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【摘 要】新型载体档案更加多元化,电子档案异军突起,它的地位和作用逐步追上甚至超越了传统档案,电子档案原始性维护、电子档案的收集积累、电子文件的整理归档、电子档案的保管、利用和鉴定等一系列的技术服务都给做惯了传统档案管理的档案管理人员提出了严峻挑战.
【关 键 词】新时期；档案管理；挑战；电子档案
新时期随着信息时代的到来,档案工作的领域、范围大大拓展,档案的数量、种类大量增加,新型载体档案更加多元化,电子档案异军突起,它的地位和作用逐步追上甚至超越了传统档案,电子档案原始性维护、电子档案的收集积累、电子文件的整理归档、电子档案的保管、利用和鉴定等一系列的技术服务都给做惯了传统档案管理的档案管理人员提出了严峻挑战.
一、电子档案相对于传统档案的特殊性
(一)电子档案信息内容的数字化,对设备及标准存有依赖性.
电子档案与传统档案形式的区别和差异首先体现在他的信息形态上.电子档案的生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的,离开电子计算机软、硬件平台,电子档案的内容我们就无从知晓.另外,电子档案的运作环境对标准化的要求很高,无论是信息加工、存储、传递、检索,还是软件的运行、载体的更换都会受到标准的制约.如果不遵守标准,或者是标准不健全、不统一,就会出现电子档案在其他设备环境下,或在原设备更新时不兼容而无法读取,以及不同载体之间难以转换等情况.当然,电子档案数字化的信息形态给我们的管理提供了很大便利,其便利之处突出表现在这些数字信息可以通过计算机网络便利的为每一个信息需求者所共享,这也为我们提供了一个新的服务形式,开辟了新的服务天地,但同时也给我们的工作带来了新的挑战,对档案管理人员提出了更新、更高的要求.
(二)电子档案打破了文件与档案的界限,实现了文档一体化管理.
文件和档案本来是一体的,只不过在不同的运行阶段,人们对它有不同的称谓,这在纸质文件管理中最为明显.我们原来的档案定义十分明确的把文件和档案区分开了,经过处理完毕的应该归档保存的文件是档案,处理完毕和归档是文件和档案的分界线,没有处理完毕正在运行的是文件,处理完毕了归了档了才是档案,区分相当明确.而这种界限和区分对电子文件、电子档案来讲却十分模糊,比如说电子文件产生后我们马上在计算机网络上实现了逻辑归档,这个时候我们的文件运行程序还没有结束,还没有以其他的形式发送到相关部门进行处理.文档一体化是档案工作的发展趋势,电子文件本身是在计算机系统中产生的,对其实施的管理也是在计算机系统中运行的,借助于统一的计算机系统,很方便的实现了文档一体化管理.
(三)电子档案保管保存必须有高科技技术的支持.
原来的传统档案保管,只要管理人员认真负责再配备必要的储具等硬件设备就可以保管好档案.但现在的电子档案离开了相应的技术支持,任何管理活动都无法进行,因为电子文件看不见摸不着,人们肉眼直接看到的只是电子文件的存储载体,存储载体里边是什么东西,什么样的状况我们都不知道.要对它实施管理,首先要了解它现在的状况,它记录反映着什么内容、什么信息,而要了解这些,必须有相应的基础设备支持.可见,如果没有这些计算机系统和相应的办公软件,我们无法对它实施管理,电子文件在利用过程中或者在保管过程中,对它实施任何操作,都必须有相应的技术设备支持.比如,电子档案具有易改易写的特性及内容和载体的可分离性,不再具有特定的字迹,也无法借助印章或签署等特点,如何让查阅者相信其原始性和法律效力,从而发挥“历史纪录”和“社会记忆”的功能,这就要求电子文件制作者、管理者和从事档案管理工作的人员一是操作上要求严格,避免操作失误而使原始电子文件改动,甚至丢失；二是适合电子文件载体的物理、化学性质的管理要求相对纸质档案高；三是在网络环境下,应注重电子文件的安全,电子档案工作者在提供利用时应采取适宜的保密、防范措施.对于在网络管理中,应根据电子档案的密级级别,分为在线管理和离线管理.对在线管理的电子档案,要采取必要的防火墙技术与杀毒监控技术；对离线管理的电子档案要采取必要的防盗技术及加密技术.在提供利用时,应根据查阅者的利用情况与档案的密级级别而定.对于有较高密级的电子档案,一般不宜采用拷贝的方式提供利用.特殊情况下要采用拷贝的方式提供利用,也必须要有严格的审批手续,只有当审批手续完成后,并在相应保密人员的监督下,方可进行拷贝,以确保电子档案的安全.
