计算机信息化在档案管理中的应用

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摘 要 ：计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用,这是档案现代化发展的客观要求,有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合.笔者从计算机技术应用于检索信息管理的必要性出发, ,介绍了计算机技术在档案信息管理中的应用.

关 键 词 ：计算机技术；档案管理；信息化

中图分类号：TP 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2014）08-01-01

随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用,计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机,信息成为知识经济时代最为重要的资源.目前,档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作,已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩.

1. 计算机信息化对档案管理的重要性

1.1档案事业发展的必然趋势

档案信息资源的开发利用工作是一项长期的、紧迫的、艰巨的工作任务.开发档案信息,就是挖掘、加工档案信息资源,使加工出来的档案信息更好地为利用者服务.在信息化实践中,档案部门是档案信息资源的主要来源地,建立信息库、信息网络,加快数字化、数据库化和网络化进程,是提高档案信息能力的主要途径.

1.2满足时代需要

随着现代科学技术的不断提高,社会各界对各种信息的需求量越来越大,质量要求越来越高,用户对信息的需求是准确、及时、简捷、实用.用户希望提供的是经过加工后的综合信息,甚至于包含知识增值的产品.档案通过计算机的管理,对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工,从而满足社会各界的需求.

1.3增强档案工作的现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识.21世纪是一个高科技无所不在的新世纪,我们将在高科技的环境中工作,在高科技的背景下学习和生活,将在高科技的发展中求生存、谋发展.所谓计算机意识,笔者认为,是人们在生产、生活中的一种新的思维方式,在这种意识下,人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题,使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段.

2. 计算机信息化在档案管理中的功能

在社会的信息系统中,档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用.档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识,而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩.

2.1信息检索网络化

信息检索网络化已经在当前的图书系统中得以大量应用,并且表现出了令人及其满意的效果,同样,我们将现代计算机网络通信技术应用在档案信息建设中,实现其计算机检索系统,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能网络检索,实现档案信息传递网络化,达到档案资源共享.档案的计算机管理有利于提高档案信息的深层加工能力,变馆藏为信息 市场,实现了档案信息的深层次开发的快捷、高效传递.

2.2档案信息数字化

纸制档案录入麻烦,浪费大量的人力和纸张,且存取修改与查阅调取都不方便,与之相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递.运用计算机技术实现档案信息数字化后,不仅可以提高档案的利用率,降低档案的管理成本和档案的磨损、遗失,并可实现数据的快速传播和保存,满足了用户的需要.

3. 计算机信息化在档案管理中的应用

3.1实现手工检索向计算机检索的全面过渡

由于档案利用率越来越高,各单位的管理层急需信息进行决策,各职能部门也需要相关的档案进行借鉴,这就需要档案管理部门准确、快速的提供档案 信息及资料.计算机信息化在档案管理中实现手工检索向计算机检索的全面过渡.首先是完成三大目录体系的过渡：革命历史档案、旧政权档案、民国档案；把过去的案卷目录、全引目录、专题目录等等众多的目录,统一到用计算机编目的方法上来；建立科学的机读档案目录检索体系.

3.2归纳分类

归纳分类是电子计算机档案管理的关键.档案著录通过著录将文件的内容和形式特征记录下来,形成数据条目,再将数据条目录入计算机,组成档案信息数据库.有的时候计算机档案管理人员在档案资料收集过程中收集到的资料是不完整的,这就要求档案管理人员对收集来的资料进行认真地筛选、分类、加工和整理,这是实行计算机档案管理的前提和条件.只有做好了这方面的工作才能有效地将收集到的资料分门别类输入到计算机中,这是实行电子计算机档案管理最为关键的一步.

3.3档案的修改与补充

目前,以计算机管理为代表的现代化管理手段已非常广泛和深入地渗透到各行各业.档案储藏主要由文字、图纸、图片、音像带等构成,传统地管理方法会因为温度、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量,而数字化管理可极大解除这些隐患的困扰.利用计算机进行档案管理,使档案的修改、补充、输出、复制工作更加灵活方便.

4. 计算机管理档案存在的问题及解决方法

4.1缺乏统一标准和规范.

目前,许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统,忽视档案信息资源标准规范化建设,结果是有路无车,投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂.

档案信息化法律法规和各种标准的支持,需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上,必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化.

4.2档案管理人员素质有待提高

在信息观念日益增强的市场经济环境中,新知识、新技术、新事物、新经验层出不穷,而档案管理工作人员还存在着知识结构老化,服务技能单一现象.如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求.

在电子商务和电子政务活动中,档案工作人员不仅要达到政治素质过硬,档案业务精通,还要求熟悉档案信息系统开发,档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力.同时应当具有有效利用现代工具开展工作的习惯和意识,实现从传统的档案业务型向多元和复合知识型方向转变,即一职多能.因此档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训,使之在掌握档案专业知识,了解新学科发展的基础上不断更新自身的知识结构,以适应网络化社会对信息的要求.

4.3数据保护存在风险

目前,我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级,设置复杂的和防火墙,但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题,而不能长远、全面地规范、保障数据安全.另外,从数据库系统本身的防范能力来讲,在快速变化的信息环境下,改进数据库保护方案不可能与时俱进,技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生,这也是风险所在.

目录档案信息多以硬盘为存储方式,随着数量的增加,为了安全起见,就要考虑卸载方式保存档案的信息,要研究统一的存储载体,如果以光盘为主,那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究,并制定相应的标准和操作规范.

5. 结语

随着全社会信息化建设步伐的不断加快,电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了巨大的机遇和极大的挑战.在信息化档案管理环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务,是摆在当前的重要任务,同时应当有效利用计算机技术,实现从传统的纸质档案向数字化档案转变,提高档案管理效率和质量.