城市图书馆新馆建设档案管理

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进入新世纪,我国图书馆事业的发展也进入了一个新的阶段.在城市化进程不断加快,城市公共文化服务体系不断完善的大背景下,城市图书馆的新馆建设尤其引人注目.从特大城市、大城市到中小城市,大规模的新馆建设工程方兴未艾,新馆建设蓬勃兴起.可以说,图书馆正面临着历史上最好的发展机遇,在城市文化建设中的标志地位日益得到凸显和加强.2012年,濮阳市委、市政府决定作为重点项目在濮阳新区建设濮阳图书馆新馆,新馆位于濮阳新区教育园区内,五所学校呈半圆形环聚在四周,中间七个综合性场馆呈七星分布,图书馆是七星之四——“文曲星”,新馆建成后也是濮阳新区十大标志性建筑之一.在新馆建设前期准备工作中、建设期间和建好验收评估的时候,有大量的文字材料,图纸图片文件等,需要对这些资料进行建档管理.

1.新馆建设档案的意义和作用

在新馆建设过程中会有大量的文件材料,诸如工程准备阶段的立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘测、设计文件,招投标文件等；监理文件；施工文件；竣工图；竣工验收文件和新馆运营档案等六大类文件需要建档保存.在建设过程中我们深刻地感觉到,建立新馆建设档案意义和作用十分重大,第一,建立新馆建设档案是国家法律、法规的强制性要求.根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》第十六条规定：“建设单位应根据工程规模和工程全过程中产生的文件材料规定详细的归档范围和内容,以确保归档文件材料的完整性.”图书馆有责任和义务建立和管理新馆建设档案.第二,新馆建设档案是图书馆整体档案的重要组成部分.图书馆建设历史是图书馆历史的重要组成部分,而新馆建设档案全面真实地保存并再现了城市图书馆新馆建设的全部历程,既有成功的经验留存又有失败的教训总结,既有参与新馆建设各个方面机构及人员的资料,又有新馆建设过程中所发生时间的资料等.第三,新馆建设档案对于图书馆建筑用后评估,图书馆建筑的调整、改进、修缮、将来的改造都具有很大的帮助.图书馆建筑的用后评估越来越受到人们的重视,用后评估的一个目的就是看建筑是否实现了当初的设计目标并分析出现问题的原因,图书馆建设档案对于用后评估的作用不言而喻.城市图书馆新馆建设完成后,随着时间的推移,不可避免地要对其空间、结构等作出一定的调整、改进、修缮以至改造,馆建档案中的勘察、设计、施工等资料是保证上述工作成功的重要资料.第四,新馆建设档案对于其他城市图书馆建设具有很好的参考借鉴作用.随着我国经济社会的不断发展,城市图书馆新馆建设也会持续发展.图书馆建设档案对其他城市图书馆的新馆建设工作也具有很大的参考作用,有助于他们丰富思路、少走弯路、提高效率、降低成本.

2.新馆建设档案的范围和要求

新馆建设档案的范围包括图书馆建筑工程档案、新馆开业业务准备、新馆庆典等资料.新馆建设档案是全面收录与城市图书馆建设相关的一切形式的文献资料,包括纸质资料、照片、录像、电子文件、手稿等,时间范围上包括从新馆建设规划一直到用后评估各个阶段的有关资料,是图书馆档案的有机组成部分.

《建设项目（工程）档案验收办法》规定,归档的文件,档案必须达到完整、准确、系统,保障生产（使用）、管理、维护、改扩建的需要.档案的完整指按国家档案局和国家计委、国档发[1988]4号文件所确定的内容,将项目建设全过程中应该归档的文件、资料归档,各种文件原件齐全.档指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程,做到图物相符,技术数据准确可靠,签字手续完备.档案的系统指按其形成规律,保持各部分之间的有机联系,分类科学,组卷合理.

3.新馆建设档案的管理

根据档案资料管理的有关规定,新馆建设档案的管理显得尤为重要.要管理好新馆建设档案,笔者认为,必须做到如下几点：

第一,要指定专人负责图书馆新馆建设档案的建立与管理.档案建设应贯穿城市图书馆建设的始终,从城市图书馆建设规划起就要安排专人进行档案的建设和管理,务求全面、系统不遗漏.

第二,根据国家有关法规和本馆建设的实际情况制定新馆建设档案管理工作细则,并确立建档分类标准.可以按照如下分类管理：新馆建设组织机构文件、可行性研究与任务书、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、工艺设备、涉外文件、财务器材管理、新馆庆典资料以及其他资料等.

