电子表格的几项功能

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【摘 要】随着时代的发展和经济的进步,在现代化、综合性的办公管理实践中,就经常粗要对大量的商务数据、业务数据进行输入、排序、筛选、汇总、函数等数据分析和数据处理,同时根据数据表达信息的需要,制造各种满足公司客户需要的图表电子表格.电子表格是一款功能强大的数据处理软件,在业务处理中,通常需要表格来表达和描述某些信息,电子表格在办公中可以将各种复杂的信息进行简明扼要的表达,有时比文字表达的更清楚,简明和有效,所以,在现公中,掌握各类电子表格的制作和功能就显得异常重要.本文通过对电子表格的几项功能进行描述,以期达到更好地理解和应用电子表格这一工具的作用.

【关 键 词 】电子表格；排序和筛选；数据图表；数据汇总和分析

电子表格是一款功能强大、使用方便灵活便捷的数据分析处理软件,是一种高科技的工具.在办公业务处理中,影厂需要使用电子表格来描述某些信息,有时候,甚至“一个电子表格胜过一千个文字”.从电子表格的定义上来看,电子表格就是一种利用某种软件在计算机中绘制出来的或者是该类软件本身自带的,并且可以对其中的数据进行修改填充汇总的表格.在现公的实践中,有很多使用电子表格的地方,例如,学校统考过后对于学生综合成绩的统计,排序,在公司中,职工工资管理中的工资计算、汇总和分类分析以及对公司财务状态的汇总,对公司销售额的统计和汇总,计算和前景分析,以及人事考勤中职工工作的情况,请假,旷到,迟到早退的情况的统计等.在使用电子表格的情况下,用户不仅可以省去手工绘制、填写、计算的麻烦,而且还增加了前景分析的正确性和准确率,提高了起草、修改、分析数据的速度和效率.

一、电子表格的分类

根据对办公中的电子表格的调查和分析,主要可以将电子表格分为两大类,一类是文字表格,另一类是数字表格.文字表格又可分为规则的文字表格,例如假日值班表、日程安排表、会议议程表等,和复杂的文字表格,例如个人求职申请表、项目开工审批表等；数字表格又可分为四大类,数字不参与计算的表格,数字统计报表,数据库格式表格和数据关联表格,数字不参与计算的表格主要包括单、发货单、退货单、价目表等,数据统计报表包括商品销售统计表、损益表、统计报表等,数据库格式报表包括学生成绩表、公司销售表、人事档案表等,数据关联表格则主要包括由各个月份考勤表格组成的年度考勤汇总表等.在进行现公业务处理和使用电子表格的过程中,只有对这些常用的表格类型心中有数,才能在办公中对于需要用到的表格对号入座,不至于显得手忙脚乱.

二、电子表格的功能

电子表格虽然被称为电子表格软件,但并不代表电子表格的作用仅仅就是绘制表格,实际上电子表格更重要的功能,最主要的作用,电子表格的精髓在于对各种数据的管理、统计、分析功能.

1.电子表格数据的输入和编辑功能

在电子表格的单元格中可以输入的对象,主要是普通文本、数字、日期时间以及逻辑值等各种类型的数据,通常进行的是用户直接输入,就是用户直接将单元格数据输入到电子表格中,在数据输入中,也可以采用记忆式输入法,记忆式输入法是指用户在输入单元格数据时,系统自动的根据用户已经输入过的数据提出建议,在进行单元格数据输入时,如果键入的起始字符与该类的其他单元格中的数据的起始字符相符,电子表格会自动将符合的数据作为建议显示出来,并将建议部分反白显示,如果用户接受建议,可以选择“enter”键,建议的数据就会自动的输入,如果不接受建议,可以直接输入,不必理会提出的建议,这样在一定程度上减轻了用户的输入工作,提高了做事效率.在办公中,如果需要建立多张结构相同的电子表格,可以通过建立工作组,实现多张工作表中相同数据的快速输入,电子表格在工作组中数据输入的过程中也有着与众不同的功能：如果工作组没有输入数据,而现在多张工作表需要输入同样的内容,只需要在保持在同一工作组的情况,对其中某一工作电子表格进行数据内容的输入,就可以让工作组中所有的电子表格拥有同样的数据内容,如果其中一张电子表格已经输入内容,则可以通过复制直接粘贴到工作组中的其他电子表格里,这就大大提高了办公的工作效率；在输入大量带有零和小数位的数据的时候,通过电子表格中小数点自动定位的功能,让小数点自动定位,可以提高数据的输入效率；在输入数据内容后,可以通过电子表格“数据有效性”的功能对输入数据进行有效性的审核；在对电子表格中一些有规律的序列,可以通过电子表格自动填充的功能,将选中工作区的内容数据复制或数按照序列规则延伸到同行或是同列的其他单元格中.同时,电子表格还可以对单元格添加“批注”,对其中的数据或者其他对象进行解释.

