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摘 要：在计算机与网络技术高速发展的今天,电子文档作为一种新兴载体,其使用率在迅速增加,甚至有超过传统的纸质文档的趋势.如何充分发挥电子文档共享性、利用方式多样性及有利于纸质文档原件保护的优势,做好电子文档的管理,是每个档案管理人员必须适应的新课题.
关 键 词 ：电子文档；管理；利用
电子文档与传统文档在载体、使用和保存方式方面存在着诸多不同,给传统档案管理带来了新问题和挑战.如何对电子文档进行科学有效的管理,更好地为企业的经营决策提供服务,是摆在档案管理工作者目前的一个崭新的课题.
一、电子文档的优势
首先是共享性的优势.传统的纸质文档是一种“有形的信息资源”,其利用的人数、时间、地点都受到限制,而且在保存上也存在着巨大风险.而电子文档在虚拟的计算机环境下,成为了“无形的信息资源”,打破了纸质文档“有形”的观念,使同一份文档可以在同一时间、不同地点被多个需求者以多种方式利用.其次是利用多样性的优势.电子文档利用的方式是多样的,利用者可以结合自身所需,利用计算机进行多种形式的信息处理和分析,很大程度上提高电子文档信息的利用效率.由于电子文档的可操作性,利用者的利用空间变得更为广阔了.一般纸质文档是不能对档案内容进行改变的,而电子文档对内容及格式的改动是轻而易举的.有了电子文档可以更方便快速的对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等,更好的满足利用者的各种需求.最后电子文档的充分有效利用有利于保护纸质文档的原件.将文档数字化在网络计算机的环境下以数字化信息的形式的提供给文档利用者,因为数字化文档的重复利用是无损耗性的,所以并不存在着重复利用会使电子文件损耗、老化的现像,使文档的原件不会受损,如此一来电子文档的利用很好的保护了文档原件.在日常环境下,电子文档的原件保护性远远优越于其他形式载体的文件.众所周知,纸质文档上的信息会随着利用次数的的增加,导致纸张载体被损耗,字迹也越来越老化,纸质文档的原件就很容易受到损失和破坏；但电子文档却与纸质文档不同,电子文档的复制、打印不会对电子文档的文件内容造成损伤,正常的电子文档利用行为不会对电子文档的寿命产生任何影响,其原件仍保存在电子文档的载体中,也不会受到影响.
二、电子文档管理存在的问题
（一）电子文档与传统文档的保存有很大不同.传统文档只要避开天灾人祸,遵守保管要求,一般情况下就可以实现长期保存.而电子文档则过多地依赖于软硬件设备,如果没有设备,就无法读取,同时,电子文档易被更改、易发生数据丢失、易遭病毒侵害等.这些都极大地影响了电子文档的有效使用和长期保存.
（二）计算机的更新换代对电子文档保存具有重大影响.随着科技进步,计算机系统更新换代后,不少以前的老版本电子文档无法在新的软硬件环境下直接使用,给电子文档的长期有效使用增加了难度.例如：在软件方面,Windows ME、Windows 2000、Windows XP、Windows 2003计算机操作系统平台中,如要使用DOS操作系统下形成的电子文档,有的须迁移到上述平台,或在上述平台中仿真DOS环境才能正常使用；在硬件方面,日益普及的64位计算机平台中也存在着不同程度的兼容问题.
（三）办公自动化系统与电子文档管理系统不兼容,给电子文档的归档和整理造成困难.采用计算机及网络办公管理的单位,使用的办公自动化系统多是本单位或上级主管部门设计的软件,而单位档案室的档案管理系统,是由档案行政管理部门推广的、符合档案管理标准和规范的标准.二者的设计单位不同、采用的电子文档格式不同,因此电子文档须先转为规定格式后才能归档,也增加了电子文档归档的难度.
三、加强电子文档管理的措施
（一）档案工作者要端正思想.档案工作者要充分认识到电子文档与传统文档同样重要,更要认识到由于电子文档自身的特点和局限性需要档案管理人员付出更多的心血.电子文档的管理要靠技术条件实现,其保管期限不仅取决于其内容,还取决于载体寿命、计算机软硬件的生存周期和电子文档与计算机软硬件的一致性.要统一电子文档的软硬件设施,对电子文档的形成、收集、归档进行全过程管理,并使管理标准化、规范化、制度化.应规定电子文档归档的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求.确保电子文档的真实性（内容、结构和背景信息与形成时的原始状况一致）、完整性（内容、结构、背景信息和表明属性的数据,包括格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等无缺损）、有效性（可理解、可被利用、信息可识别、存储系统可靠、载体完好和兼容）等.此外还要做好安全防护,保证电子文档的内容和载体安全.
（二）制定行之有效的管理制度和办法.要明确规定电子文档管理的有关要求,例如电子文档格式：文字型电子文档的通用格式为TXT、XML、RTF,扫描型电子文档的通用格式为PDF、JPEG等对于通过其他途径收集的不符合上述格式的电子文档,具备转换条件的要尽量转换,如无法转换,则将相关软件一并收集.此外,要注明有关参数,如用CAD或绘图等设备取得的图形电子文档,注明其软硬件环境和相关数据；对通用软件产生的电子文档,收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等.只有这样,才能保证在操作系统和工具软件版本升级的情况下仍能保持电子文档的可处理性.
（三）采取适合的保存和管理办法、归档的电子文档要脱机保存,集中复制到耐久性好的载体上,以免计算机出故障后无法弥补,加密的电子文档解密后再复制；归档后的电子文档载体设置为禁止写操作；特殊格式的电子文档,在存储载体中同时存有相应的查看软件.在电子文档的多种保存技术中,光盘刻录因其具有使用简便、价格低廉、存储量大、读写速度快、易保存的优点而成为存储电子文档的首选.对归档的电子文档,为提高效率、提升管理的标准化和制度化,可采用符合档案管理最新规范的电子档案管理系统.在电子文档安全防护方面,除防盗外,保证良好的室内环境,保证设备和存储介质不因湿度太高或温度大幅波动及各种灾害而受损.在办公自动化系统中设定文件属性和登录限制,设定各相关人员使用文件的权限等,做好数据备份.计算机系统使用防病毒软件及防火墙,并实时监控、自动杀毒、经常自动更新病毒库.不要随便使用外来的软件和数据,必须使用则先进行病毒检测,确认无病毒后再用.通过以上措施确保电子文档的保存和管理安全.
随着电子文档应用的深度和广度不断拓展,对电子文档进行科学有效的管理,提升标准化、规范化、制度化和信息化水平,为企业发展和改革提供优质高效的档案特别是电子档案服务,是新时期每个档案工作者的崇高使命!