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一、做好电子文件管理的宣传、咨询、指导工作
2002年年初,广东省档案局在省直单位进行了“电子文件管理与归档状况”调查,调查分析结果显示,在省直单位中,各单位已经普及,有9.2%的单位已经实现了办公自动化,每年有大量的电子文件产生,有37.6%的单位在纸质文件归档的同时开始收集电子文件,累计收集了电子文件共28.1万份.有一半以上的单位尚未开始收集电子文件,有的虽有保存,但缺乏统一管理,电子文件保存一段时间后删除,或因无法读取而丢失,造成人力、财力和信息资源的浪费.为此,2002年年底广东省档案局联合广东省信息产业厅发文《广东省档案信息化建设实施意见》,在实施意见提出了：
省、市、县各机关产生的需归档的电子文件,须交单位档案室管理,已归档的电子文件提供利用服务；
建立起“电子文件（档案）数据管理中心”（简称文档数据中心）,使文档数据中心成为本地区党委、政府信息资源库的重要组成部分；
提供 “一站式”的已公开的现行文件和开放档案查询、利用服务,逐步实行已公开现行文件的全文利用服务.
由于建设电子文档数据中心是一项全新的工作,在建设的过程中,省档案局要求经济特区及珠江三角洲地区经济条件好的市县档案局馆先行.在各市建设电子文档数据中心的过程中,省档案局全力积极支持开始准备建设电子文档数据中心的市、县档案局,与之一起研究建设,从中取得经验,并把经验和教训及时传授到准备建设电子文档数据中心的档案局.
2003年,国家颁布《电子文件归档与管理规范》标准后,省档案局组织珠海市档案局等及泰坦计算机公司的技术人员,在认真学习、研究的基础上,编写了《广东省电子文件归档管理暂行规则》.并通过向各市档案局征求意见,促进各市档案局馆的技术人员加强电子文件管理的意识,《暂行规则》细化和明确了电子文件管理的技术要求.如：根据在电子文件管理工作中遇到的问题,在《暂行规则》中提出了“信息固化”、“检索词”等概念.“信息固化,指电子文件的内容,结构,背景信息和元数据等存在的动态因素,可能造成信息缺损时,将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程.”以求增强电子文件管理的可操作性.我们把《暂行规则》放在广东省档案局的网站上,供大家参考.省档案局还发了《关于加强电子文件归档管理的若干意见》、《关于认真贯彻电子公文归档管理暂行办法的通知》两个文件.
二、电子文档数据中心建设稳步发展
广东省特别是珠江三角洲地区的电子政务信息化建设发展很快,但档案信息化建设滞后处于滞后状态,省档案局根据广东省信息化建设的发展情况,把电子文档数据中心建设重点放在珠江三角洲地区.
珠海市档案局建设的“电子档案数据管理中心”于2003年12月18日在政务网开通,珠海市档案局主动参与政府电子政务平台建设,在电子政务平台中担当角色、发挥作用,在国内第一次明确提出并实现了电子档案的统一归口管理机制.珠海市政府批准成立了“珠海市文件管理中心”,2004年11月在互联网开通了珠海市文件管理中心网站,实现了机关企事业单位文件的在线移交,这是目前全国第一家文件管理中心的门户网站.至今该中心已经收集归档电子文件约3.9万份,其中开放查询的电子文件6991份.
佛山档案局“现行文件查询中心”于2004年4月28日开通,成为国内第一个直接从政务网上接收电子文件,并通过互联网向社会公众提供利用的电子文件管理系统.佛山市“现行文件查询中心”自开通当年“现行电子文件查询中心”网站的访问量达近3.5万人次.佛山市政府要求把“现行电子文件查询中心”作为佛山市政务信息化建设,政务公开的重点工作来抓,广东省信息产业厅把佛山市“现行文件查询中心”评为省信息化示范单位.目前,已经完成电子文件信息资源的进一步整合,已收集佛山市所属“一市五区”电子文件共114461份电子文件,其中可公开利用电子文件35816份.从30个多月的使用情况表明,该中心已成为佛山市政务公开的重要窗口和市党政部门以及公营机构的电子文件数据库.
韶关市档案局电子文档数据中心项目计划分4期建设,一期工程“韶关市电子政务系统文件中心”于2004年6月启动,11月正式投入运行,系统架构与政务网与外网,中心通过在线、离线和政务网OA系统数据接口直接接收3种方式接收电子文件.初步实现了韶关市市属主要机关单位电子文件的统一管理和保存.至今该中心已接收电子文件1.3万多份,开放近1.1万份.
广州市档案局以“统筹规划、分步实施”的措施来进行广州市电子文件档案资源管理中心的建设.在广州市档案信息网上已经有8111份电子文件可以查看,在网站查看电子文件人次已达87500人次.广州市文档综合信息资源服务中心第一期建设的目标是实现对广州市电子政务内网上流转的各种电子文件的集中归档管理和统一利用；第二期的目标是在第一期的基础上进一步实现政务内网单位档案管理的标准化,以及电子档案的管理、查询检索、统计分析、远程维护、数据备份体系建设等功能.文档管理中心是对广州市电子政务内网流转的各种电子文件进行集中归档管理、统一访问的平台.目前该项目已经进入软件系统开发前的需求讨论阶段, 2007年10月前完成系统调试、试运行.
深圳市在电子文件管理方面进行了深入的研究,在电子文件管理的标准规范,数字化档案馆研究等取得了可观的成果.先后承担了国家标准《基于XML格式电子公文归档管理规范》和国家档案行业标准《公务类电子邮件归档与管理规则》、《电子文件元数据标准》、《数字档案馆建设与设计规范》的起草编制工作.“深圳市文档服务中心”建设是深圳市市民中心信息化建设的重要项目,是与深圳数字档案馆相关联的一体化管理架构的配套项目.2005年10月,深圳市发改局批准档案局提出的建设“深圳市民中心电子文件接收管理系统”立项申请.目前该项目已完成监理、软件及部分硬件招标,各项研究工作全面开展.在电子文件中心项目建设的过程中,深圳市档案局局注意吸纳在国际上具有广泛影响的研究成果――文件生命周期、文件连续体理论及先进国家的电子文件管理模式,借鉴采用国际标准《ISO15489:2000信息和文献―文件管理》、《ISO23081-1:2000 信息和文献―文件管理流程一文件元数据―原则 》、《ISO14721 开放档案信息系统参考模型 (Open Archives Information System,OAIS)》.力图将系统成为建设符合法律要求的电子文件生成和管理系统,即从总体系统建设上保证电子文件的真实性.
肇庆市档案局统一规划,统筹安排,“肇庆数字档案馆”的一期工程“肇庆档案信息网”于2006年完成,已经有部分电子文件可以查阅.江门市档案局经过积极的努力,“江门市电子文件中心”的一期工程已经基本完成.中山市档案局建设的“中山电子档案馆”于2月份进行了初验.惠州电子文档管理中心经过专家论证、公开招标,已经进入项目实施阶段,计划2007年6月完成.湛江、阳江等市档案局电子文档数据中心正在建设分步进行.一般采取首先建设的档案网站,主要采取离线方式收集电子文件,目前在这些档案网站上都有一定数量的开放电子文件,供社会公众查看.
上述市档案局开通的电子文件查询网站中,一些是单纯的电子文件查询利用网站,汇集了市属各党政部门的公开电子文件,政府部门的一些公开文件,社会公众可以很快在各市的电子文档数据中心网站上查看到.目前正在进一步加强信息资源的整合,佛山市已经把市属五区的电子文件整合在一起提供利用服务.