加强现代建设工程档案管理

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【摘 要 】如何加强对重点工程档案资料的管理工作,使建设过程中的所有资料完整保存并发挥有效作用,是目前面临的重要课题,工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作,是一项认真严肃的技术工作,是一项系统工程,因此,要提高档案管理水平,为建设一流工程提供档案方面的几点建议.

【关 键 词 】建设工程；档案管理；工作质量

建设工程档案是在工程建设过程中形成的,工程档案管理包含于工程质量管理之中,工程质量是对包含工程档案在内的监督管理.它具有成果的成套性、形成领域的广泛性、内容的专业性、利用的时效性、管理的动态性、记录形式的多样性等特点,客观、真实的反映着建设工程全过程,是项目运营、管理、检查、维修的依据和凭证,其质量的高低直接反映着工程建设的成就.

1.建设工程档案管理工作问题分析

1.建设工程档案的作用与影响

工程档案对整个建设工程的管理具有全程、系统、真实记录的作用,用好建设工程档案对提高建设工程管理的整体水平有着重要的影响.因此,对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行加强是非常重要,有利于引起我们对工程档案管理的高度重视,更有利于工程档案管理工作的有效开展.

2.缺少专职的档案员

一些小型建设单位往往只注重工程项目的经济效益,而对工程档案资料的收集、编制、整理很不重视.缺少专职的档案员,工程档案记录不规范、不完整,档案管理工作手段落后,使档案不能真正反映建设项目的实际隋况,给施工单位在工程竣工移交带来很多不必要的麻烦.

3.竣工图质量不高

一些项目的竣工图归档不完整,修改不到位,造成竣工图与工程实际不相符；数据误差时有发现,竣工图中相关责任人审核签署经常漏缺不全,有些竣工图编制不规范、标识不统一；由于变更执行程序的不规范,极易导致竣工图误差和失实.

4.施工档案不真实

真实性是施工档案最根本的要求,是施工档案的灵魂.失去了真实性,施工档案便失去了本来意义.但事实是,一些工程档案完美得不切实际.如某单位工程的所有分部、分项、检验批均验收合格且无任何缺陷,出现了真正的“零缺陷工程”又如土方工程质量评定中的基槽开挖后的长度、宽度误差实测值均为几毫米,明显不切实际.

2.如何加强档案资料管理,提高工程档案质量

1.项目经理应重视工程档案管理

在工程档案管理中,项目经理是一个关键,他应该对工程档案有较高的思想认识,并负有对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理的责任.在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制,奖罚分明,充分调动大家的工作积极性,提高大家的责任心、管理水平,提倡敬业意识、奉献精神,提高全体管理人员的责任心,并且对档案员的工作一要支持,二要培养,要创造一个好的环境和条件,千万不能光重视直观的经济效益,注重眼前的产值、工作量,而看不到施工档案资料与工程质量的关系.实践证明,哪个工程的项目经理重视此项工作,哪个工程的档案管理就搞得好.

2.加强培训和技术交流

定期组织施工管理人员参加工程档案管理的专业培训,学习建筑安装工程新标准、施工规范和规程,定期组织施工管理人员学习先进企业工程管理经验,促进本企业档案管理水平和工程质量的进一步提高.

3.建设单位与市城建档案馆的关系

项目开工前建设单位要与市城建档案馆签订“建设工程竣工档案责任书”,从一开始就把建设工程档案的要求、责任告知建设单位,要求他们明确分管领导和专门档案人员,对工程档案终身负责,提高他们的档案责任意识；第二步是对建设工程档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导,发现问题及时整改；第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收,预验收合格发“建设工程竣工档案初验合格证”方能；进行竣工验收,由市工程质量监督站查验资料备案后,再完整向市城建档案馆报送移交建设工程竣工档案并取得建设工程竣工档案合格证”,然后才能去办产权等手续.

4.确保各种档案资料的真实性

目前我国许多工程项目的档案资料都是后整理而成.不仅不能真实反映工程实况,而且极易造成工程档案资料混乱,失去其作为工程档案的意义.因此,工程检测单位要对试验负责,严格执行见证取样制度,不符合要求的坚决不出具试验报告.

3.重点工程档案管理工作重在落实

1.一是提高认识,统筹推进重点工程档案工作

重点工程因其责任单位多,建设周期长,档案内容丰富,涉及面广等特点,威海市成立了城建重点工程政策协调领导小组,全面负责城市重点工程项目的政策研究、组织协调工作,每个重点工程项目都成立了工程指挥部,把重点工程档案管理工作作为重点项目管理的内容之一,工程指挥部专人负责档案管理工作,全程参与工程的建设过程,确保重点工程档案的齐全完整.

2.二是责任明确,切实加强重点工程档案监督

城建档案业务主管部门负责重点工程档案监督管理,定期调度重点工程档案整理情况,深入工地现场指导档案收集工作,及时接收竣工项目档案,对重点工程档案资料的收集、整理、归档工作予以监督指导.

3.三是规范实施,有效保证重点工程档案齐备.保证重点工程档案的完整性和真实性,严格把好四关：

3.1 严把前期档案资料关

工程指挥部对建设项目文件材料归档的套数、质量和移交时间等提出明确要求,在建设单位与设计、监理、施工等单位签订合同时,列入合同条款,实行档案管理工作的提前介入,跟踪督促,使各重点工程项目从立项开始,就进行档案资料的收集、归档、整理工作,保证了工程项目立项、可行性研究、项目评估、拆迁资料、设计任务书等前期材料的收集完整.

3.2 严把施工过程档案资料关

建设单位的档案部门和工程部门按照工程进度,对设计、施工、监理等单位文件材料的积累、收集、整理情况进行监督指导,发现问题立即整改,严格按照《建设工程文件归档范围》及整理规范等内容进行整理,确保重点工程档案资料齐全完整.

3.3 严把档案验收关

工程竣工后,首先实行工程项目预验收制度,组织档案专业工作组,严格按照《重点工程建设项目档案验收办法》规定的验收标准进行预验收,预验收不合格的,限期整改并复验.复验合格后,向档案管理部门提交自检报告、重点建设项目档案验收申请报告和申请表,在完全具备档案验收的各项环节后,报档案主管部门进行档案验收.

3.4 严把项目档案移交关

工程建设项目完成后,设计、施工、监理等单位按合同要求向工程指挥部移交工程项目档案,工程指挥部协同城建档案管理部门对文件材料进行审查或会审,严格按照重点工程档案归档范围要求,缺一不可,确保每一项重点工程档案都齐全完整,确认合格后才能办理移交手续.强化培训,努力提高档案人员素质.建设工程档案管理部门要高度重视重点工程档案的培训工作,严格按照《建设工程文件归档范围》及整理规范等内容对施工、监理等单位的档案管理人员进行集中培训学习.通过学习,使每名档案管理人员的业务水平得到提高.

4.结语

随着我国经济建设的快速发展,城市建设也日新月异,各项基础性设施建设也随之突飞猛进,因此也给城建档案管理工作者带来一定的压力和挑战,因而,城建档案管理工作愈发显得重要.