数字金融档案建设

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摘 要 ：本文就数字金融档案建设现状及存在问题和发展方向作一些探讨.数字金融档案建设现存问题主要有：①数字金融档案管理方法滞后；②缺失建设数字金融档案理念；③数字金融档案管理安全性差.建议：①建立与数字金融相配套的的金融档案管理系统；②加强金融档案数据库的海量建设；③建立数字金融档案管理中心；④建立高素质数字金融档案执法网络队伍；⑤建立数字金融档案备份建设常态化考核制度；⑥发挥数字金融档案服务功能作用.

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数字金融档案建设是指运用现代信息技术提高金融档案工作现代化管理水平,对金融档案管理中的生的新问题、新理论与新原则重新思考,确立金融档案管理与服务在互联网中的基本架构与基本模式,实融档案为社会服务的功用.

近年来,各级金融部门对档案工作都比较重视,在人、财、物上予以重点倾斜,并且注重从上至下的金融档案管理考核与升级,使得档案管理工作得到了较好的发展.但是,随着以办公自动化、金融信息化为核心的新一轮金融体制改革的深入发展,金融部门的档案管理工作已明显滞后于金融工作的要求,强化数字金融档案建设已成为数字金融过程中亟待研究和解决的问题.

金融档案信息具有自身的特点：一是政策性.国家颁布的具有法律效力的金融法规、金融政策等文件,有很强的行业指导和法律制约作用.以制定国家利率政策来说,我们可以从数字金融档案信息中,通过分析了解国家利率政策变化情况,预测金融发展的方向,掌握和调控整个社会的内在消费、经济产业结构和社会市场供求,进而发挥金融信息对社会经济和经济社会的宏观调控作用,因此,数字金融建设的重要性日趋彰显.

现就数字金融档案建设现状及存在问题和发展方向作一些探讨.

1.数字金融档案建设现状及存在问题

1.1 数字金融档案管理方法滞后.一是金融电子档案文件凭证作用缺失.到目前为止,绝大多数金融部门已全面实现了办公自动化,工作中形成的电子文件也已经开始作为正式文件使用,长久以来使用的纸质和拷贝的文件只是作为工作中的辅助性文件.但是,各部门在开展金融工作中形成的各类文书并未加盖电子印章,电子文件的凭证作用受到置质疑,致使很多重要的文书依然只能以纸质而不能以电子文件形式进行传递并保存.二是草稿电子文件管理失当.金融部门已基本应用办公自动化软件进行起草、处理公文,经过有关领导审阅和反复修改后,传送的文件基本上是最后的正式文件,也就是说的定稿.原始的草稿文件大部分被修改后的电子文件覆盖,历次修改稿并未纳入档案管理范畴,而归档文件都是领导签发的正式文稿,使得一些具有许多重要修改过程信息的草稿电子文件被随意删除.

1.2 缺失数字档案建设理念.金融机关信息化建设意识较强,近年来投入大量精力开发各类金融管理软件,但对档案信息化建设的投入却相对较少.尤其在数字金融建设发展规划时的制定时,未将数字档案管理纳入规划中.使得金融档案管理无法真正介入数字金融全面规划和系统建设中,从而造成数字金融档案管理在制度上、管理模式上、服务理念上的盲目、无序和滞后.

1.3 数字金融档案管理安全性差.一是在采用办公自动化系统时没有考虑到电子文件的归档,或者有的尽管考虑到了,但设计也不全面,立卷归档时非常的不方便.或者只是简单的生成电子文件,也就是说只设计了逻辑归档功能,无法进行传输对接.只能把相关的文件目录移交到档案部门使用的服务器上,而没有进行相关的备份或者下载到可脱机保存的一些载体上,从而导致产生的电子文件有丢失的可能.二是档案管理软件与金融软件无法对接,档案管理部门难以建立完整的金融电子档案.而现行的金融管理系统时刻面临全省甚至全国范围内的重新整合,新系统所处的开发平台与老系统肯定不一致,在整合时,一旦出现新、老系统难以对接的问题,数据传输就极有可能受阻,经过多年努力逐步完善的金融信息数据极有可能混乱或丢失,带来难以弥补的损失.

2.数字金融档案建设的建议和措施

数字金融档案建设是金融事业发展的一次重大变革.作为重视信息化建设的金融部门,更应深刻地认识到这一点,进一步加大对数字档案建设的投入,加强与档案业务指导部门的联系与沟通,充分考虑金融部门档案管理的需求,共同研究、提高数字金融档案建设水平.

