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摘 要：随着经济的发展和科技的进步,高校的办学规模越来越大,传统的收费模式已经无法满足现有的需要,为了与快节奏的现代化信息接轨,充分利用日益完善的银行业务,结合信息技术,最大限度地减少收费误差,提高收费效率,实现收费信息的共享,及时为高校决策提供数据支持,所以研究广东高校收费电算化很有必要.
关 键 词 ：广东；高校；会计；电算化
中图分类号：F235 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）15-0097-02
一、校银通简介
校银通全称为高效学生收费系统（本文所指的校银通主要是3.0版本）是一套专门面向学校的收费管理软件,采用高校通用的收费业务流程,操作人性化、功能强大完善,具有很高的准确性、稳定性和安全性.该系统由广州市科教电脑有限公司（SEC）研发,于2005年被列入国际火炬计划项目、广州市中小型企业技术创新基金项目、广东省省级重点新产品项目和天河区科技推广项目.中山大学、华南理工大学、暨南大学、华南农业大学、广州美术学院、韶关学院等广东省60多所高校广泛使用.
二、校银通运行环境
1.硬件环境.系统服务器的CPU最低在P4、3G以上,内存至少为1G,硬盘空间最低80G空间,同时需要配光驱、不间断电源（UPS）.客户端则最低配置在内存在512M,硬盘空间为40G,同时还需要配置打印等输出设备.
2.软件环境.服务器操作系统一般建议用Windows 2000或XP,必须安装SQL Server 2000 数据库管理软件及Microsoft Office 2003 办公软件,而客户端则不需要安装数据库.
三、系统架构及业务操作
(一)系统架构
(二)业务操作
1.初始化设置.系统启用之前,应进行一系列的初始化设置,如学生类型、学生状态、部门档案和收费项目初始设置.一般部门档案设置到而且只能设成四级,通用型的为院、系、专业、班级四级,当然,也可以根据各高校自己的特点,而作相应的修改；收费初始设置应包括收费项目、收费类别,收费项目主要有学费、住宿费、教材费、网络费、校园一卡通、军训费、服装费、等级考试费等,各高校可以根据自己的情况而进行设置和修改,而收费方式一般有、汇款、支票、银行统一代扣.初始设置很重要,它将会影响以后收费工作开展情况,如果没有充分考虑好系统的布局,以后进行调整的难度较大,有些基础设置一旦设置完成,将无法再次修改,所以初始设置工作至关重要.
初始设置完成,将学生档案录入系统,可以一个一个学生进行档案的添加,也可以通过批量进行导入,该系统支持Excel或DBF格式的文档,按照系统所要求的格式调整好格式,批量导入,若导入的过程中出现错误,系统还会提示,可以将错误信息导出,以便于查找信息和信息的更正,提高了工作的效率.
2.日常业务.据不完全统计,95%的高校都通过和银行合作,与银行签订代收学生学费等项目的协议,学生只要按照学校规定的时间、方式把钱汇入指定的账号,通过银行来进行学费等项目的代收,由银行提供代收清单的纸质和电子文档（text、Excel）,利用收费导入功能,批量收费,批量进行收据的打印,以院、系、专业或班级为单位,下发学生注册收据,极大地减少了收费工作的中间环节,便于财务人员对收费工作的核对和控制,极大地降低了错误率,节约了大量的时间,提高了工作的效率,更加避免了组织现场收费工作而造成大量人力、物力、财力的浪费,而且,对现场收费,财务人员很难对现场进行很好的把握,增加了很多不确定的因素,人员的拥挤极易造成生命和财产的隐患,还增大了财务人员的核对工作量,往往因为时间紧迫、单据的庞大而造成出现一些人为性的差错,而且很多差错当时没有查对出来,一旦搁置了或顺序被打乱,对以后的核对工作带来极大的不便,降低了收费工作的准确性,高校的普遍规模较大,不利于推行收费工作的电算化.
3.学年数据的结转.每学年完成收费工作后,通过数据处理,进行学年数据结转,结转后进行存档管理,用专人负责保管,便于以后的查找和复核.结转数据后,进行新学年的收费工作,学生档案不需要再次导入,只有新增人员才需要进行部门档案设置、人员的导入,其他的操作可以根据系统初始化的操作进行,形成工作的承前启后,也节约了收费工作的时间和精力.
四、校银通系统、操作存在的问题及建议
1.系统在进行注册,生成注册文件的时候,由于计算机处理技术和文件编码处理的问题,经常出现注册的文件发回给用户使用的时候不成功,有时候反复几次尝试方能成功,所以对使用用户来说,带来了很多不便,特别遇到紧急的时候,很容易造成混乱,影响正常的收费工作.
2.系统数据进行学年结转后,以前年度欠费的信息不能自动结转到新的学年度,而是继续停留在上学年度内,所以极易引起忽略而遗漏,给学校带来损失,同时也不利于催缴学费的工作.
3.系统内的学生信息经常滞后,不能对学生在校人数进行很准确的把握和统计,造成人员的遗漏,学生就不需要缴纳学费而依然享受学习,留下可趁之机.
4.系统服务本身安全问题,没有及时对数据进行备份,一旦大批量进行数据的操作而因为数据的错误,将会带来不可预测的影响.
5.对服务器的管理、存放、授权操作等安全的问题也极易被容易忽略等.
针对以上存在的问题,建议由设计公司对该系统的注册方法进行改进,可以将使用用户的信息进行加密存放,利用加密狗或其他可以移动介质,即插即用,或通过提高加密、验证技术,改进验证设备,减少因为注册文件经常不成功而给用户带来不必要的麻烦,软件的设计以用户的需求为导向,定期为用户进行更新、升级和维护,做好售后服务.对于操作本身的安全,应该加强系统安全的教育,定期进行系统数据的备份,特别进行大批量的数据操作,一定要备份,不然因为操作的失误而造成数据的有误,造成巨大的损失,后果将不堪设想,系统内的数据一定要保证及时准确,加强和学校学籍管理部门进行信息的交流和沟通,定期或不定期进行核对,确保学生信息的变更能够及时掌握,保证数据的及时性和有效性.对系统的操作,建议由专业人员进行,包括服务器、软件的安全和管理熟悉,这样从源头上保证了收费工作的正常进行.
五、推行收费工作电算化的意义
随着高校办学规模的扩大和校园网络信息化建设的全面实施,收费工作的电算化已成为众多高校的迫切要求,通过推行收费工作的电算化,能够将财务人员从繁杂的收费工作中解脱出来,也能够完成大批量的学生管理和收费工作,大大地减少了收费人员的精力和时间,极大地提高了收费工作的效率,同时又能及时而又详细地了解每个学生缴费情况,为信息相关使用部门及时提供决策和支持.