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档案行政诉讼,是指行政管理相对人不服档案行政管理部门作出的涉档具体行政行为,以该档案行政管理部门为被告提起的诉讼.
档案行政管理部门在履行行政管理职能的过程中与行政管理相对人对某些法律问题理解不一、产生分歧或矛盾都是很正常的,行政管理相对人就此提起诉讼,虽然主观上往往是为了维护、争取自身利益,但客观上却可以帮助档案行政管理部门正确地实施法律,所以一旦有行政诉讼,档案行政管理部门应有正确的心态,首先反躬自省,审查自身的行政行为是否合法(从程序和内容两个方面)和合理,如确有不合法和不合理之处,应迅速纠正,以达到息诉止纷的目的；如认为自身作为无不合法和不合理之处,应向对方做好解释工作,防止因误解无谓地进行诉讼,在解释无效的情况下,则应着手应诉工作.概括起来,应诉工作应注意以下八个方面：
一、指定专人负责应诉工作
诉讼是一项专业性很强的工作,首先应当指定由熟悉法律知识、熟悉相关情况的人员具体负责,并办好委托授权手续,各部门做好配合.如果案情复杂,感觉对某些法律问题把握不准,可以考虑聘请专业人士.
二、熟悉案情脉络
一般,在诉讼开始前,原被双方即进行了大量的接触,交涉,诉讼承力、人员应积极向有关人员了解隋况,弄清楚原告起诉的背景和动机,认真查阅原告方起诉书及证据材料,调查己方在作出争讼具体行政行为前后与原告接触隋况,根据不同的情况,制定不同的、有针对陛的对策.
三、查阅法律依据
在掌握了基本事实情况的基础上,需要仔细查阅所有相关的法律、法规、规章和司法解释,其中程序问题重点查阅行政诉讼法及其司法解释,实体问题重点查阅档案法律、法规和规章,分析涉及的法律关系,弄明白为反驳对方、证明己方主张所需要的证据材料.
四、收集并提交证据
作为行政诉讼的被告,档案行政管理部门负有很重的举证责任,有义务提交当初作出具体行政行为的证据和依据材料(这些证据和依据材料应该在作出具体行政行为前即已收集齐备,一旦进入诉讼,档案行政管理部门即不得自行向原告和证人收集了).如果是在被起诉不作为的案件中,应收集能证明已经作出适当作为的证据材料(如果有的话).另外,所有能收集到的证据材料一定要在举证期限(一般是收到起诉状副本之日起十日内)届满前提交给法院,切不可延误提交,否则不能作为法官判案的依据,就失去了证据的意义.
五、注意一些程序问题
包括当事人是否适合,诉讼请求是否属于法院主管范围,案件是否应由受诉法院管辖,有无超过法定的起诉期限等,如有这些情况,可在答辩时阐明相关事实,请求法院驳回原告起诉.
六、保守秘密
涉档案件有不少都涉及国家秘密,此时若法院未主动提出进行不公开审理,则档案行政管理部门一定要申请法院不公开审理,以防止泄密事件发生.
七、参与庭审
开庭阶段是对前几个阶段准备成果的集中展现,直接影响案件的最终结果.开庭前要再次熟悉相关法条,研判对方的诉讼理路和说辞,预设己方的答辩思路和方法,开庭时根据情况灵活变通；庭审发言要依据证据能够证明的事实和现有的法律,不说无关的话；陈述意见要有条理和层次,说话语速要慢,以方便书记员记录；庭审结束后要认真核实庭审记录,如发现重要意见有遗漏要申请补记.
八、积极履行法院生效判决
判决作出后,如需要档案行政管理部门履行,则一旦生效,即应遵照法院判决,积极履行,不应找理由推脱.
行政诉讼的应诉是一项非常复杂的工作,需要运用到相当多的法律知识和相关专业知识,同时还需要实践的检验.只要从以上方面多加注意,不断总结经验,应诉水平就一定会提高,进而提升档案部门依法行政的能力.