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【摘 要】在学校人才培养过程中,档案工作显示出其举足轻重的作用,它是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料和学校管理工作不可缺少的重要环节.文章从档案管理的组织保障和制度建设、档案资料的规范保存、档案工作者知识能力的培养等方面进行了探讨,对进一步加强档案工作提出了几点建议.
【关 键 词】学校；档案工作；知识管理
学校档案是学校直接记录和反映学校活动、保存备查各种学校文件材料的总称.它是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料和学校管理工作不可缺少的重要环节,也是衡量一所学校管理和教育教学工作水平的标尺之一.只有建立健全高效、快捷的学校档案管理体系,才能更好地为教育科研和学校各项工作提供优质服务.下面就如何加强学校档案管理工作,谈谈个人的认识.
一、档案管理的组织保障和制度建设
档案管理工作是提高学校工作效率和进行教育教学工作的重要基础和必要条件,抓好学校档案工作,首先要提升档案管理水平.
1.档案管理的组织保障
建立健全管理机构,加强对档案工作的领导.学校要成立以校领导为组长、各处室负责人参与的档案工作领导小组,健全档案机构管理网络,建立综合档案室,配备专职档案员.学校党委、校长办公室、教务处、学生处、招生就业处、培训处、后勤处、工会、团委以及各系等都要设有档案员,从组织上、人员配备上保证档案工作的顺利开展.档案工作领导小组要认真研究解决档案管理工作中所涉及的经费、设备、档案用房等硬件问题,改善档案管理条件和工作环境,建立指挥灵活的档案管理信息网络,使档案工作与学校其他各项管理工作同步发展.学校要组织好《档案法》的学习与宣传活动.校领导要结合本校实际,做贯彻落实《档案法》的带头人,通过学习与广泛宣传,使教职工增强档案意识,形成人人重视档案、支持档案并自觉维护学校档案工作的氛围.
2.档案工作的规范化管理
学校要建立完善的档案管理工作制度,使档案工作逐步实现规范化管理.学校还应把档案工作纳入处室和各系工作目标管理责任制的检查考核中,各部门按工作目标责任制和学校制定的档案、台帐资料考评表的要求,认真研究落实本部门的档案工作任务,做到各部门、各科室,职责明确,建立规范化的制度,基本做到归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标.同时结合年终考核与个人奖励挂钩作为年终评优选的依据,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展.
二、档案资料的收集整理和规范保存
档案资料是学校正确决策、研究工作、处理重大问题的依据,搞好各类文件材料的收集整理是确保档案材料齐全完整的前提和基础.而档案资料的规范保存也直接反映了本单位的工作实绩.
1.档案资料的收集和整理工作
学校档案形成不同于一般的文书档案,它形成的时间具有特殊性,如学生的学籍表(卡)、学生登记表、各科成绩表等,是按学制年度形成的,在最后一个学年内才立卷归档；学校档案还具有很强的周期性,即每一届学生从入学到毕业为一个教‘学周期,档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续的产生.这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷,把好收集整理关.档案的收集要不分巨细,悉数保存,原始的东西往往是最宝贵的东西,在大量的收集留存的基础上“去粗取精”.对于教师资料,学校要抽出专人搞好收集整理,帮助教师建立个人档案,并帮助他们整理保存,教职工个人资料每年要由教职工本人填写一份,这样将对教师产生凝聚和促进作用；图片资料,学校举行的各类活动,比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等,这些都要按年度登记保存；学术资料,也应整理好编印成册,全部归档保存；新闻资料,国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料,平时要注意收集；荣誉档案,即获奖的资料,除登记外,还要将奖品的照片、证书原件（复印件）作为资料存档.
2.规范档案簿、册管理,健全登记检索系统
档案资料收集整理齐全后,接下来的重要工作就是把好质量关和利用关.要特别抓好《教职工登记簿》、《学生学籍表》、《学生成绩登记表》、《毕业生登记表》、《校产校具登记薄》等重要帐簿的管理.《教师登记簿》是很重要的登记簿,它是教师情况总的登记簿,它的检索要素为总顺序号.要按照时间顺序进行流水登记,并进行逐个编号.编号可由三个成份组成,即教师的编号、登记簿的顺序号和资料室总顺序号；《学生学籍表》、《毕业生登记表》是以班级为单位建立户头的登记簿,要按系别、班级逐个登记,这样,利用者可以很方便地找出其中的相关资料.
3.改善档案的保存条件
学校档案大多是纸质资料,保存档案是至关重要的工作,要注意调节档案室温度湿度,保持通风良好,并要做好药物防蠹等工作.除了改善保存条件之外,解决这个难题的途径要在材料和制作技术上进行改善.在高科技飞速发展的现代,媒介手段日趋电子化、信息化,档案资料不能只满足于有几本登记簿和图册,而应注意于将这些资料融汇到信息媒介的汪洋大海中去,打破时空界限,通过电脑上网流通.
三、档案工作者知识和能力的培养
面对不断发展的档案工作的需要,要不断加强档案人员的业务能力培养,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键.在加强档案管理员政治思想教育和职业道德教育的同时,还必须要求档案员真正做到“业务精通,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”理念；要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资,定期开展培训,加强档案人员自身业务建设.一方面要学习档案专业知识,另一方面要学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能,更新知识,提高管理水平,使学校的档案工作跟上办公自动化步伐.使他们能一心扑在档案工作岗位上,扎扎实实地做好档案工作,为学校教学、科研和其他工作服务.
四、进一步加强档案工作的建议
1.加强档案馆建设,提高学校档案服务功能.进一步加强档案基础建设,扩大馆藏能力,切实改善档案保管条件.要把档案资源建设作为重点任务,进一步丰富和优化馆藏,加强基础业务建设,特别是要做好重点教学档案工作,为档案馆充分发挥服务功能、更好地为满足学校各方面需求提供基础性保障.
2.加强档案利用工作,拓展学校档案公共服务功能.档案工作在为领导决策、工作查考做好服务的同时,要主动、自觉地做好相关服务工作.要创新学校档案服务工作思路,丰富服务手段,改善服务条件,提高服务水平.要积极主动地深入探索档案信息资源的深度开发,大力拓展档案馆的公共服务功能,不断提升档案部门的服务能力.
3.加强科技带动作用,依靠科技加强档案工作.要集中优势力量和资金,对学校档案工作中亟待解决的瓶颈问题进行重点研究,充分利用国内外先进的科研成果,进一步提高档案工作的科技含量.要充分认识人才队伍建设在档案工作中的关键性作用,为档案人才的成长进步和施展才能创造有利条件.