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随着我国社会的转型,城市管理水平的提高,城市的社会结构、功能和管理体制都在发生深刻变化,与市场经济相适应的城市社区管理模式也在发生改变,物业管理作为朝阳产业已渗透到城市管理和人民生活的各个领域,成为老百姓社会经济生活的重要组成部分,甚至在某种意义上已经超越了一般服务型企业的经济、社会功能,成为城市基层管理的一个重要延伸.构建和谐社会是一项系统工程,社区是整个社会的细胞,社区和谐是社会和谐的基础.物业管理企业作为推动社区建设的一支重要力量,一方面作为推进城市文明健康发展的纽带,与人们的生活和工作质量息息相关,其好坏直接影响着人们的生活和工作质量,社区建设中的许多内容都需依托物业管理服务来进行；另一方面,各物业管理单位又是以企业经营和服务的形式参与社区建设,并对各政府部门相关工作给予大力配合与支持.
一、加强物业管理小区档案工作是建设和谐社会的需要
物业管理档案是物业管理企业在对住宅区、工业区、商住楼、写字楼等小区进行管理过程中形成的各种不同形式的历史记录,包括在日常管理和服务过程中形成的各种载体形式的档案.加强物业管理小区档案工作是建设和谐社会的需要,因为,社区建设需要对社区资源和社区力量进行整合,物业管理是社区管理的一部分,是社会建设的重要内容,档案是物业管理企业进行小区管理的基础,规范并加强物业管理小区档案工作是强化社区管理的一项基础工作,特别是现在随着物业管理小区综合治安、助残扶困、环境保护、群众性文化活动的组织和开展等都成为物业管理工作的重要内容,与此相应,其过程中形成的档案内容也丰富多彩,涉及社会生活的方方面面,与老百姓生活密切相关.
二、物业管理小区档案的具体内容
1.企业日常运行形成的管理档案.如行政管理、人事管理、财务管理等档案.包括物业管理企业自身形成的党群工作、行政管理、业务管理档案及人事和会计档案.
2.企业接收的档案资料.对物业管理公司来说,主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料,如：设备档案、基建档案、业主资料.具体包括项目前期准备资料、验收材料、交接材料：如建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、项目立项批复、施工许可证、建设项目命名、更名审批资料；物业移交会议纪要或移交证明；验收证明资料,供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等共用设施设备清单准许使用文件,设施设备明细表、合格证、使用说明书、保修协议；图纸；水、电、气、消防等单项竣工验收报告；物业质量保修文件和物业使用说明文件；承接查验所必需的其他资料.业主资料主要是物业业主和住用人的档案,包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络或地址、租金、管理费缴交情况等业主基础信息登记表、业主购房资料.
3.物业管理活动中形成的业务档案.如：业主报修登记簿、维修单、回访记录；门岗、巡逻、监控室交接登记簿,值班记录表,报警记录登记表,大宗货物出门记录；园林绿化、物业租赁、车位使用、社区文化建设及在对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的档案材料.这部分档案最大特点就是动态性较强,都属于管理过程中形成的资料,因为物业档案管理工作是一项动态性较强的工作,当物业的产权发生变动或房屋因大修、改建等原因发生变化时,其物业档案资料也应及时变更,才能确保物业资料的完整、真实并准确反映物业的状况；另外,当物业管理企业在对物业管理小区进行管理时,也会不断形成新的资料.所有这些,都就要求物业档案及时补充、更新,并做到管理规范化、科学化、动态化、系统化.
三、物业管理小区档案的作用
1.有利于和谐社区的创建.目前,随着小区物业管理水平的不断提高,社区保障体系和社会化服务网络的完善,很多物业管理企业积极参与社区精神文明建设和安全文明小区的创建活动,配合相关部门开展丰富多彩的社区文化活动,关心和扶助老年人、残疾人等弱势群体的生活,这些活动都得以物业管理档案为依托,可以说,几乎物业管理的每一个环节都离不开档案,无论是维修、养护物业设施还是了解业主及物业使用人情况,或是收取管理费用、开发经营活动等,都要用到物业档案.比如,对小区物业、小区道路的维护、维修就必须参考小区规划、设计和小区建筑物的竣工图及地下管线等方面的资料,物业管理公司只有通过图纸才能了解物业的分布,占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积,了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况,从而为正确使用和维护物业提供了重要依据.因此,做好物业管理小区档案工作,对促进社区发展,提高人们居住质量、生活质量和城市管理水平,全面建设和谐社会有着十分重要的意义.
2.有利于服务质量的提升.加强并做好物业管理小区档案工作也是规范物业管理服务行为,提升服务质量的重要举措.物业管理档案资料是物业企业开展物业服务工作的重要依据,是反映物业服务活动的重要载体,也是小区物业管理企业发生变动时重要的交接内容.随着小区物业管理日趋成熟,其覆盖面越来越宽,市场化程度越来越高,竞争也越来越激烈,物业管理企业要立于不败之地,保持可持续发展,就要苦练内功,提高管理水平,作为重要基础管理工作的档案管理就必须同步发展,如参与市场竞争、维持小区正常运作,开展各种社区活动,参与考评创优,都必须及时了解业主、用户的需求,详细占有和利用业主资料及小区日常运行、创优、社区文化及基建、设备等方面的档案资料.因此,加强物业管理小区各方面档案的收集和管理,可以为提高服务水平提供强有力的支撑,有利于提高物业管理企业管理水平,提高办事效率,更好地服务业主,服务住户,服务社会.
（作者单位：北京大学深圳医院）