如何提高Word的效果

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摘 要WORD是实践操作性很强的文字处理软件,本文主要探讨如何灵活使用文本框、邮件合并、分节符、多级符号等来解决问题,以及页眉页脚的设置和WORD表格与EXCEL中数据的互用等问题,从而提高word的使用效果.

关 键 词WORD；文本框；邮件合并；页眉和页脚；分节符

中图分类号TP39文献标识码A文章编号1674-6708（2013）94-0217-02

WORD是一个功能强大的文字处理软件,实践操作性强,本人紧扣工作生活实际,注重知识的实际延伸运用,以点带面,板块整合,在教学中引导学生作了一些有效的探索和实践.

1排版实践,文本框解决word图文混排问题

完成word的初级教学之后,通过上机练习让学生把握简单的文字排版版面设计,联系实际操作,使学生综合应用知识.教师可以安排学生进行相对复杂的综合练习,如设计一些图文并茂的电子报刊、电子广告宣传单.

教学过程中,先展示一些优秀的作品,提出问题,让学生用刚刚掌握的word的普通排版功能进行操作.让学生知道普通排版功能的局限性.这时提出“运用文本框解决word图文混排问题”这个知识点.

文本框就象一个容器,里面可以放置图片、文字、图形、表格、图表等内容,可以放置于文档的任意位置,大小可以随意调整,边框和底纹可以根据自己的喜好来设置.所以用它来进行图文混排就能得到很好的效果.学生可以根据自己的个性,设计各种版式的电子报刊、广告宣传单等,在实际练习操作中看到了word的实用价值,获得了综合运用word知识解决较复杂问题的成功感,自然提高了学习的兴趣,教学效果也就大大提高.

2文件处理,邮件合并解决繁琐的工作

在日常工作生活中,我们经常会遇到很多重复的批量工作,如打印证书、请柬、个人工资条、各种通知、邮件信封、标签等,如果单纯靠机械地复制粘贴或重新输入数据,是非常不科学的,也体现不了word域功能自动省时的优势.如灵活使用Word中邮件合并功能,就很轻松的解决了这些问题.

在开始本节知识学习前,笔者设计一个学习任务：完成“x月证书.doc”的邮件合并.下面是引导学生运用WORD2003进行邮件合并的具体步骤：

第一步：建立数据库.新建一个Excel电子表格,将每个人的证书结构输入表格（注意不要省略表格中的标题行,以免邮件合并时找不到合并域名）,保存名为“x月证书.xls”后即可关闭以备用.如果原来已经有相应的电子表格文件（一般这些电子表格文件原来就已经建好）,那就不用再建立数据库,直接使用该文件就可以了.

第二步：建立主文档.新建一个Word文档,输入每个证书中相同的内容并按照证书的格式排好,并保存为“x月证书.doc”.做好了这些准备工作就可以使用邮件合并功能了.

第三步：邮件合并.1、在刚建立的“x月证书.doc”文档中,单击菜单栏的“工具/信函与邮件/邮件合并”,则出现任务窗格“邮件合并”.在“选择文档类型”选项区中选定“信函”,单击“下一步：正在启动文档”；2、在“选择开始文档”选项区,选定“使用当前文档”,单击“下一步：选择收件人”,选定“使用现有列表”,单击“浏览”,在“选取数据源”对话框中找到“x月证书.xls”打开,单击“邮件合并收件人”对话框上的“确定”,单击“下一步：撰写信函”；3、将光标移至需要插入处,单击“撰写信函”选项区中的“其他项目”.在“插入合并域”框上,选定需要插入的域名后,单击“插入”.提示：每次只能插入一个域.插入完后,单击“下一步：预览信函”；4、检查没有问题后,单击“下一步：完成合并”,选择“编辑个人信函”,在“合并到新文档”框上,选定合并的范围,如“全部”后,单击“确定”.

至此,所需的这批证书就全部制作完成.保存下来可以立刻打印出来或以后再打印.下次要制作下一批证书只需要打开保存的“x月证书.doc”主文档,再用邮件合并就可以了.

