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会计档案是会计管理工作的基础,其所包含的会计信息内容具有原始凭证性、系统性和连续性,它能为煤炭企业的会计预测、经营决策和控制提供依据.本文分析了煤炭企业当前会计档案管理的现状及其存在的问题,并提出了完善会计档案工作的对策和措施.
一、企业会计档案管理的重要性
会计档案的收集、整理、立卷、归档工作也是财务管理工作的重要内容,是会计档案形成的前提和基础.所以,进一步加强会计档案管理势在必行.会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分.然而,会计档案管理这一财务管理的最后环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接影响了财务管理的质量和水平.财务档案管理是一门学问,里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索.通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质.因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要.
二、企业会计档案管理范围及种类内容
（一）会计档案的管理范围包括：会计凭证、会计账簿、会计报表和有关会计核算专业资料.它是全面、系统、连续地记录和反映经济业务的重要史料和证据.
(二)会计档案种类和内容
1、按照内容分类.（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证.（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿,其他会计账簿.（3）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,查账报告、验资报告、其他财务报告.（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、票据,存储财务资料的光盘、磁盘、
U盘,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册等其他应保存的会计核算与管理资料,以及合同、章程、董事会纪要等与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料.
2、按照保管期限分类.会计档案分为永久、定期两类.定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类.各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起.
3、按照密级分类.分为秘密、机密、绝密三类.
三、加强会计档案管理的措施
（一）规范会计档案立卷.装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章.封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全.装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容.年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留.必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订.装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章.年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”.
（二）加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制.单位的会计档案,应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定,明确会计档案的保管是单位的档案管理部门,由财务部门将本单位的会计档案整理规范,在财务部门暂保管
1年,期满后编制会计档案案卷目录,连同打印的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案,向单位的档案管理部门移交.
（三）规范会计档案保管.财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续,将会计档案移交档案管理部门保管.未建立档案管理部门的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责.要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施,对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位档案部门或财会部门保管,不得自行存放.对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案部门保管.凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续.
（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理.各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行.会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册.机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁.对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止.各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派人监销.监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导.
（五）加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量会计人员是会计档案整理的第一责任人.会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低.因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作.
（六）加大会计档案的监管力度.结合实际,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程.在各项会计业务检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督.