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Word是Microsoft Office是微软公司开发的办公自动化软件,它是我们最常用的办公软件,我们日常工作都在使用它作为办公和管理的平台,提高使用者的工作效率和决策能力,这对于企业降低成本、增强竞争力至关重要.但微软一项针对全世界企业实施办公应用技术能力的研究调查显示,一般会使用微软Office软件的工作者,对其实际运用的程度只达到20%至25%,这大大影响了企业的工作效率.Microsoft Office庞大的家族,有很多的技巧和秒招可以使用,有些内容如果能够真正将它们学会、用好,助力企业或个人在短时间内解决存在的问题并迅速提升办公效率,我将跟大家一起来探讨如何更好地利用Office组件,来提高我们的工作效率.
尽管公司机构的业务、规模和管理千差万别,但是在典型的办公环境的工作中,主要有以下两个方面的工作：
● 文字处理：各种报告、公文、信件、论文等文档.
● 数字处理：统计报表、财务报表和其它数据分析.
Word是一种功能强大的文字处理软件,并已获得广泛的应用,但业内人士分析：大约80%的用户只使用了约20%的软件功能,排版软件只作为打字软件在用.Excel其强大的功能已广泛应用于市场营销、行政文秘、人力资源、财务统计、公司管理等各个职业领域,掌握Excel可以帮您节省大量的工作时间,能够实现工作效率的提升.
一、利用模板、样式排版
在进行文字处理时,最可能影响效率的问题是：重复输入、格式设置和编号问题.针对这些问题,Word为用户提供了模板、样式和自动编号.
(一)模板
对于同一类的文档,会有很多相同的内容,如发文的字号和收文单位.为了避免重复输入,可以把内容相同部分保存为模板,当再次撰写同类文档时,建立基于此模板的文档,就只须输入必须输入的不同的内容,其它内容相同的部分则由Word替你完成（Word的默认模板是Normal.dot）.模板不仅可以记录内容,也可以记录格式和设置,以及页面设置、自动图文集和样式等.通过域和宏可提示用户输入容易遗漏的重要信息.模板的制作非常简单,通常只要把一个普通的文档保存成模板即可.通过“文件”菜单的“新建”命令即可建立基于选定模板的文档.
(二)样式
在处理文档时,格式设置也是一件颇费精力的事,一些机构对于内部文档的格式有着严格的要求,格式可能会包含字体、字号、颜色和段落格式等多个方面.通过格式菜单中的样式命令可以自定义样式,并且可以保存到模板,这样不仅可以快速地应用各种格式,而且可以应用到其它文档.
在文档中,如果出现3个以上标题,就应该进行编号.除了一级标题外,还会出现二级标题和标题编号（Word共提供了9级标题）.为了清楚起见,有不少用户喜欢在编号时引用上级标题编号（又称法律条文编号,形如1,1.1,1.1.）.
如果所有这些编号都是手工输入的,编号可能会成为一个最令人头疼的问题.一旦标题或图表的相对位置发生变化,重新调整编号简直是一场噩梦；而只要使用Word所提供的多级编号、题注和交叉引用等功能,则上述所有各种编号都将自动生成,并会根据相对位置显示编号,这样不仅仅是少输入了几个数字,你将永远不用再担心编号出错了.
二、邮件合并提高文档处理的效率
其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的.具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等）,从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名.
显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等.
Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易.
(一)邮件合并使用的条件
文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容；而收信人的地址邮编等就属于变化的内容.其化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示.通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息.
(二)邮件合并的三个基本过程
上面讨论了邮件合并的使用情况,现在我们了解一下邮件合并的基本过程.
1.建立主文档.“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等.使用邮件合并之前先建立主文档.
2.准备好数据源.数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容.数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表.
在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段.在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作.也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用.
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作.
3.把数据源合并到主文档中.前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数.整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易.
4.一次合并出内容不同的邮件.有时我们需要制作内容大体一致,但是有些地方有区别的大批文档.如制作发给学生的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过540分的学生,在报告单的最后写上“学习成绩优秀”.而对其它的学生,报告单中则没有这一句.怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”.在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if等then等else（I）等”.以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏中“插入Word域”,选择下级菜单中的“if等then等else（I）等”,在出现的对话框中填入,单击“确定”按钮.
有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句.这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来.