求.

3.5 财力方面,需提供公司近年的财务状况表.此外还会要求在开标前提交一定数额的投标保证金.因此,需与财务部门密切配合,在招标文件要求的截止时间之前按规定提交投标保证金.

3.6 对于需公证的授权书、承诺书、资质证明等资料,力求认真仔细、反复核对,要做到丝毫不差.按要求在规定的公证处进行公证,以求法律效力.

4.投标商务资料的优化

在整个投标过程中,如何使自己的投标文件在众多竞争者中脱颖而出夺得头筹,是商务资料工作的重中之重.所以,投标文件既要做到满足招标单位的要求,又要突出投标单位的自身特点,把投标文件编制得不仅外表美观,内容也丰富、具体.

例如,我单位对页面设置要求：

页边距：上35mm、左35mm、右20mm、下32mm,装订之后,文件的内容左右距离基本一致,上下预留的距离可以编制页眉页脚,打印页码,美观而有规律.

字体：一级标题采用黑体、小二号字体；二级标题采用黑体、小三号字体；正文采用仿宋_GB2312、四号字体,行距1.5倍行距.这样文字排版比较整齐,标题与正文明晰.对于出现一页上只有落款没有正文内容的,适当调节行距,与前一页合为一页.

表格：表格形式内容多样化,其中公司、业绩奖状可以用彩框加上花边点缀；人员、业绩扫描件用彩框圈起,给人以醒目标识.单文字形式表格各行各列间距适当的做平均调整,使页面看起来整齐简洁.

5.投标商务资料的注意事项

5.1 文件的一致性.①投标文件的封面、投标函、投标函附录、授权书等凡是涉及到的工程名称（标段号）、招标单位、投标单位要一致；工程名称一定要与招标文件中“投标须知前附表”中的完全一致.招标单位、投标单位名称一定要写全称,不可简称.②投标文件中商务资料里的工期、质量、安全、环保目标的内容要与施工组织相一致,避免出现投标文件前后表述不一.③投标文件中商务资料的人员简历表后需附的职称证、、等一定要与人员简历表中表述的内容一致.④投标文件中商务资料的类似业绩表后需附的业绩合同文件及交验工证书里面关于工期、工程内容、合同额一定要与类似业绩表中表述的内容一致.⑤投标文件电子版与书面版保持一致.如发现书面版有错误并修改后,需注意把最终版本重新拷贝到U盘或光盘中,避免造成二者不统一.⑥最后强调对招标文件格式的一致性,对招标文件给出的文字及表格格式,一定不能修改.

5.2 文件的响应性.招标文件是投标单位编制投标文件的依据.招标文件中载明的对投标单位的各项要求,投标单位必须达到和满足,尤其是招标文件中明确的对投标文件进行符合性审查的项目.因此,投标文件必须对招标文件及补遗书(或答疑文件)的所有条款、规定(特别是质量、工期、服务、付款等)做出“一对一”的实质性响应,不得遗漏或回避,更不能提出任何附带条件,以免在不能通过符合性审查时被宣布为废标.

5.3 文件的严谨性.①在递送标书之前,认真核对投标函中投标报价与报价文件是否一致（有要求投标函不可出现报价信息的切记不可填写）；资质证明材料、授权委托书等需公证有时效限制的文件是否在投标有效期内（因投标截止时间更改,超出原有效期的要重新进行公证）.②对招标单位要求签字、盖章的地方,绝对不能有漏签漏盖的现象发生,这是强制性要求的地方,可构成废标条件,必须引起高度重视.③装订前,应再从头到尾浏览一遍,对漏页或插图顺序放错等问题立即更改.密封前,要再次对投标文件中相关部分仔细检查,同时,将需要放在密封包内的东西,如电子版光盘、投标保证金复印件等放好.

在密封时,严格按照招标文件要求,对投标文件正副本文件进行包装、密封,封口处加密封条、盖密封章.对于有要求加盖单位公章或者要求不得出现任何有关投标单位信息的,要个别问题个别对待.

6.对商务资料编制人员的要求

6.1 认真仔细.商务资料的编制是一项繁琐而又紧迫的工作,在这种高度紧张的状态下,工作难免出现差错.所以,初稿形成后,一定要认真、反复审查,在给主管领导复核之前,科员之间应该互相复核.在给别人复核发现问题的同时,记住问题容易发生的地方,避免自己在编制资料时也出现同样问题.

6.2 端正态度.端正工作态度,提高投标重要性意识.投标无小事,投标文件编制完成后应仔细整理、核对,也许其中一个小小的失误都可能造成最后投标的失败,不仅投标人员的努力白费,更不利于单位的事业发展.

6.3 及时总结.每一次编写商务资料,都是对资料库的一次透彻分析.编写完资料要及时总结这一次编写资料对资料库有了那些认知,只有对资料库越来越熟悉,才能提高工作效率,可以节省更多的时间对资料进行复核、完善,减少工作中出现错误.

7.总结

一份投标文件寄托着单位每一个人的一份希望.评标时,最先接触的是商务资料,也是招标单位确定投标人是否具备招标人设定条件的第一关.投标过程中,任何一个小小的失误或错误,都会失去参评资格或中标的机会.因此,加强投标商务资料编制的管理工作,提高中标率,才能使单位在竞争中立足,立足之后更好的发展.

作者简介：李辉（1978-）,女,黑龙江双城人,中铁十局集团西北工程有限公司,工程师.