第三,新馆建设过程中会产生大量的文件资料,一定要注意随时整理归档,不要等到最后再处理,如果等到最后再整理,既容易造成资料的丢失,也不便于建设过程中的查阅.关于新馆建设的规划、立项报告、可行性研究报告、工作计划、会议资料、各种合同、调研资料、财务资料、宣传活动资料、验收资料、用后评估资料等都要注意收集和组织,照相和录音、录像更是需要及时摄录和收集,文字资料若当时没有收集,以后还可以补充或追记,而音像资料如果当时没有摄录,以后则无法弥补.

第四,利用计算机辅助新馆建设档案管理.积极运用现代化的技术手段,对新馆建设档案信息进行存储、管理,提高工作效率,便于科学管理.传统的档案管理有一定的规范性,由于手工立卷操作较麻烦,效率低,易出错,因此,传统的管理方式已远远不能适应现代档案管理的要求.要改变这种传统管理方式,实现以电子档案为主要管理对象,以计算机操作为主要方法,以实现共享为工作内容的现代档案管理方式.为此,首先要更新观念,掌握现代化技术；其次要有现代化的设备.当前计算机已应用到社会的各个领域,档案计算机管理是发展的必然趋势.利用计算机、扫描仪等现代化设备可以大大提高立卷、归档工作的效率,变手工操作为高质量的计算机辅助立卷、归档管理,既做到了省时、省力,又做到了方便快捷.根据档案工作与图书馆新馆建设档案业务相结合的原则,有些档案可以利用图书馆计算机的数据进行存档,有些可以单独编制应用软件,实行档案工作的计算机管理.在收集整理资料的同时,将其随时扫描存储并按照一定的规则建立图书馆新馆建设档案资料数据库,一则作为档案的电子备份,二则便于建设过程中的查询和调阅. 第五,归档时必须有竣工图.竣工图应逐张加盖竣工图章,竣工图章内容包括：“×××工程竣工图”、“施工单位名称”、“编制人”、“审核人”、“技术负责人”和“编制日期”.图章规格尺寸为“70mm×50mm”.

第六,档案行政管理部门要派员参加初步验收和竣工验收.档案验收应与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行,重点应放在初步验收阶段.初步验收时,在验收主管单位组织下,档案部门着重抽查项目档案的归档情况.工程规模大、档案案卷数量超过1000卷的,抽查15%的项目档案；工程规模小,档案案卷数量在1000卷以下的,抽查30%的项目档案,评价档案资料的完整、准确、系统性情况以后写出初验意见,对存在的问题提出改进要求,限期解决.竣工验收时,项目规模较大、较复杂的,应有档案的专题验收报告.工程规模较小的,则应在验收报告中写明档案的情况.在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价.

第七,提高新馆建设档案管理工作人员的素质.档案工作人员的素质是影响档案开发利用工作的重要因素之一.作为档案工作者,不但要有较强的政治素质,还要有较高的业务水平,也就是说,负责这项业务档案的人员必须具有摒弃名利观念,甘当无名英雄,具备“长作绿叶扶红花,甘为蜡烛明他人”的职业道德,也要具备全面、系统的知识素质,不断地充实自己,不断地学习专业知识,才能做好这项工作.因此,要加强对档案工作人员的政治思想和职业道德教育,同时还要加强对他们的业务培训和业务指导,帮助他们全面系统地了解档案工作的基础常识和工作方法,尽快掌握有关的新知识和新技能,以适应新馆建设档案工作的需要.

第八,争取图书馆领导对档案工作的重视和支持.图书馆新馆建设档案管理人员应主动地向馆领导提供所需的档案资料,让领导在实际工作中进一步了解档案的作用,体会档案的重要性,从而争取在人、财、物等方面给予足够的重视和支持,进一步促进图书馆新馆建设档案的开发与利用.

第九,馆领导和每个参与新馆建设工作人员都要有存档意识和习惯.可以通过举办档案业务培训班、开展咨询服务等多种形式,培养工作人员的档案意识,无论是有关部门下发的文件,还是在新馆建设工程中所形成的文件和活动资料,领导和每个工作人员都要及时加以收集,交给专职管理人员.各部门要将各部门的档案资料收集齐全,经整理核对后,除办手续需要交给有关部门的外,另备一份交给本馆的专职新馆建设档案管理人员,不能随便丢弃和私自占有数据和资料,防止和杜绝有价值的材料遗漏或丢失,确保档案材料的真实性和完整性.

（作者单位：河南省濮阳市图书馆 来稿日期：2013-04-16）