工代赈项目建设档案管理

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[摘 要]以工代赈工程项目档案是项目策划、项目建设、项目验收、项目投入使用、实现以劳代奖的重要依据.在工程建设和管理中起到了非常重要的作用,是工程建设的真实记录和反映.完整、准确、系统的项目档案对国家实施以工代赈项目的意义起着非常重要的作用.2011年结合我旗交通以工代赈项目部制定了一些具体的创新措施,严格落实有关法律规程制度,确保了工程档案管理步入良性循环的轨道,在盟级验收中获得了一致好评.

[关 键 词]档案；管理创新；信息化

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2013）16-0040-02

1工程建设档案概念

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式,是把往复不断的现象真实的记录下来,成为人们进行反复观察和研究历史现象,准确寻找事物发展规律的可靠依据.

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录就是工程档案.工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作,含准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件.

2加快档案现代化创新管理

2.1落实项目档案领导责任制,建立健全工程档案管理组织和管理制度并监督有效运行

（1）统筹部署,完善体系制度.以工代赈项目由各个相关部门成立档案管理领导小组,并按照统一领导、分级管理的原则,建立了项目负责单位、施工单位、监理单位等主管组成的档案管理网络.负责各职责范围内档案的收集、整理工作,并确保归档资料的完整性、真实性和准确性.档案管理以国家、行业有关档案管理规定为依据,结合项目档案的归档要求,以文件形式编制并联合下发了《工程档案管理实施细则》,规范了各参建单位的归档范围及职责要求,明确了移交档案的时间、数量和质量,对档案资料的形成和流向进行了追踪管理.

（2）建立现场办公制度.档案管理人员要做到现场办公,进行现场调查,参加技术例会,了解工程进展情况,做好详细记录,了解档案形成情况和收集对象,有针对性地开展工作.对出现的问题,能够及时查出参考性资料,协助解决问题.所以,要在主动做好对工程档案业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时,对登记在册的主要环节进行清查、摸底、分析研究,积极探索,特别是对一些影响大、涉及质量的关键环节,不但深入现场进行业务指导,而且还与各参建单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查,了解工程的实际情况,在思想认识上达成一致,再制定档案整编方案,做好项目档案的示范样本,现场指导、实地操作,及时解决疑难性问题,并做好该工程的跟踪服务工作,创出了重点工程服务的新路子,得到各参建单位的好评.

（3）建立资料归档会签制度.工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度,还应与相关部门形成考察培训资料会签制度,避免考察资料的流失,为工程项目日后使用提供方便.

拓宽新领域,扩大收集范围；对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料,档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点,及时扩大收集范围,保证竣工档案的完整性、连续性,反映工程运作全过程.

2.2稳定档案管理人员,不断提升档案业务技能

在工程建设期间,为提高大家的档案意识和档案管理知识水平,定期对各参建单位档案人员开展档案知识专业培训.稳定档案人员队伍,保证档案管理的延续性.许多工作,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善.另外,要建立健全必要的人员进出管理制度,促进档案工作持续稳定发展.同时,要加强对现有档案人员的继续教育.工程公司采取“请进来指导、走出去学习”的方法,组织档案人员通过调研、现场观摩、培训等方式提升自己的专业技能和业务水平.本项目参建单位较多,资料员的管理水平也参差不齐,针对这一情况,各个相关部门联手进行基础培训,多次派出管理人员赴外地参加培训、学习,回来后及时组织参建单位宣贯、培训用于施工过程中,从而更有效的确保归档文件材料的案卷质量.强化过程控制,梳理归档流程,严格把关审查归档文件,确保归档文件质量关.为加强工程档案的管理工作,工程推行“合同管理制、建设监管制”,为工程档案的超前控制创造了良好的外部环境.

（1）理清工作思路、制定统一标准,使档案工作有章可循.根据档案管理必须与建设同步的原则,在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则.各参建单位进场时,便将相关管理制度和标准及时贯输到各施工单位,要求把工程档案管理纳入工程建设计划和有关档案管理人员的岗位职责,努力实现档案资料的“精细化”管理.对文件资料内容的字体、字号、行间距、编号等统一标准,并要求所有工程文件必须使用激光打印机打印,所有签名为黑色碳素墨水书写.

各专业根据评定标准以及本项目的实际情况,下发单位工程一览表,并且统一了施工技术记录、工程联系单、设计变更单等施工文件的表式以及卷内文件排序.

（2）严格过程管理,为编制高质量竣工资料打好基础.明确要求各参建单位工程文件的形成、积累、立卷和整理必须接受各管理单位的统一监督和指导,统一使用电子信息化管理,文本和电子版一并产生,工程公司和监理公司对文件的规范性进行审核,发现问题及时通知施工单位整改闭环,这样把工作量消化在常态管理中,大大提高了竣工资料组卷和审核速度.

（3）加强设备文件完整性管理.设备资料的收集工作由设备代保管负责,再由工程公司物资主管确认,收集完整后交由工程公司资料员进行分发、组卷、归档.凡发现设备材料不齐全,签字、盖章不规范等均做好记录由物资专业协助代保管单位进行催要、完善.（4）加强设计变更的管理.由于专业多,反应变更的形式也多样.我们要求各施工单位按专业对所有变更文件（如图纸会审、成品确认单、工程联系单、工地代表修改通知单、设计变更申请（联系）单等文件）一一整理并进行反馈,并在单位工程一览表中反映出跟本单位工程有关的所有变更.

（5）加强竣工草图的管理.要求施工单位专业技术人员根据现场实际情况编制竣工草图,在每一份竣工草图后附上本卷册编制说明以及有关变更文件的复印件,要求监理和管理公司专工对竣工草图进行审核.努力做到图实相符.

（6）把好审核关.对归档范围和组卷顺序作了明确规定,要求各参建单位上报竣工资料移交计划；对竣工文件的质量,采取严密的审查流程,将竣工资料按单位工程落实到责任人.做到每一份文件在专业管理、资料管理上均有专人负责.规定每一卷竣工资料中均附上“竣工资料预检/复检情况表”,各环节审核人员进行确认签字.将存在的问题及时反馈给施工单位进行整改,以保证竣工资料的准确性、齐全性和完整性.

（7）把好整改关.认真对待各种形式的指导、检查,对其产生的不符合项,不间断地进行跟踪管理,要求施工单位自查、复查,落实整改措施,将整改问题解决在组卷之前；本项目共形成不符合项报告十份,不符合项19条,均已进行了整改闭合.

2.3竣工验收备案与档案管理工作结合

工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序,其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分,也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据,而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的,因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来,委托各级城建档案管理机构管理,对深化建设工程管理体制,规范档案收集、整理、归档、保管,建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的.

2.4成果效益

综上所述,建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用,也是加快基础设施现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一,我旗以工代赈在建设过程中采取了多种有效的创新管理技术,取得了优异的结果,真正实现了以工代赈项目的施工质量和意义.