计算机技术在档案管理应用中的必要性

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摘 要：计算机管理系统是现代档案管理当中最先进的技术工具之一,计算机处理数据所表现出的快捷、录入准确的特点是传统无法比拟的,档案信息输入计算机中,提高了工作效律和服务质量,同时也便于档案信息拷贝后记录的查询、统计、打印、输入.统的管理手段已经不能满足现代化的需求,从而档案的信息化的管理的现代化手段必然会成为主要的发展趋势.

关 键 词 ：计算机；档案管理；必要性

中图分类号：TP399

1.计算机技术在档案管理中的优越性

近年来,电子档案逐渐代替了传统的纸质档案,其数量也逐年递增,因此,如何有效利用计算机加强对电子档案管理的工作就成为档案管理部门必须思考的问题.档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾.计算是规范化、标准化、现代化管理档案的重要工具.较之于传统的文书档案管理方式,计算机管理具有多方面的优势： 有利于文档的补漏增缺,使文档资料的利用简便、准确；可减轻管理的劳动强度；有利于保持文件的原始面貌；有利于文档资料的保密；有利于提高文档管理工作质量.计算机管理系统是现代档案管理当中最先进的技术工具之一,计算机处理数据所表现出的快捷、录入准确的特点是传统无法比拟的,档案信息输入计算机中,提高了工作效律和服务质量,同时也便于档案信息拷贝后记录的查询、统计、打印、输入.除此之外,计算机还拥有输出格式标准规范、适用范围广、操作直观等优势,增强了档案人员的系统观念和计算机操作能力[1].面对档案事业这一新的发展形势,对计算机在档案管理中的应用问题进行阐述,以期寻找一个适合我国档案工作的现代化发展模式,迎接21世纪的挑战.

互联网的迅速发展使得基于网络的学随着档案管理工作的现代化管理进程,计算机技术在档案管理的应用中发挥着着越来越重要的作用,社会的迅速发展以及计算机网络的迅速普及,在推动社会进步的同时,也改善了人们的日常生活,促进计算机信息处理与档案信息管理的有机结合,计算机技术和网络技术为主体的现代信息技术迅猛发展和广泛应用,为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机.通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息,借用计算机和互联网来进行档案信息的管理和档案信息的传输,熟练各种现代工具的使用是对档案工作的要求,也是档案工作自身发展的必然趋势,从而对我们科技档案管理人员提出了更高要求,无论是政治素质、能力素质、业务素质都要适应新形式的发展.在档案信息管理的过程中,计算机数据挖掘技术的应用,在提高档案信息整体管理水平的同时,还在一定程度上提高了档案管理人员的档案管理效率[2].因此,在我国社会发展的过程中有着极其重要的作用,使用计算机技术对建立档案信息数据库具有重要意义.利用计算机管理系统,不需要提供整卷档案内容,只需将单份文件提供给查阅者,这样档案利用者能够在短时间内找到想要的文件,又增强了文件的保密性.计算机网络传递可采用多种形势传输,如群发、大量发送、指定发送、定时发送,即时发送等,网络传阅文件具有很高的工作效率,可以花很少的时间就能安全阅读和审批大量文件,真正做到事半功倍.

2.计算机在档案管理中的必然性

随着社会经济以及社会科技的高速发展,计算机已经逐渐的融入了人们的生活以及工作,我们每天都会产生很多的电子文档,要想做好保存工作并方便今后查找和使用,就必须运用电子档案技术,而在这样的发展背景下,实施计算机电子档案管理,则是发展所趋.为了响应可持续发展战略要求,人们实现了办公无纸化的发展,缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性；档案信息电子化,可一次投入,多次产出,可改变信息加工工作受经费限制的局面；档案信息电子化,复制和传递不受时间、空间限制,拓宽了服务范围；档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨.传统的纸质档案不仅需要大量的人力物力,还需要耗费大量的纸张,不经济、不环保,而且还不易保存容易受潮、损坏,由于档案管理中计算机网络技术应用时间比较短,计算机网络技术的应用中还存在一定的问题,随着计算机技术的成熟,人们已经开始摆脱这一瓶颈.

在档案管理工作中,实行计算机网络技术是必要的,也是可行的,通过建立计算机系统,管理者会将大量纸质文件录入到系统当中,转变为电子文件,此时管理人员的主要工作则是对电子文件的管理,这就在很大程度上减轻了工作量,实现了自动化、现代化的要求.档案的信息管理,能够保存大量的历史资料,这些历史资料是社会各界人士了解政策形成、工作考察、学术研究的重要依据[3].在档案管理中应用计算机技术,就可以在档案信息的分类、提取、分析和加工等方面用计算机来代替传统的手工工作,实现档案管理的自动化.科学、有序、高效的档案管理模式要求改变传统的档案管理模式,要求结合电子档案的全新管理理念,利用信息技术构建新型的档案管理信息系统,全面实现档案管理的信息化.计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用,这是档案现代化发展的客观要求,有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合,有利于延长档案使用寿命,提高档案的服务水平.同时,也顺应了社会信息化的要求,提高了档案工作者的素质.

信息技术的进步使得我国档案管理工作已经从手工管理时代基本转移到以计算机为核心的先进数字化管理时代.但互联网络的高速发展决定了以计算机为核心的数字化档案管理将是一个过渡,未来的档案管理将是以网络为核心的档案信息网络化管理.电子计算机可以实现智能化和网络化,这样就可以大大的降低人力、物力、财力在档案管理中的浪费,并且因为电子计算机具有查阅快捷,检索方便等优点,所以可以有效的提高资源的利用程度.计算机在归档文件整理工作各个环节的广泛应用,为立卷改革提供了新的方向和可能.当然我国的档案管理在信息化方面的应用于发达国家相比还是有一定差距的,当前要从多方面推进档案计算机管理：更新思想观念,适应社会的发展；加大文书档案计算机管理的投入；加强文书档案管理队伍建设,提高计算机管理水平；加快文书档案管理的现代化进程.计算机归根结底都是人来操纵的,所以,提高档案管理工作人员的素质,可以有效的提高档案信息管理的质量.其档案管理和使用需注意计算机识别的纠错、档案库的外部关联、电子档案的安全、调用的专业性以及长效追踪机制.传统的管理手段已经不能满足现代化的需求,从而档案的信息化的管理的现代化手段必然会成为主要的发展趋势.

3.结束语

计算机作为一个高科技产品,已广泛地应用于社会各行各业中,且发挥着巨大的作用.计算机技术在档案管理工作中的应用是未来档案的发展趋势,随着计算机技术的不断进步,它在管理中的优势地位将更加明显.计算机的广泛应用产生了大量的电子文件,电子文件是以计算机软盘、磁带、光盘等化学磁性材料为载体的文件材料,其特性与使用方式跟纸质文件大不相同[4].传统的档案管理理论与实践长期以来主要以纸质文件为对象,由此在一系列工作程序、管理方法和原则上,就必然受到新的挑战.克服困难,在逆境中奋起,以计算机技术为代表的信息技术,不仅能促进了档案管理模式的改变,也促进了档案收集归档和管理利用等工作的现代化,极大地提高了档案管理的应用程度和利用效率,从而为社会的发展提供了更为优质的服务.