中专学校档案管理中的问题与

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【摘 要 】当前许多中专学校的档案管理存在制度缺乏,管理队伍不稳定,基础设施落后,以及信息化程度低等问题.针对这些问题,要采取针对性的措施,从制度建设入手,改变档案管理队伍的现状,从而使档案管理工作真正做到为教学、科研服务,为学校的科学发展服务.

【关 键 词 】档案管理；问题；对策

学校档案作为学校各项工作的真实历史记录,记载了学校教育教学的主要活动,是学校发展过程的真实记录,体现了学校管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色等内容.通过对中专学校档案的分析,对于总结学校发展的成败、得失,为以后学校的发展规划提供科学的依据.因此,加强学校档案管理水平对于加强学校建设、进一步推进教学改革、不断提高教育质量等,均具有十分重要的意义.但是,受自身条件的限制,许多学校,尤其是中专学校档案管理水平比较落后,档案收集偏重于文书档案,门类单一,无法适应学校各项事业科学发展的要求.

一、中专学校档案管理中存在的主要问题

1.管理制度没有得到贯彻落实

从表面看,大多数中专学校制订了一些档案管理工作规范（如档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等）、档案工作人员岗位职责等规章制度,每年也撰写工作计划和工作总结.但是,这些规章制度往往是写在纸上、挂在墙上,没有真正得到贯彻落实.工作计划和工作总结也往往是为应付上级的检查而写,说的多,做的少.

2.缺乏稳定的档案人员队伍

档案工作本身枯燥、乏味,不易出成绩,需要有较强的工作耐心.因此,这一岗位对年轻缺乏吸引力.在中专学校,档案部门属于教学辅助部门,档案管理人员属于教学辅助人员,这一机构往往不受重视,所以,档案管理人员大多由其他部门人员,缺乏专业背景.而且许多人年龄偏大,学历低,知识比较单一.再加上日常工作的忙碌,造成他们没有更多的时间和精力钻研业务,缺乏必备的专业技能.这种状况直接导致了档案管理人员结构老化,甚至档案队伍不稳定的局面.

3.档案基础建设比较落后

不少中专学校档案室的建设投入严重不足,个别学校甚至没有设立专门的档案室,电子档案分别保存在不同的职能部门中,“硬件”投入远远不够,设备陈旧老化,办公条件比较差,导致档案丢失现象严重,无法给教学、科研提供更多的支持.

4.现代信息技术没有得到充分利用

不少中专学校的档案管理仍以手工为主,没有实现档案资料的信息化处理.主要表现为：收集的档案材料仍以纸质为主,电子文件的收集整理步伐缓慢,导致档案的查询非常不便；档案管理人员对信息技术的应用不够主动,对计算机网络技术、信息化管理的方法掌握程度较低,有的甚至不想了解,更不想接触,要想掌握更是无从谈起,这种得过且过,不求进取的想法对提高档案管理水平是非常不利的.

二、提高中专学校档案管理水平的措施

针对中专学校档案管理中存在的上述主要问题,应主要采取以下措施：

1.进一步完善并落实档案管理制度

进一步完善进一步完善档案管理制度,是实现档案工作规范有序的基本保证.为此,要在《中华人民共和国档案法实施办法》的指导下,制定并完善本单位的《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度规章,做到归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标.从而使中专学校档案工作走上科学化、制度化发展轨道.

2.建立一支稳定的档案管理人员队伍

中专学校要重视档案工作的重要性,要把档案管理人员与教学、科研、图书管理人员同等对待.要注重对档案管理人员的培训,要依照学以致用的原则,尤其是要结合他们的年龄、文化程度、业务熟悉程度来进行培训,使他们掌握有关档案的新知识、新技术、新技能,了解档案界的研究动态、档案工作发展趋势及现代科学技术在档案工作中的运用等内容.鉴于许多中专学校经费不足的现状,要充分利用计算机网络技术和多媒体技术等现代化教育手段,使他们获得多样化的信息来源.这样,既可以不断提高档案管理人员的业务素质,又可以节约经费,同时又解决了工学矛盾.

3.加强对档案基础设施的投入

中专学校要加大对档案基础设施的投入,建立起专门的档案室,定期更新、添置必要的档案设备,尤其是要不断更新管理软件,以便于开展工作.这一工作如果能得到长期坚持的话,每年的投入并不算大.所以,学校要每年拿出一定数量的经费,投入到“硬件”建设中去,维护档案的完整与安全.从而使档案工作能真正为学校的教学、科研等工作服务.

4.加强现代信息技术在档案管理中的运用

随着计算机在档案管理中的应用程度的不断提高,档案管理的效率也大大提高,传统的手工操作的档案管理方式也显得越来越跟不上时代的要求.因此,中专学校要不断提高档案管理的信息化程度,不断发挥计算机在档案管理工作中的重要作用,应用计算机技术管理档案,建立起现代模式的档案数据库.当然,提高档案管理的信息化程度并不是要完全排斥纸质档案,许多档案原件的保留仍要以坚持纸质和电子档案同时保留的方式,以确保其准确性.

总之,要不断提高中专学校的档案管理水平,除了上述努力之外,提高档案管理人员的责任意识也是必不可少的.责任心的强弱往往体现在对工作的态度上,反映在工作成效的好坏上,不求进取、混日子的思想对做好档案管理工作是非常有害的.所以,在注重提高相关人员业务素质的同时,还应加强职业道德教育,建立一支政治立场坚定,业务素质精良的专职档案管理人员队伍,从而使档案管理工作真正能为教学、科研服务,为学校的科学发展服务.