2.1 建立与数字金融相配套的金融档案管理系统.我们应要意识到金融档案管理系统的设计、选择与开发的重要性,将金融档案管理系统与金融管理系统相衔接,做好模块的设计、档案的分层管理、循序渐进,对传统的档案收集、整理流程、方式方法进行重新构建,完成软件管理适应数字金融管理的全面性、系统性、兼容性、规范化的档案管理要求.加快建立金融系统数字档案管理的步伐,严格按《中华人民共和国档案法》及《金融管理法》的要求,制定完善的数字金融档案管理的办法,在金融系统内部建立专业的金融档案管理队伍,对数字金融档案进行专门的管理、专业的维护和便利的提供利用,充分发挥数字金融档案的作用,为金融管理和领导决策提供优质服务.

2.2 加强金融档案数据库的海量建设.金融部门应按照国家有关文件材料归档规定,在管理制度建设上,在技术设计上充分做好兼顾,确保金融档案数字建设的的安全,确保金融档案数据库建设的的安全.一是建立完整准确的原始数据库.这就要严格把握好金融档案数据来源的准确性,保证数字金融档案数据与纸质材料的内容相一致,这是数字金融系统建设先决条件.其次,文件归档要严格实行“两套制”进行,即电子文件与纸质文件同时保存.基层金融部门的重要信息数据,在草拟、修正、审批和汇审、甚至签发、分发、归档的每一个部分,都是金融管理的一部分,具有很高的保存价值,是档案原始记录的唯一依据.此外,要做到金融档案数据库的安全万无一失.

2.3 建立数字金融档案管理中心.建立数字金融档案管理中心,对整个系统的各类业务档案实行统一的领导和管理、采用分类存放与集中保管相结合的充分发挥综合利用的方法,从而做到管理严格、检索快捷、查询顺利、利用方便、效率彰显.数字金融档案管理中心坚持统一领导,纳入机要保密重点部位.合理配置人员.金融档案的特点之一,是专业性较强,因此档案人员的配备还需要一定金融专业水平的人员,业务上必须接受档案中心的业务技术指导,形成统一领导下的松散组织,做到散而不乱,散中有序,以形成数字金融档案工作各自独立又集中统一,能自成一体又能自我完善的高效的数字金融档案管理机制. 2.4 建立高素质数字金融档案执法网络队伍.建立高素质数字金融档案执法网络队伍,是做好数字金融档案管理工作的基础.数字金融档案执法人员与其它档案工作人员一样,要有旺盛的精力、满腔的工作热情,要有正确的人生观和世界观,热爱自己的事业,要爱岗敬业,不为自己所从事平凡工作而后悔.同时,要培养数字金融档案工作者的较高的政治素质和道德文化修养.此外,数字金融档案工作者还要努力学习《中华人民共和国档案法》及其他相关的法制法规.本着事实清楚,程序合理的原则,认真做好规范档案工作行为,不但要做到知法、懂法、更要做到守法和用法,严格依法行政,大力开展依法监督的力度,增强档案法规的可操作性.因此,立足于强基固本,建立高素质数字金融档案执法网络队伍.

2.5 建立数字金融档案备份建设常态化考核制度.数字金融档案备份是将电子档案数据以载体的物理形式进行的.备份时必须做到所备份的档案材料数据具有与原件的一致性.应详细记载档案所形成和处理的原始记录、凭证记录的元素.在数字化过程中要同时开展备份工作,这样才能保证金融档案资源的安全性,以及充分发挥资源的整合功能.要将数字金融档案备份建设常态化进行全面的宣传,要将在工作中形成的档案材料随办随归的同时立即进行备份的工作工作方法作为考核制度.

2.6 发挥数字金融档案服务功能作用.定期利用金融档案举办展览活动,提高数字金融档案服务功能作用.档案展览是资政育人最好方法、是宣传数字金融的重要手段,是数字金融档案的宣传展示,是金融历史轨迹的再现,是档案功能发挥的集中体现.金融部门应定期举办金融工作档案展览活动,并将其作为常规性工作任务.以地区为单位,每3-5年整合一次档案资源,举办一次金融档案展览,向社会宣传金融管理工作的成果.通过举办展览,让社会了解金融档案,认识金融档案,以进一步提升金融档案工作的地位,扩大金融管理工作的影响.通过开发利用金融档案,为金融管理提供科学分析正确决策的重大依据.

数字金融档案建设是一项任务重而且工作量极大并且又是十分具体的工作,数字化建设不只是档案管理部门的工作,也不能单凭一些专业人员就能达到,不但需要所有档案人员的积极参与和全力配合,更需要各级金融部门对档案工作的重视,在人力上财力上给予大力支持.总之,数字金融档案建设任重而道远.