建设项目档案管理

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摘 要：随着我国经济的持续快速发展,众多新建、扩建、改建的基础设施及技术改造项目在全国如火如荼的进行.如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题.本文就建设项目档案管理谈谈自己的见解,希望能对建设单位的项目档案管理有所帮助.

关 键 词：建设项目；档案管理

工程项目的建设是地方、国家的发展需要,是大事、要事和百年大计之事.随着我国经济的持续快速发展,工程建设项目逐年增多,规模也在不断扩大.基础设施建设和技术改造项目在全国各地如火如荼地进行,众多新建、续建的建设项目应运而生.如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题.建设项目档案是建设项目的宝贵财产,它记载着建设者智慧的结晶,是历史的真实见证.项目管理者要本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的宗旨,共同做好建设项目档案管理工作.

一、建设项目档案

建设项目档案是从项目提出立项、可行性研究、设计、决策、招投标、施工、质检、监理、设备采购安装、试运行、竣工验收等全过程管理中直接形成的,对国家和社会具有保存价值的应归档的各类文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的历史记录.建设项目档案主要包括基建文件、监理文件、施工文件和竣工文件.基建文件是由建设单位在上述项目建设全过程中形成并收集整理的具有归档保存价值的文书档案和各种形式与载体的记录.监理文件主要是监理单位在工程建设监理过程中形成的监理管理资料、施工监理资料、竣工验收监理资料等向建设单位移交的档案.施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括施工技术文件、施工物资资料、施工测量监测记录、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料、竣工图等向建设单位移交的档案.竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等.

项目档案是一个有机载体,其特点主要有三：（1）成套性.它记载和反映建设活动的全过程和成果,与总体的基建程序和专业内容衔接,构成项目完整的成套性整体；（2）专业性.不论是生产性建设项目档案,还是国防性建设项目档案还是民用工程,它都是专业技术活动的真实记录,包括了从工程的酝酿、决策、设计、施工、竣工到建成使用的全过程；（3）现实性.它具有较强的现实使用性,是全面考核建设工作设计质量、工程质量的重要环节,是竣工验收的依据,是工程建设、使用维护和技术改造的不可缺少的现实性依据.

二、如何加强建设项目档案管理

建设项目档案是工程建设的客观真实记录,它不仅能静态反映项目建设的全貌,而且能动态反映项目建设过程的变化和发展情况,它记录了项目建设中间的每一个环节,这种客观真实的记录对单位的建设与发展,安全与生产科研,对总结建设项目工作经验、分析失误和提高项目管理水平,都有十分重要的意义和作用.因此确保项目档案与项目施工和实施过程相符,保证建设项目档案的齐全、完整、系统,是科学管理建设项目档案的基础.

1、充分认识建设项目档案的重要性

根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目,不得进行或通过整个建设项目的竣工验收.由此可见,项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权,充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性.此外,项目档案对项目建成后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用,项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大效益.项目管理团队要高度重视项目档案工作.工程建设是百年大计,工程建设项目档案同样是百年大计,因此从项目立项开始,就要指定专人负责文件、图纸、计算数据、声像记录等资料的收集、管理工作.

2.制定符合实际情况的档案管理规章制度

首先要加强对建设项目档案工作的组织领导.根据建设项目的规模、特点和需要,合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设,建立健全项目档案工作各项规章制度,建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序.制定明确的岗位责任,进行考核并与奖惩挂钩.俗话说“没有规矩,难成方圆”,建设项目由于规模大、工期长、形成资料多,特别是由于其所涉及的单位和环节众多,所以要想在建设项目档案管理中做到规范化、标准化,仅靠建设项目档案管理部门少数几个人的力量是根本办不到的.因此,依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的档案管理组织架构和管理程序,就成为做好建设项目档案管理工作的根本保障.第三要坚持做到“四同步”,即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步,检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步,验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步,项目总结与项目文件材料完全归档同步.以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作.

3.对项目管理人员进行档案知识业务培训

一个单位建设项目档案管理的好坏,不仅与本单位的档案管理规章制度健全与否,主管档案领导的思想观念,档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系.项目档案未形成时,档案资料都散落在各经办人手中.项目建设单位应根据实际情况,定期对各有关人员进行档案知识的业务培训,让项目管理团队从思想上重视档案管理,掌握项目档案的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等,不要等到工程项目需要进行档案验收时,才知道项目档案还有整理的标准和安全保管要求,这时往往积累了很多工作需要处理,搞得很被动.因此,建设单位应及时跟踪项目建设进度,及早介入项目档案工作,进行业务指导,保证档案在形成过程中的完整性,为最终建设项目的验收打下基础.

4.掌握建设项目档案收集的方法

建设项目档案收集是否完整齐全,整理是否科学规范直接反映工程建设的质量和水平.档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则.特别是投资大、周期长的项目,往往参建单位众多,形成的文件材料门类繁多,如果都由建设单位来整理是不现实的.因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时,要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等,或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求,把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款.项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作,符合存档要求才可办理移交手续.据以往经验,一些重要的声像材料,如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视,实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来,有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存,这里要强调的是,施工图可以作为竣工图保存,但必须要加盖并完备签署竣工图章,否则施工图就不能作为竣工图来保存.建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节,注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始.

5.定期开展资料整理检查与监督

由于资料琐碎,不直接产生经济效益,建设项目施工现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付.如不认真进行督导检查,到最后很可能一塌糊涂,甚至有大量资料流失.所以要定期召开建设项目档案工作会议,对建设项目中的各种资料应定期或不定期进行检查评比,引起各方面重视.项目建设单位应对建设项目档案工作实行统一管理,对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导,确保项目档案工作与项目建设同步进行.定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议,汇报项目档案工作进度,安排部署下步工作.

6.严格把握竣工验收的质量

根据《重大建设项目档案验收办法》,建设项目档案的验收内容包括三个方面：一是项目档案的基础管理工作；二是项目档案的完整、准确、系统情况；三是项目档案的安全状况.建设单位要按照这三个方面在项目竣工验收前组织项目管理团队进行自查,审阅工程档案是检查的法定内容,工作的重点为项目前期管理性文件、竣工文件、隐蔽工程文件、质检文件、重要合同、协议等.在档案初验阶段,各项归档材料要切实做到“图实相符”、签字手续完备.对初验中发现的问题,要求相关部门及时解决.在掌握验收标准上,要坚持高标准、严要求、不马虎迁就,以确保项目档案的质量.

三、对做好项目档案管理的思考

一个项目的建设过程,凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血,从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程,期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目档案.在现实中存在的一些问题,一直困扰着项目档案管理工作者,例如部分领导或项目执行者不重视建设项目档案管理,有可能因为平时忙于其他事务而放松了对建设项目资料的收集与整理.因此档案管理者一定要强化基础管理,注重过程控制,要主动参与项目建设的全过程,健全建设项目档案工作细则,使各方人员确实履行职责,认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作.

加强建设项目档案管理工作,是一项长期和艰巨的任务.首先我们要从宣传建设项目档案的重要性入手,加强各级人员的重视程度,并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用.在领导支持的同时,取得各方人员的理解和帮助,确保建设档案的完整、准确.其次在档案管理过程中档案管理者不但要积极探索,及时总结,不断创新,更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验,少走弯路,在工作中不断发现新问题,找出新方法,适应发展与各种变化,才能更加科学地管理好建设项目档案,提高专业工作水平,为单位的科研、生产、管理服务.