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摘 要:从电力工程档案工作的实际出发,系统分析矛盾所在,谈一些措施办法应用于工程建设中,为电力工程发展做点事情.
关 键 词：电力工程档案；措施；管理
中图分类号：C93文献标志码：A文章编号：1673-291X（2012）24-0220-02
在国家“西部大开发”的优势环境下,地区经济快速发展电网建设突飞猛进,电网架结构日趋坚强,在电网飞速发展的同时,需要其他基础的工作与时俱进.但电力档案默默无闻的弊端不断显现,与档案管理的及时性、完整性和准确性要求相矛盾.
一、现象
1.工程档案归档方面.档案管理人员需从工程计划、立项、合同的签订、可行性研究、选址、地质勘察、环境评估、开工、施工等方面的全面参与,才能收集到齐全资料及时归档,但往往在此项工作上存在缺陷.
2.档案资料完整方面.工程档案涉及面广、数量巨大,环环相扣,任何一个环节疏忽都有可能造成资料丢失,且经过多层环节传递、移交,最终到达档案人员手上就已缺乏,造成资料齐全完整方面的缺陷.
3.对工程档案重要性方面.项目建设中存在“重工程建设、轻档案管理”的现象,尤其是工程档案资料的收集、报送、利用的意识比较淡薄.认为工程档案是单位档案主管部门的事,与己无关；有的认为建设工程“合同、图纸”足以说明问题,没有必要搞得太复杂；甚至把档案作为“私人财产”,不愿移交归档.导致思想上的缺陷
4.工程档案管理责任制落实方面.虽然电力建设制度目前不断健全完善,有制度可查,但电力工程档案缺乏有效的管理制度的落实,“推诿扯皮”的现象存在.档案网络没有延伸到各个具体工程,未能形成一个覆盖设计、施工、监理等各个方面的立体化的档案工作网络.档案主管部门下现场少,对下监督指导不够.制度缺少、管理失职,是造成工程档案不到位的原因之一.
5.工作量与工作人员匮乏的矛盾方面.随着用电负荷不断整张,每年都有大量的工程新建、改造、扩建项目,而企业定编、定员工作的推进,各环节的人力资源都在优化减少.设计人员不足影响设计质量,极易造成准确性偏差；施工人员不足直接影响了档案收集中的完整性要求；建设单位档案专业人员不足致使大量完工档案迟迟不能整理归档.
二、措施
1.提高对工程档案重要性认识.电力工程档案是电力系统档案管理的重要组成部分,是电力建设与改造活动中形成的.它既是电力工程建设的真实记录,也是整个电力档案的重要组成部分,既为电力的建设、维修、治理、改扩建服务,又为电力的经济建设和电力事业的不断发展服务.因此,完整、准确、及时的电力工程档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源.所有涉及工程管理过程的人员都应给予充分认识和高度重视,并从以下三个方面提高.提高各级领导的认识.无论是规划、设计还是施工、建设单位的领导,都应从推动电力经济可持续发展的高度对待电力工程档案管理工作.各级领导要在布置工程任务的同时布置工程档案管理工作.提高工程全过程参与人员的认识.电力工程档案涉及规划、设计、施工、监理、建设等多个单位多个环节,工程项目管理过程形成不同的过程管理档案资料,这要靠工程参与者精心收集与整理,否则极易发生档案资料流失.提高档案管理人员的认识.电力工程档案能否长久保存,能否真正为电力企业长远发展提供服务,很大程度上取决于档案管理人员的工作态度和管理效果.做好工程档案管理是档案管理人员义不容辞的责任.
2.建立健全工程档案收集工作制度.将归档制度的有关规定细化到每项工作的标准程序中去,每项工作结束前都有一个收集整理和移交相关材料的程序,并将其列入工作质量的考核,使工程档案收集真正成为一项日常性工作,保证工程档案工作有章可循,有法可依,达到规范化管理的目标要求.同时,积极采取多项控制措施和手段,严格手续,做到接收材料有登记,查阅、借阅档案有登记,保证档案的完整、准确和系统；建立档案目标管理考核机制,把档案工作纳入综合考核的范畴.结合劳动竞赛、达标投产、评先创优等活动,强化考核激励,着重在领导意识、人员素质、资金落实、完善制度、收集齐全、整理质量等环节上加大考核力度,不断增强参建人员的档案责任意识.推行档案工作责任制管理,对不按规定执行的基建单位,在工程竣工验收备案后逾期不交档案的,及时提出口头或书面整改意见,仍不按时移交的,依照规定给予经济和政治上的处罚,严重的实行责任追究；实行标准化、规范化管理,即要求档案管理的收集、整理、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行,做到档案管理与工程建设同步进行,实现全过程管理.
3.加强档案管理人员职业道德教育.档案管理人员是企业的一员,企业兴衰与成败涉及每个成员的根本利益.要教育档案人员只有爱岗敬业、默默奉献,才能做好档案管理工作,才能让档案真正为企业发展服务.要培养档案人员吃苦耐劳、乐于为基层服务的精神,增强其工作责任感和使命感,让他们从思想认识上真正热爱档案工作.
4.加强档案管理人员的学习与培训.随着档案工作涉及的面越来越广,社会关注程度越来越高,工作的要求也越来越严,难度越来越大,对档案员素质要求也越来越高.通过学习与培训,不断提高档案管理人员的综合素质,不断提高其解决实际问题的能力.总之,面对目前档案部门知识老化、新技术知识贫乏的状况,加强现有档案员队伍建设,培养和造就一支具有广博知识、精通业务和恪守职业道德的人才队伍,是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务,也是提高档案管理水平,实现档案事业跨越发展的关键.
三、实施过程二交底、三控制
工程项目立项后,建设单位档案管理部门对项目管理部门进行档案交底,交底内容为项目前期和竣工验收文件材料的收集、整理、归档的范围及要求.做到前端控制.
工程项目开工前,建单位项目管理和档案管理部门对设计、施工、监理等参建单位进行档案交底,档案交底的内容主要是建设过程中文件材料的形成、积累、整理、归档的要求.各参建单位要以“建一流工程、创一流档案”为目标,认真分解档案工作目标任务.要根据规程规范要求,做好技术文件材料的形成、积累,并注重形成质量,技术文件材料的形成与工程建设同时计划、同时布置、同时检查、同时考核,保证其真实可靠.认真做好工程中期控制.
档案管理部门要加强现场的检查和指导力度,全程参与,确保工程档案各个管理环节,实现终端控制.
总之,档案管理部门深入参建单位,对不符合归档要求的文件提出意见,督促整改完成,形成闭环.在业务指导上,档案专职人员跟踪了解项目信息,随时检查指导.在具体工作中,要主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收,把工作做到现场,超前控制,把问题解决在过程中.即,档案管理是一项长期性与复杂性共存的工作,需要各部门、不同专业通力配合才能达到满意效果.通过提高素质、强化意识,相信在今后不断实践的基础上,针对电力工程档案管理中不断出现的新问题,不断改进管理的方式方法后一定会出现辉煌.档案的信息价值作用得到充分发挥后经济效益更辉煌.