3编辑长文档,页眉、页脚的不同设置和多级符号处理

3.1灵活解决页眉和页脚的多种不同设置

在编辑长文档的时候,经常需要设置页眉和页脚,对于每页设置相同的页眉和页脚,这点学生容易掌握.如果要求页眉页脚不同的设置,那该如何延伸拓展?笔者引导学生从不同的角度进行不同的尝试操作：

1）第一页的页眉和页脚不同：单击“文件/页面设置”,再单击“版式”,选中“首页不同”项,然后再单击“视图/页眉和页脚”,即可设置出第一页的页眉和页脚与其它页不同的效果；

2）奇偶页的页眉和页脚不同：单击“文件/页面设置”,再单击“版式”,选中“奇偶页不同”项,然后再单击“视图/页眉和页脚”,即可设置出奇数页的页眉和页脚与偶数页的不同的效果；

3）从某一页开始页眉和页脚不同：例如从第五页开始页眉和页脚与前面的不同,将光标移至第五页开始处,单击“插入/分隔符”选“连续”,单击“确定”,则在每四页最后插入了一个分节符,再单击“视图/页眉和页脚”,在“页眉和页脚”工具栏上单击“链接到前一个”按钮,再输入页眉和页脚就可以与前面的不同.用该方法还可以解决页码从任意页开始编号.

3.2快速解决长文档中的多级符号.

编辑长文档的操作中,经常会出现多级符号,如果我们按常规的操作,通过键盘一个个输入这些多级符号,在编辑修改阶段,如果要对里面的某些编号进行增删,可能所有的编号都要重新修改,费时费力,而使用多级符号功能来设置编号就方便以后修改.

在“项目符号和编号”对话框中单击“多级符号”项,选择一个自己需要的格式,单击“自定义等”按钮；在弹出的“自定义多级符号列表”中,先在“级别”中选择“1”；再在“编号样式”中选择需要的样式,在“编号格式”中设置相应的格式,在“编号位置”、“对齐位置”、“制表位位置”、“缩进位置”中分别设置好位置,第1级的符号就设置好了；然后再在“级别”中选择“2”,再分别在对应项做好设置；再用同样的方法设置好级别3、4等级别,就可以应用到文档中了.各级别间的调整可以用增加缩进量或减少缩进量来调整,以后增删编号其他的编号就会自动调整了.4融会贯通,巧用分节符解决多种问题

以点带面,启发学生多向思考,这有利于学生对知识的融会贯通,提高学生对word的实际操作能力.在教学实践中,学生掌握了“用分节符解决页眉和页脚的问题”,笔者继续引导学生,探索解决更多的实际的问题.

1）保护文档的部分内容：有时候需要保护文档的部分内容不被选中、复制、修改等操作,那就需要在被保护内容的前后分别插入连续的分节符,再单击“工具/保护文档”,选中“仅允许在文档中进行此类编辑”,再在下拉框中选择“填写窗体”,单击“选择节等”,选中要保护的节,单击“是,启动强制保护”,输入保护两次就可以了；

2）删除文档中某一页后的水印：在文档中设置水印效果的时候,一般情况文档的每一页都会出现相同的水印,如果想从某一页开始不再出现水印,那应该怎么解决呢?单击某一页开始处,单击“插入/分隔符”选“连续”,单击“确定”,则在该页上一页最后插入了一个分节符,再单击“视图/页眉和页脚”,在“页眉和页脚”工具栏上单击“链接到前一个”按钮,再选中该页中的水印文字或图片,按删除键即可；

3）另外,在文档的适当位置插入分节符,还可以解决分栏与图文混排等问题,在此就不再细说了.

5整合知识,借用EXCEL解决WORD表格中的数据问题

在学生能够较为熟练地运用word软件的时候,对于不同的office软件知识板块的整合运用,可提高学生处理文件的实际操作能力.虽然word也具有强大的制表运算功能,但借用excel的优势,对word表格数据的处理,会起到事半功倍的效果.

1）有时Word表格中需要输入较多的连续序号或编号,但WORD表格没有填充序列的功能,如果一个个去输入这些序号或编号的话很浪费时间,这时我们可以借用EXCEL强大的填充序列能力,在Excel里把序号或编号轻松搞好,再复制粘贴到Word表格就行了；

2）如果在Word表格里有较多涉及到公式计算的内容,也可在Excel先输入进去,利用Excel相册；的强大公式计算能力做好,再复制过来就行了；

3）如果要把Word表格的行列内容对调,可以把Word表格中的这些内容复制下来,粘贴到Excel中,然后选中,按右键选“选择性粘贴等”,再选中“转置”,单击“确定”,再把这些内容复制到Word中,即可轻松解决表格中行列内容对调.

由此可见,懂得灵活应变的方法,善于总结,平时多积累经验多思考多归纳,就能提高工作效率.联系实际,能为学生提供更深、更广的教学内容,发挥word软件的操作性,为学生积极参与创造条件,引导学生去思考、探索、发现.学生通过探索操作,体会到word在工作和学习上带来的便捷,既提高了WORD教学效果,又使学生由接受者的角色转变为主动参与者和积极探索者,在充分发挥老师主导作用的同时,充分发挥学生的主体作用,使课堂的效率得到极大的提高.