油田的档案管理

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【摘 要 】档案管理是保证档案信息能够得到有效利用的重要手段,因此要注意根据油田实际开发或生产经营状况对油田的档案管理模式进行优化,从而为油田企业经济效益及油田开采率、利用率的提高奠定基础.本文分析了油田档案管理工作的主要特征,并在此基础上探讨了油田的档案管理创新策略,包括依据油田开发特点,将收集档案的渠道拓宽；建立统一的档案管理层次,注重提高油田档案管理的规范化水平；加快档案管理的信息化建设进程,提高油田档案的利用率,以便为档案管理现状的改善提供参考.

【关 键 词 】档案管理；油田；创新

档案管理具有科学性及艺术性的特征,只有做好档案管理工作,才能为其他管理工作的顺利开展提供必要的依据.目前我国对石油能源的需求正在日益增加,油田管理工作也受到了越来越多的关注,因此在实际工作中要重视分析当前的油田档案管理现状,并针对油田档案特征,对档案管理模式进行创新[1].本文结合笔者的实践经验对油田的档案管理特征及创新管理的途径进行了分析,旨在提高油田档案管理水平.

1.油田的档案管理特征分析

油田档案主要包括在油田生产经营或开发中形成的重要凭证、原始记录、人事档案及行政文书等.油田档案不但记录了生产开发的整个过程,同时还可以纵连油田在各个历史阶段的发展状况,因此可以作为促进油田发展的一种无形资产,只有对油田档案进行有效管理,才能够为油田勘探及开发等一系列经济活动的开展提供参考[2].油田的档案管理工作由收集整理档案、保管档案、鉴定档案价值、档案编目、档案统计、档案检索及档案开发利用等组成.对油田档案进行开发时,需要完成信息加工与信息输出两项基本工作；信息加工主要指编制油田档案目录及汇编文献等,信息输出则包括油田档案阅览、外借、展览及出版等.为了能够提高油田档案管理效率,则应遵循以下管理原则：（1）应根据市场环境变化调整管理模式,以便使档案管理工作能够为油田企业的发展提供更好的服务.（2）集中管理模式应与分布管理模式并存,并注意进行精细化管理,以保证档案管理工作的高效性及规范性.（3）采用现代信息技术手段对油田档案进行一体化管理,以提高档案利用率.

2.油田的档案管理创新分析

2.1依据油田开发特征,将收集档案的渠道拓宽

油田当中建设的石油勘探开发设施、运输管道、炼化设施及相配套的民用建筑、工业建筑等,是保证油田能够实现正常开发、生产及经营的基础.其中建设炼化设施及石油管道的周期较长,因此会形成大量涉及面广的文件材料,且此类文件材料需要周转的时间较长及具有繁杂的内容,在收集材料的过程中如稍有疏忽则可能会导致重要文件被遗漏.另外,油田中的民用住宅一般为临时性建筑,建设所需的周期相对较短,因此相应的文件资料也相对较少；如没有及时整理资料,则可能在临时机构解散的情况下导致档案资料也随之消失[3].为了能够收集全面的油田档案资料,则应在了解油田开发特点的基础上,合理安排档案收集工作,并同时采用以下方法将收集档案的渠道拓宽：（1）分阶段对档案资料进行收集,在对炼化工程及管道工程的资料进行收集时应优先考虑使用此类方法.为了有效收集资料,则管理人员应注意与建设部门、监理部门及施工部门进行有效沟通,以便及时收集资料；同时还应催促相关部门及时上交原始材料,以避免材料散失.（2）追踪收集档案资料.如资料形成的时间较短,则档案管理人员应积极深入现场了解及掌握工程建设情况,及时督促或指导技术部门将档案资料收集好,采用追踪收集法能够在短时间内获得较为齐全且质量较高的档案资料.（3）采用强制法收集材料.如部分监理或施工单位的临时机构众多,则应注意提前将资料押金收集好,当分项工程完成且确保上交档案资料后,才将押金退还,以便可以有效避免因人为原因而导致档案流失.

2.2建立统一管理层次,提高油田档案管理的规范化水平

根据油田发展的实际情况建立起统一的管理层次,能够保证油田档案得到规范化的管理.在管理档案时应对相应的制度及领导机构进行统一,并坚持分级管理.首先应根据单位人事状况成立专门负责档案管理的领导小组,以便对管理工作进行统一协调；其次,可将档案室作为领导小组的下设部门,并安排专业管理人员负责档案室的日常工作,以便组成层次分明的管理网络,从而避免档案资料出现散失或疏漏问题,为档案管理标准化、规范化及系统化的实现提供有效保证.在完善管理层次的同时应注意制定相应的管理制度,保证及时立卷,以便为油田档案管理规范化水平的提高提供有效保障.要将油田实际经营或开发情况作为依据,制定档号分类法、规定保管期限及归档范围等,并采用规范作业的方式整理文件资料,及时对整理好的资料进行装订,使之成为正规卷,以方便于全面管理各类油田档案.此外,要完善档案公文资料制作步骤.首先应确保采用尺寸规格统一的公文用纸制作资料,其次应保证档案资料具有统一的排版形式,且用字规范、文字引用合理及字迹清晰等.

2.3加快档案管理的信息化建设,提高油田档案的利用率

利用现代化信息技术对油田档案进行管理,不但能够提高档案管理效率,同时还可以为档案的有效使用提供较为方便的途径.油田档案管理人员可将《地质资料档案著录细则》作为依据,并结合油田文件资料具体特征及组成结构等著录档案,同时根据著录开发对应的计算机检索系统.建立好计算机信息系统后可采用文字录入、电子扫描及数字处理等方式将纸质资料转化为电子档案,以便利用计算机对档案进行统一管理.此外,应保证检索系统可以实现信息资源共享,以便及时传递档案.例如,可对油田开发中形成的地质资料、勘探数据、地震报告、钻进设计方案及测井图等进行数字化处理,并上传到检索系统当中,以便于用户能够及时获取档案信息[4].实践证明,加快档案管理的信息化建设,并保证档案利用朝网络化及电子化的方向发展,有利于改善档案利用者被动咨询的状况,且可以保证档案形式及利用途径的多样化.因此,为了能够使档案服务水平得到有效提高,则应注意建设信息化档案管理机制.

3.结束语

综上所述,管理好油田档案可以为各项生产经营、日常管理活动的有效开展提供决策依据.因此,在实践工作中应注意找出档案管理工作中存在的不足之处,并采取对应的措施进行完善.此外,还应综合采用多种方法对油田档案进行管理,不断总结档案管理经验及对当前的管理方法进行有效创新,从而确保油田档案信息可以发挥出应有的作用.