2.电子表格使用公式和函数的功能

公式是指使用运算符和函数,对工作表数据以及一些数据常量进行计算的方程式,电子表格对于函数和公示的利用,才能够有着强大的数据处理能力,对公式和函数功能的应用是电子表格进行数据处理的基础和核心.电子表格可以通过输入公式和使用函数对电子表格的数据进行数学运算,还可以比较工作表数据或者合成文本,在电子表格的公式中,不但可以对常量进行计算,还可以引用同一工作表中的其他单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格或者其他工作簿中的单元格,对电子表格中的数据进行计算.同时,电子表格也有一个容易被人忽视但却有非常实用的小功能,那就是自动计算功能,如果想要了解单元格区域的和、平均值等计算结果,不需要输入公式,可以使用电子表格中的自动计算功能,得到的数据既快速又有较高的正确性.

3.电子表格关于数据的排序的功能

电子表格除了上述介绍的两种功能外,还提供了自动配需的功能,可以对数据按照数字顺序、日期顺序、拼音顺序、笔画排序进行排列,甚至可以按照用户自动以的序列进行排序.电子表格的排序功能可以分为两大类,一类是简单的排序,另一类是复杂排序.简单排序通过电子表格升序降序按钮就可以对电子表格单元格中的数据进行排序；复杂排序则是使用工具按钮对数字单个关键字或者说是电子表格中某一项内容进行排序, 4.电子表格筛选数据的功能

对于有些数据较大的办公内容,往往需要从大量的数据中按照某种天剑对需要的数据记录进行筛选,电子表格根据这一特点,还提供了自动筛选、自定义筛选和高级筛选的功能.通过自动筛选的功能,电子表格中的某个字段名的右边便会出现筛选箭头,此时便可以对数据或者内容进行各种方式的筛选；通过自定义筛选的功能,可以在自动筛选的状况下自定义与两个比较条件来筛选数据,得到自己想要的数据；如果对数据要进行更为详尽的筛选,则可以用到电子表格高级筛选的功能,使用高级筛选的方式,即可以对单个列应用多个条件,也可以对多个列应用多个条件,从而筛选出特定值的记录,还可以对于同一字段或者不同字段进行逻辑运算.

5.电子表格转换成数据图表的功能

电子表格有这一项重要的功能,那就是转换成数据图表的功能.通过对电子表格中数据和内容的分析,可以将电子表格转化为数据图表,数据图表可以分为柱形图、条形图、折线图、饼图四大类,通过将电子表格转化为柱形图表的功能,我们可以很清晰的知道某段时间内数据的变化,或者比较各数据项之间的差异；通过将电子表格转化为条形图表的功能,我们也可以得到各数据之间的比较；通过将电子表格转化为折线图表的功能,我们可以很快的了解各数据随着时间而发生变化的趋势情况；通过将电子表格转化为饼图的功能,我们可以轻而易举的得到组成数据系列的各数据列与数据列综合的比例.

6.电子表格数据分类汇总的功能

汇总是指对数据库中的某列数据做清河、求平均值等计算,分类汇总是根据电子表格中的某一列数据将所有的记录分类,然后对每一类记录进行分别汇总.电子表格可以通过计算单元格中数据的分类汇总和总计值来自动汇总数据,通过分类汇总的功能,可以从大量的数据信息中按照某种特殊的需要提出有效的信息,分类汇总主要有三种汇总方式,一种是利用函数进行数据汇总,一种是利用数据表格进行分类汇总,另一个是通过多工作表数据进行合并计算.

7.电子表格透视分析的功能

数据透视表是一种特殊的交互式汇总的电子表格,是一种对大量数据进行快速汇总和建立交叉列表的动态工作表,也是一种使用起来非常方便的分析手段,用户可以通过旋转其行或列以查看对源数据的不同汇总,还可以通过显示不同的页来筛选数据.数据透视表这一种电子表格可以将杂乱无章的明细数据按各种方式进行汇总、筛选,从而使用户直观的查看到各种有意义的信息,可以通过数据透视表,这个形象生动的图标,制造不同格式的数据透视报告.