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高速公路建设项目档案管理是贯穿整个建设与使用全过程的主线,同时也是建设项目工程的重要组成部分.高速公路建设项目主要是指工程从最初的项目立项、审批、施工图设计以及工程施工,中间变更设计,至最后工程交、竣工及运营.整个高速公路建设项目的过程中形成了大量与其相关的档案资料,能够准确地、全面地反映出高速公路建设项目的实际情况,为项目的运营管理奠定基础.高速公路建设项目档案资料在收集、整理以及归档管理时必须按照相关规定,保证其全面性与规范性.其管理和控制方式的好坏直接决定着建设项目管理的质量.因此,高速公路建设项目档案管理在高速公路建设整个过程和后期运营都具有十分重要的作用,本文主要结合苏州高速公路工程建设项目管理进行简要分析,并对其建设项目档案管理控制的方法进行探讨.
一、高速公路工程建设项目档案管理的主要特征
1.苏州高速公路路段建设项目的主要管理模式
高速公路工程建设项目管理的主要模式一般是经过对整个工程不断总结和完善,最终达到基本稳定的状态.近年来苏州新建高速公路建设项目管理的基本程序是苏州多年以来建设高速公路的总结,工程主要流程为项目由交通主管部门即苏州市交通运输局主管,项目前期工作由交通运输局负责,主要是从工程项目最初的方案研究,至工程立项直至项目的初步设计批复.接下来的工作由苏州市高速公路建设指挥部主要负责,主要包括高速公路工程的施工图设计、招标、施工、交竣工等多种任务.同时,在整个高速公路工程项目建设过程中,通常是由市质量监督站负责质量监管和安全监管等工程.另外,项目的施工图设计、公路施工以及监理单位必须是通过公开招标所确定的,有利于高速公路建设项目较好地实施并完成对建设项目运营管理.
2.高速公路建设项目档案管理的主要特征
目前,通过对苏州市高速公路的建设与管理控制模式的研究发现,苏州高速公路建设项目档案具有如下四种存在形式：市交通运输局保管工程的前期申请审批文件；市高指负责监督管理施工、监理单位做好资料的收集归档工作,最后形成工程竣工档案；质监站负责施工过程中的质量监督档案；高速公路营运公司负责接收市高指移交的竣工档案,并对运营过程中形成的养护维修工程档案进行补充,形成更为完整的项目档案.
苏州高速公路建设项目档案建设主要具有两个明显的特征：一是档案资料流转的时间比较长.高速公路建设项目工程前期进行工程立项任务直至最后工程竣工通车为止,整个工程需要花费数年时间,并且在此之后运营期间,必须同时不断完善.二是建设项目档案资料流转的部门相对比较多.高速公路建设项目档案主要形成的项目档案是在工程的建设期,由市高指在各阶段对其进行统一化组织归档,监督指导施工,监理单位做好工程原始资料的收集整理归档工作.
二、高速公路建设项目档案管理的主要目标
工程档案管理达到协调统一性.高速工程建设项目管理过程中对于资料收集、档案形成等内容,严格要求相关档案管理人员在进行工作时接受工程档案管理培训,熟悉高速公路工程档案管理条例,以此确保工程档案归档的完整性和统一性.工程档案管理达到计划前瞻性.高速公路建设项目是一个逐步推进的过程,项目建设本身具有较强的计划性,工程在每一个阶段需要工作的内容十分明确,一定程度上为高速公路建设项目档案资料收集、整理等工作打下坚实的基础,除此之外,高速公路建设项目管理工作者进行工作之前必须对整个工程计划进行分析和研究,并根据其实际情况制定目标,同时,有效地完成资料收集和整理的工作.
三、高速公路工程档案控制管理的主要对策
1.高速公路项目获得立项是高速公路建设项目档案存在的首要条件.交通局人员对档案存有“需要时重视,不需要时不要”的想法,对档案工作缺乏应有的重视,因此交通运输局档案工作人员必须随时跟踪工程请示的批复情况,对文件进行收集完善,如工程建设前期从方案研究至工程立项直至项目的环境评估报告、初步设计批复等.
2.工程竣工档案是高速公路建设项目档案中的重头戏,市高指组织成立从市高指到施工监理单位由专档案员组成的档案工作网络,组织施工监理技术负责人和档案员进行业务培训,学习《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》,根据工程进度及时对各阶段的文件资料按照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》从工程原始资料开始进行收集归档整理；落实完善档案工作责任制,将档案工作与对施工监理单位的考核挂钩,提高施工监理单位对档案工作的重视和工作积极性,把档案管理工作纳入整个项目建设管理的全过程；在做好资料收集归档的同时,通过扫描仪、数码相机等电子设备,完成综合类和竣工图表类原图的数字化,并且运用档案管理软件,使工程建设中产生的大量资料通过档案管理软件可以迅速查找并且看到电子原图.在收集整理纸质类资料的同时,重视声像资料的收集,对重要会议、重要部位、关键工序的施工控制等方面进行摄影摄像,从而形成工程直观的影像资料.
3.高速公路工程质量,对于高速公路来说是最为重要的部分,质监档案是交通建设工程质量监督工作的真实记录,是质量监督工作的重要依据,质监站制定档案管理制度,严格按照《江苏省交通建设工程质量监督档案管理办法》对质检档案进行整理归档,将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程质量监督工作目标管理.同时重视声像资料的收集,对工程重要部位、关键工序等方面进行摄像,形成重要的照片档案.
4.很多单位都认为高速公路运营公司接收市高指移交进来的竣工档案后此工程档案工作就结束了,运营公司只需要负责档案的保管工作,其实不然,高速公路在运营过程中必然会产生大量的维修养护等合同及工程,这些合同与工程资料必须随时电子化,随时补充进整个工程项目档案中,这些新的档案资料也必须严格按照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》的要求进行收集整理归档,以确保工程档案的完整性.
高速公路建设项目档案是工程建设过程中必不可少的组成部分,具有十分重要的作用.同时还能够有效地反映出工程建设的实际情况,给整个建设工程项目后期营运管理工作提供基础条件,由此可见,必须加强对高速公路档案管理工作的重视.
（作者单位：苏州交通投资有限公司）