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摘 要 ：单位档案室作为档案的最终的生成者和提供者,处于档案工作的末梢,其信息化水平制约着档案信息化整体水平.作为基层单位,其档案信息化建设方面有着特殊性.基层单位档案室的档案信息化依然面临着观念转变、找准信息化切入点等问题.
关 键 词 ：档案信息；一体化；信息资源开发
作者简介：蒋洲,张家港市人民检察院.
中图分类号：D920.4文献标识码：A文章编号：1009-0592(2012)02-158-02
传统的档案管理模式正在发生改变,从以档案的保管和利用职能为重心向侧重信息采集、管理和服务转变.文书档案从组卷管理到按件整理的变化就是这种转变的生动体现.档案信息化将改变加快这种变化.在这个过程中,档案载体上信息的数字化和网络化,将实现档案信息接收、传递、存储、利用的一体化,实现档案信息共享.
《全国档案信息化建设实施纲要》提出：把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局,以档案网络建设为基础,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息资源开发利用为目标,推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化.纲要明确了档案信息化建设要从基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、信息化标准规范建设、人才队伍建设、信息安全保障体系建设等多个方面实施.经过多年的建设,各省、市和县各级国家档案馆信息化建设取得了巨大的进步.相比之下,基层单位档案室在信息化建设方面则参差不齐.基层机关企事业单位作为立档单位,一般设有档案室负责档案管理工作,单位档案室作为档案的最终的生成者和提供者,处于档案工作的末梢,其信息化水平制约着档案信息化整体水平.作为基层单位,其档案信息化建设方面有着特殊性.基层单位档案室的档案信息化依然面临着观念转变和找准信息化切入点等问题.
一、档案信息――革新观念
档案信息化首先要求档案工作者树立档案信息观.树立档案是信息资源的观念,档案信息化建设将档案信息资源整合配置、有效管理,使其形式标准化、数字化、网络化,以满足社会对信息的需要.
(一)档案是组织的核心信息资源
《档案法》对档案作了明确阐释,即：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.档案馆保存的信息都是经过鉴定后有价值的、真实的、原生的宝贵资源,是组织和个人的核心信息资源.在知识经济时代,信息成为人类政治、经济、社会活动的重要资源.档案作为一种信息资源,是知识创造的基石,广泛应用于社会管理、创新研究、文化创作.人们已习惯于在网络上借助于搜索引擎查找外部信息解决生活中的问题.但互联网上的信息往往真假难辨、信息冗余度高,需要花费大量时间进行信息筛选.与网络上杂乱无章的数据相比,档案馆提供的数据通常有用的多.
(二)档案管理者向档案信息专家的转变
档案人员应当从传统的档案保管者变为档案信息资源的管理者和传播者.二十世纪九十年代末,加拿大档案学家特里库克向我们展示了一个全新的档案的“后保管”模式,它改变了传统被动的档案管理模式,将传统理论中对实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、职能和可靠性的关注.这一管理模式就是要反映档案的价值,体现效益原则,认为知识服务是档案工作者的最终目的,档案工作者应由实体保管员向知识提供者过渡.现代档案管理中强调档案的编研,实际上就是对档案信息的再加工.信息技术的运用一方面解放了档案管理人员的手,另一方面则强大了档案人员的脑.纲要中提到档案信息化的目标是扩大档案信息资源开发利用.通过信息技术使得大量重复繁琐的工作由计算机完成,档案人员的工作重心要转移到信息资源的开发利用上来.一个合格的档案管理者要及时完整归档保证档案的安全；而档案信息专家不仅是有效信息的收集者、管理者,更是开发者,要对档案的理解要深刻的理解,将档案转化为可利用信息.
二、一体化――转变工作方式
档案信息化建设正转变着单位档案工作人员的工作方式,单位的档案信息化建设关键的点也在于整个单位工作方式的转变――文档一体化.
基层的机关企事业单位档案室大部分装备有计算机,并正逐步建立室藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库,基本实现了档案信息的计算机管理.由此带来了档案人员工作方式的转变.一是档案管理工作.档案管理人员手工收集、整编、管理,工作量大,效率较低.计算机管理实现了数据一次录入、多次利用.各种统计表格、案卷目录、文件目录、卷宗封面、备考表、各种标签均可以通过档案管理系统自动生成.二是查借档案工作.手工检索时代,档案管理人员从索引目录中找出对应的案卷目录,再根据案卷目录找到档案的档号,最后根据档号到库房找出档案.档案信息计算机管理后,通过计算机检索,快速检索出需要的档案信息.计算机检索的方式多种多样,可以精确查询、模糊查询,分类查询、组合查询.借阅采用计算机管理,操作方便,并便于统计和催还.三是档案编研工作.一方面档案人员有跟多时间和精力从事档案编研究工作,另一方面扩大了编研的主体,单位内部和外部能够查阅相关档案信息的人员也可以进行利用档案进行开发工作,更大的发挥档案的价值.
很多单位档案信息化发展到了上述的水平,但却止步于此.档案的信息化并非档案管理计算机化.档案在一个单位内部是一个不断生成的过程,但传统的档案管理方式使得档案缺少现时性,由此带来的后果是档案信息只是作为一种历史信息,对当下的工作失去了指导意义.档案信息化不仅是通过数字化和网络化打破地域的界限,而且要打破时间的阻隔,实现档案信息生成、接收、传递、存储、利用的一体化.
现阶段档案信息化建设关键在于文档一体化.计算机已广泛应用于各单位,但是改变的仅仅是书写方式.用计算机和打印机代替了笔和纸,文档的修改、签发、传阅等环节仍靠人工来完成.档案的整理、目录著录、信息录入等工作仍需由档案部门来完成.档案信息化要与办公自动化融为一体,同步进行.档案管理系统与办公系统衔接,档案工作介入电子文档管理,以管理档案的形式管理电子文档.从文件材料的起草生成开始,就纳入档案管理的视野.其签发、接收、归档、著录、借阅、编研一体化管理.借助这种一体化的管理模式,档案部门随时将办公系统中处理完毕的文件载入档案数据库,档案数据库通过网络实现信息共享.
三、信息资源开发――体现终极价值
档案信息化揭示了档案是一种信息资源,档案的价值在于提供了一种信息,作为档案工作者就是要发挥档案的价值,要求我们积极主动地去挖掘、搜集各种有价值的信息,并运用一定的技术手段对其加以开发和利用.将信息提炼转变为知识,在知识的使用中实现档案的价值,服务于实践是档案信息资源开发的终极目标.档案信息资源开发是实现档案价值和档案工作价值的劳动过程.信息技术的采用使传统档案利用工作跨越到了一个新的层次.通过计算机技术和网络技术整合档案的生成和归档,为档案的编研腾出了大量的时间和空间,各种信息分析、数据挖掘技术为档案的编研提供了技术支持.
档案信息化建设对档案工作者创造了条件同时也提出了更高的要求,当今社会对创新、知识的推崇,反映在档案工作中,就是对档案服务更加多样和个性化的需求.档案工作者面临着身份定位的转变,其劳动价值的更多体现于知识的创造.
单位的档案工作者掌握着第一手的档案信息,同时又了解本单位本行业的工作实践,具备很好的条件开展编研工作.在对内服务时,要加强与单位其他部门人员间的沟通、协调了解其需求,确定编研成果的目的用途,保证编研成果的实用性.在对外服务方面,要体现鲜明的个性特征,如专业特色和地域特色等,要从本单位的需求出发,发挥自身优势,利用特色信息资源,编研适合社会需要的成果.