如何做好工程建设项目档案管理

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随着河南油田开发建设,基建工程项目建设的作用越来越大,如何加强基建工程档案资料管理是油田档案管理系统的一项重要的工作.本文以河南油田建设工程公司为例,针对工程建设档案管理的特点、常见问题提出解决的办法和措施,以供参考.

1基建工程档案管理的特点

1.1档案数量多、形成时间长.油田地面建设大部分都是由一个个单位、单项工程组成,投资多,项目庞大.从项目的调研、评估决策、勘测设计、施工、竣工到试运行,少的一年,多的达3年～5年,而工程档案收集必须是全过程参与.

1.2涉及工作面广、来源广泛.一项工程的档案绝不仅仅是建设单位或施工单位的事.它从形成、整理、审核到移交,需要建设、设计、施工、监理、监督等参建单位共同完成,任何一方疏忽,未能及时归档资料,就会影响基建档案材料的完整性.

1.3档案门类繁多、归档载体多样.在建设周期内所产生的文件包括勘测设计、招标投标、工程施工等资料；涉及土建、安装、电力等专业；归档载体有文字、图纸、照片、证书、实物等载体；形成数量巨大、种类繁多的工程建设档案,其专业性、综合性是其他档案管理所不具备的.

2工程建设档案管理面临的问题

2.1重工程建设,轻档案管理,档案管理意识淡薄.油田建设工程公司成立以来一直保持着高速发展,为使工程项目尽快发挥效益,往往更注重工程的有形建设,忽视了工程档案资料的收集、整编等工作.

2.2档案归档不及时,质量存在缺陷.工程建设参建单位多,且工期长、人员变动大,各单位对建设过程中形成的资料也未及时收集和妥善保管,档案管理与工程建设不能同步进行,因此,档案资料成套性差,准确性、完整性不够.

2.3重纸质文件归档,轻电子归档.在基建工程建设过程中,参建单位收集工程建设过程的纸质资料进行归档时,大部分资料员认为没有必要归档电子文件,在收集的过程中也没有保存电子文件.

2.4利用档案意识差,档案利用率低.往往归档的档案存放在档案室,遇到问题有些部门没有想到利用档案来解决.而档案部门也没有对项目档案实现信息化、网络化管理,达到资源共享.

3工程建设档案管理措施

3.1加强制度建设,规范档案管理.完善制度,建立工程建设档案管理制度,对组织体系、职责、考核,以及文件材料的收集、归档、整理、移交等流程都有明确规定,实现档案管理规范统一、有章可循.

3.2实施同步跟踪管理,做好过程控制.实现工程档案及时归档和案卷的真实性、完整性、准确性,需做好工程档案提前介入、过程控制、同步跟踪、事后把关,使其渗透于工程建设各阶段、各环节中.

3.3纸质与电子档案同步管理,改变存储和利用方式.要加强电子档案的管理,实现纸质档案与电子档案的同步管理,真正实现档案资源共享,为工程建设管理服务.

3.4加强队伍建设,提高业务素质.要加强业务培训,首先,是档案业务、工程专业基础知识的培训,使档案人员对工程文件的形成、收集、整理、归档有明确的认识,懂得工程施工流程.其次,对工程技术、参建单位人员进行档案知识培训,提高其业务素质和专业技能,使他们掌握档案方面的有关规定和要求,督促相关人员严格按标准执行.

（作者单位：王丽,中石化河南油建工程有限公司档案室；范悦青,中石化河南油田测井公司解释研究中心；胡悦桐,电子科技大学经济与管理学院；来稿日期：2014-08-19）