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【摘 要】
随着社会信息化程度的日益加深,加强档案信息化建设,成为档案管理适应时代和社会发展的必然趋势,也是提高档案信息服务水平的前提条件.笔者结合自己多年的档案管理实践,通过档案信息化管理中存在的问题分析,总结出信息化建设的思路和方法,以便更好地为单位的运行提供更好的帮助.
【关 键 词】
档案管理；信息化；建设
一、档案管理信息化的基本概念
所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过计算机将其转换成数字信息进行管理,主要概括为以下几个方面.
(一)档案信息的数字化
档案信息的数字化是档案信息的基础,其它环节都建立在档案信息数字化的基础之上.我们常用的档案的管理主要是以纸质档案管理为主,对于信息化的管理要求把这些纸介质的信息转变为数字化信息.一方面为了方便通过计算机直接管理,我们需要把传统的档案通过电子扫描转化为数字形式,而另一方面在以后在日常工作中,我们可以实行无纸化办公,需要存档的文件及材料都以电子版的形式为主,确保今后在档案接收时就实现数字化.
(二)档案信息的网络化
传统的档案服务主要采用面对面形式,即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续.这样不仅效率低,而且也给管理人员和借阅人员带诸多不便.实现以网络为基础的信息化管理以后,借阅者可通过网络提交申请,管理人员通过网络审核后即可按规定阅,借阅者无须亲临档案室,这给服务对象无疑带来了极大的方便,对异地和出差在外的人尤其如此.这样必然会使工作效率和档案的利用率大大提高.
(三)档案的自动化检索
在以往的档案管理方式中检索是赖大量的档案检索卡片进行的,走进览室首先看到的是一大排的卡片柜,借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的.有时还无法找到所需的档案资料,既费时又费工.通过客户端从数据库中进行检索数据,其效率及速度是传统检索工具不能达到的.
二、档案信息化的重要性
档案管理信息化是在市场经济的推动下适应社会发展的产物,市场经济需要企业的档案管理更加的专业化和职业化,只有这样再能使企业在竞争中处于有利的位置.企业档案管理朝着信息化的方向发展无论是对企业的发展还是适应社会的发展趋势都有非常深远的意义,将会给企业的发展提供很大帮助.
(一)有利于保护档案原件
企业档案信息化管理可以利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机,然后以电子文件的方式分类、管理和保存.避免了档案原件的损坏,同时大大降低了档案原件丢失的风险.使档案原件管理起来更加的方便、可靠.
(二)有利于档案文件的归档
可为科学研究和知识普及提供智能化服务.档案信息化,可一次投入,多次产出,远程服务,资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识,进行爱国主义教育等.以往档案的管理模式,过于繁琐,需要管理者通过手工工作来整理档案和制作目录.这样耗费了管理者大量的精力和时间,并且容易造成一些错误.改动信息的时候更会引起一连串的连锁反应,很是花费时间.信息化的管理方式就可以避免这个问题,只需管理者利用计算机进行一些指令操作即可完成操作.大大的节省了时间,也提高了工作的质量和效率.
(三)改善档案管理工作,有利于档案的整理和共享
只有实现档案信息化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案管理部门从封闭走向开放,从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会提供高效、优质的服务.一些部门要查阅档案,要经过很复杂的工序.需要领导的同意才能到档案部门进行查阅.查阅可能要往返档案部门多次,过程相当的繁琐.如果企业的档案信息化管理,我们完全可以利用局域网进行档案的共享,给予需要查阅的档案.
三、实现档案管理的信息化的建议
(一)全面提高档案管理人员的政治和业务素质
档案管理信息时代文件的登记、立卷、归档、检索、安全利用都是在计算机上实现的.档案的管理不仅要求工作人员懂得纸质档案管理的操作技术,还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机,懂得数据传输的技术.这样的管理人员要具备较高的知识水平.
(二)配备统一先进的计算机设备
基础设施建设,是实现档案管理信息化的必要条件,主要指档案信息网络系统和档案数字化设备.它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益.实现计算机在档案部门的全覆盖.利用计算机档案管理系统可实现：档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引,以及文档一体化管理等.因此,只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖,才能为机关档案管理实现信息化提供硬件保障.采用高容量的存储载体.随着机关档案数量的增加,档案部门面临着沉重的库房压力,以及档案自然老化和人为损害的难题,这就需要使用大容量的档案存储载体.利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统,特别是光盘存储系统,可以解决档案信息存储难的问题.采用高容量的存储载体不但可减轻管理人员的工作量,而且能提高档案工作效率.
(三)创新档案管理制度,制定严格的操作规范,标准化流程
档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”,对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通,具有十分重大的意义.档案管理部门应制定适应信息化建设的档案管理制度.一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案工作环节和步骤；二是制定必要的安全措施,特别对电子文件和电子档案,确保电子档案的安全性与完整性.统一档案管理标准.标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一.如果没有标准,档案数据库中的信息资源就无法建立；如果相关档案部门不按统一的标准去做,各搞一套,自成体系,那么档案信息网络就无法畅通,资源共享也就难以实现.
四、总结
人们越来越认识到档案管理信息化建设的重要性,档案管理的信息化建设,是一项长期而艰巨的任务,主要原因是档案信息化建设的制约,同时又势在必行.它既是档案管理工作新发展的机遇,也是档案管理工作所面临的一项严峻挑战.只有充分利用信息化管理的手段,增强工作效率和工作质量,才能进一步提高档案资源的现代化管理,全面实现档案管理的信息化.