(四)电子档案利用形式的多样化使其作用最大限度的发挥.
电子档案的利用在直接利用的基础上,还可以通过网络传输,实现网上利用,也可以通过提供拷贝件来满足利用者的需求.利用的方式、利用的形式呈现出多样化.利用实施的多样化,对利用者来说是好事,可以选取最经济、最方便的一种形式来满足自己的需要,可以瞬间实现跨地区、跨国界的档案利用,大大增加了档案利用者的参考范围,同时大大节约了利用、查找的时间.而对我们档案管理人员来讲,工作内容丰富了,工作压力增加了.网上利用管理就很麻烦.利用者和管理者互不照面,怎么采用一些有效的管理措施、管理技术来管理,具体可以从技术和管理两个角度,技术手段、行政手段并行,抓好电子档案的利用管理工作.
以上四点充分的揭示了电子档案管理与传统档案管理相比较而呈现出的一些特殊性要求.这些特殊性给我们档案管理人员提出了严峻考验.
二、档案管理人员如何挑战电子档案管理
(一)档案管理人员必须具有坚定的政治责任感.
坚定的政治责任感是干好任何工作的首要前提.档案工作者肩负着维护档案完整与安全的重任,档案工作的职业特点需要档案管理者必须具有坚定的政治责任感,必须加强政治理论学习,加强党性修养,提高思想认识水平,必须在政治方向、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐性等方面过硬,更要充分认识档案管理工作的重大意义,干一行、爱一行、钻一行、专一行.
(二)档案管理人员必须具有丰富的知识支持.
档案管理工作是一项专业性、科学性、技术性较强的工作,涉及方方面面,各种门类的档案涉及多种学科,档案管理人员除了必须熟练掌握档案专业知识、文化市场管理的各项法律法规、文化市场管理的相关业务知识外,还要对文史、经济、法律、数学、物理、化学、信息、外语、计算机及气象学、管理学、图书馆学等有关知识有所了解,如今是信息时代档案管理人员必须要掌握好信息科学和信息技术方面的知识,只有掌握丰富的科学文化知识,才能在档案管理工作中有所发现、有所改革、有所创新.
(三)档案管理人员必须有较强的交流、沟通能力.
电子档案管理活动中,文件、档案工作者更加需要得到文件形成者的支持和帮助.因为“电子文件的形成过程”不仅对于日后的可保存、可利用性具有重要的意义,它还是正式文件原始性、证据性的基本依据.因此,除了用技术措施加以控制外,电子文件的留存需要文件形成者们形成合乎要求的文件和所需要的相关信息.可以说,在电子文件管理系统中,文件形成者将直接参与档案工作,档案管理者与文件形成者的联系和沟通是非常重要的.
以前档案管理工作所用的储具、装订器械等设备已经远远不能满足信息时代的工作要求,现在档案管理工作要用到大量的高科技电子仪器设备,而且这些仪器随着工作的发展要不断的更新换代,这就需要有大量的资金支持,所以我们档案管理人员要经常与领导交流沟通,让领导知道我们的工作进程和需要,从而给予我们足够的支持,确保我们工作的良好运行.
新时期档案管理工作呼唤德才兼备的档案管理专业人才,只有具备了优秀的档案管理人员,我们宝贵的档案资料才会焕发活力和光彩,才会为我们的社会最大限度的创造物质和精神财富,为我们的管理工作提供有用的历史资料,有效的促进档案管理工作更好、更快的发展.