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摘 要 ：在国际贸易交流中,外贸函电作为一种重要的交际工具与手段,其在长期的外贸实践中形成了自身独特的文体特征及写作原则.而在当今的经济发展环境下,世界市场已形成,国际贸易越来越兴盛,熟悉外贸函电的文体特征及写作原则具有一定的社会意义,不仅可以显示出贸易方的专业性,而且还能够为贸易企业树立良好的形象,以促进双方国际贸易商务的持续往来.在此,本文将深入分析外贸函电的文体特征及其写作“C”原则.
关 键 词 ：外贸函电；文体特征；写作；“C”原则
在涉外商务的沟通与交流中,主要通过以信函为形式的各种函件来实现,在专业术语中将这些函件统称为外贸函电.随着科技的进步、网络的发展,现今外贸函电的形式更为多样化,如传真、电传、电子邮件等都是外贸函电的主要形式,其以英语作为主要的书面交流语种.外贸函电与一般交往信函相比存在着一定的差异性,追求语言的精简、朴实、礼貌为标准,而不是追求华丽的语言或丰富的情感.在国际贸易交流中,外贸函电作为一种重要的交际工具与手段,其在长期的外贸实践中形成了自身独特的文体特征及写作原则.
一、外贸函电的文体特征
(一)语篇特征
作为函件的形式,其要求外贸函电的正文部分必须短小精悍、逻辑清晰、意义连贯,如此才能利于贸易双方的快速交流.因而,外贸函电逐渐形成了鲜明的语篇特征,语篇的结构逻辑合理,上下文之间思路与意义连贯,以达到明确传达贸易双方的意图与目的.一般情况下,外贸函电的正文部分主要由三个段落组成,在第一段中开门见山的表明发件者的意图,第二段交代与业务相关的信息,便于收件者处理业务,第三段发件者需要表明态度与希望,并传达对收件者的祝愿.简洁完整、逻辑严谨是外贸函电呈现出的语篇特征,如此可以看出外贸函电的正式与规范.
(二)语法特征
外贸函电的语体往往给人一种庄重、严肃的感觉,尤其是在涉及一些负面问题的表述上更加需要客观性,从而以明确贸易双方的责任,或保障贸易双方的合法权益.所以,外贸函电文体特征中还呈现出特殊的语法特征,通过使用一些常用的句型与句式来表达,如陈述句、祈使句、长短句搭配,以实现客观、严谨的表达.此外,有时为了增强函件的可信度,在外贸函电写作中还会适当使用被动语态,以减少表述中的主观色彩,或是避免表述过于直接.如“The goods were promised to be delivered before 1st May,but now we he been in considerable difficulty through the late delivery.”,这是一句使用了被动语态的句子,发件者利用被动语态委婉的指出了对方的过失,希望对方及早解决实际问题,如此表述更易于引起对方的反思与重视.
(三)词汇特征
外贸函电作为国际贸易活动中的一种交际工具,在写作的过程中会涉及到许多行业领域的专业用词或术语,同时函件内容还涉及到贸易双方的权利与义务,因此外贸函电的词汇特征表现得更加明显和突出.用词严谨、准确、规范、专业是外贸函电主要的词汇特征,只有在写作中重视外贸函电的这些词汇特征,这样才能确保表述的精准与客观,进而避免因表述问题而引起不必要的误会或纠纷.于是乎,从事国际对外贸易的工作人员需要掌握一些外贸函电写作中的专业词汇,如“Import License（进口许可证）”；熟悉贸易行业中专业术语的缩略词,如“D/P（Document against Payment,付款交单）”等；了解一些普通词汇在外贸领域中的特指含义,如“quote”、“acmodation”在外贸函电中分别表示的是“报价”、“通融”的含义.
二、外贸函电的写作“C”原则
(一)Correctness与Clearness原则
Correctness与Clearness原则,即指正确、清楚写作原则.外贸函电在国际贸易活动中充当着一种书面评介,一旦国际贸易双方发生经济纠纷时可将外贸函电作为证据来走法律程序,所以外贸函电的写作讲究Correctness与Clearness原则.其中,Correctness原则是指正文内容中的语法、标点、语言规范、拼写等的书写正确性,如美式函件与英式函件中称呼语的使用存在区分,gentlemen是美式函件的表示,而Dear Sirs则是英式函件中的表示.此外,Clearness原则是指在外贸函电写作中表述要简洁清楚,主题明确让人一目了然,以避免表述不清而产生误解.如“We send you yesterday,by air,4 samples of the goods which you requested in your letter of May 10.”这句表述简单精准,数字、日期、字母大小写、标点等都遵循了Correctness与Clearness原则.
(二)Conciseness与Concreteness原则
简洁、具体是商务书信写作的基本要求,外贸函电作为商务书信中的一种类型其也需要遵循Conciseness与Concreteness原则,即简洁与具体写作原则.由于贸易行业工作繁忙,因而外贸函电的内容应当简洁精炼、具体明确,注意长话短说,以明确、详细的方法来表述,这样才能让忙碌的贸易工作者花费最少的时间了解更多的信息.如“Thank you for your cooperation.（谢谢合作）”,这句是外贸函电中的常用语,直截了当的表达了含义.数字、日期、编号是外贸函电中的重要元素,是国际贸易双方了解信息、做出决策的主要依据,因而在外贸函电写作时需要着重注意这些的表达.如“The Universal Trading Company placed over US $2,000,000 worth of business with us each year.”数字具体,表达含义简洁明了.
(三)Courtesy与Completeness原则
贸易合作讲究友好、礼貌,这样才能为双方留下良好印象,从而为下一次的合作奠定基础.外贸函电作为国际贸易双方主要的交流工具,它虽然是一种书面形式,但如果在写作表述中措辞用语不礼貌、不诚恳的话,就极易让对方感觉到不被尊重,不佳的印象也会对双方以后的合作产生不利影响.为此,外贸函电在写作中还需要遵循Courtesy与Completeness原则,即礼貌与完整写作原则.Courtesy原则是指在外贸函电写作中注意表述言语的礼貌、亲和与友好,多使用一些表示客气的套语和词汇,或委婉、礼貌的指出对方的不足,这更容易使贸易对方接受,如“A very careless mistake was made during the course of shipment.”.在一封外贸函电中,Completeness是写作时必须遵循的原则,无论是叙述上的完整还是格式上的完整,这些都在某种意义上代表着一个外贸企业的形象,关系着贸易双方合作是否能够顺利进行.
三、结语
在外贸商务中,外贸函电发挥着传递商业信息、磋商外贸业务、陈述商务事实、记录进出口业务进展等的多元化作用,是国际贸易商务顺利开展的重要工具与手段.因而,了解外贸函电的文体特征,掌握外贸函电的写作原则,这些对于促进国际贸易活动顺利进行十分有利.不仅可以显示出贸易方的专业性,保证双方交流的顺畅,而且还能够为贸易企业树立良好的形象,以促进双方国际贸易商务的持续往来.特别是现今的经济发展环境下,世界市场已形成,国际贸易越来越兴盛,熟悉外贸函电的文体特征及写作原则具有一定的社会意义.（作者单位：新余学院外国语学院）
本文系江西省高校人文社科课题《外贸函电中的模糊语言的应用研究》成果之一