民营企业会计档案管理中存在的诚信问题

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摘 要:近年来,民营企业财务会计活动中的诚信问题日渐突出,作为记录和反映市场主体经济业务的重要证据和史料的会计档案也出现了严重诚信危机.民营企业在会计档案管理方面的问题主要表现在基础工作混乱、档案资料不符合会计规范、业主短期利益思想严重.在加强会计档案管理中的问题主要有法律与自律问题、真实与信用问题、服务机制问题、管理体制问题、档案意识问题.

关 键 词:民营企业会计档案管理

近年来,民营企业在生产经营活动中尤其在财务会计活动中的诚信问题日渐突出,作为记录和反映市场主体经济业务的重要证据和史料的会计档案也出现了严重诚信危机.某些民企管理者出于损公利己的目的,而置《会计法》、《档案法》于不顾,任意伪造财务报表、篡改会计记录及伪造或变造票据、凭证,导致会计档案信息的严重虚假,损害了国家利益,也制约了民企自身的健康发展.

一、当前民营企业会计档案管理中存在的问题

1.基础工作混乱

这是个体私营企业会计档案出现诚信危机的源头.一些应当建立会计档案的业户不建档或资料混乱,不按《会计法》、《档案法》、《会计档案管理办法》等的规定进行立卷、归档和管理,一些业户在“档外设档”,采取真资料内部归档,而以虚假会计资料形成伪档案应付调查,建立两套档案,分别管理,分别存放,因工商和税务机关无搜查权利,因而可以瞒天过海,对基础性的会计档案资料如企业原始凭证、会计记帐凭证等不按规定的要求填写,填制不符合规范,通过夸大和缩小的方式达到隐匿事实的目的,并且不能按要求把有关账簿完整归档,而全凭自己的利益需要,会计档案管理制度形同虚设,生产经营和经济业务活动缺乏必要的原始会计记录、计量、确认等基础性工作制度,使会计档案信息源建设缺乏可信的基础.

2.档案资料不符合会计规范

表现有:转帐凭证后面不附据以说明转帐理由的原始凭证,无根据肆意进行转帐和调帐现象严重,记帐时不记摘 要或记录模糊不清,借贷方发生额在双方互相以红兰字进行串位,使得累计发生额严重脱离业务发生的实际数额,给利用档案资料进行分析者带来极大不便,帐、表、物互不相符,尤其是往来帐目因挂帐或列帐不符的情况更严重,不及时处理应处理的款项而长期无原则挂帐,混淆长期投资与应收款项的区别,其管理与核算极为混乱和随意,等等.

3.业主短期利益思想严重

相当一部分个体私营业主出于短期行为和对经济利益的不当追求,为了近期、局部的利益,指使、强令会计人员在会计档案资料上弄虚作假,会计人员作为个体私营业主的雇员,不得不奉命造成假档案,作假会计资料,使会计档案信息严重失真,有些会计人员受个人利益驱使,放弃职守,或知情不举,甚至为业主的违法违纪行为出谋划策,与业主串通.

二、加强民营企业会计档案管理所要解决的问题

民营企业经营管理活动的特殊性尤其是财务会计活动的特殊性,决定了建立民企会计档案应从法律与自律两方面着手.我国目前已有《会计法》、《档案法》、《会计档案管理条例》等一些可对民营企业会计档案的建立和管理起指导作用的法律、法规,但并没有形成具体针对民营企业特点的规章或制度.由于我国当前处于经济体制转轨期,法律机制的不完善,势必妨碍企业在对密切关系自身根本经济利益的会计档案资料管理上自律机制的形成或有效运行.故应在尽快构建有针对性的法制体系的同时,由作为民企管理者的工商行政管理部门和作为会计档案管理者的财政部门颁发自律准则,逐步让民营企业为了切身利益而规范自己的会计资料建档行为,建立起政府监管与民营企业自律监管相结合的会计档案监管体系.

真实性是档案的生命所在,会计档案尤其如此.但目前由于民企经营机制的不完善和部分民企管理者素质不高,导致民企经营管理活动中会计信息失真问题极其严重,相当一部分企业自设三套帐,即面向工商一套,面向税务一套,自留一套,这必然造成企业会计档案的信用危机,背信者得益,守信者吃亏.为此,国家工商、财政和档案部门必须建立起民营企业会计档案信用评估体系,运用科学方法,对民营企业经营者的个人财务信用、财会人员的能力素质、对内对外会计记录等各方面做出全方位的评估和预测,从而确定民营企业会计档案资料信息的信用级别.工商部门应定期对民营企业各类会计档案资料进行信用等级评估并做出具体明确的会计信用调查评估报告,根据报告进行量分评级.调查报告经审核后,也必须归档备案.

一方面,民营企业内的会计档案管理机构要定期向工商、税务部门及其他国家有关的利益方提供本企业财务会计行为信用报告,为做好对民营企业运行监控和制定政策、做出决策、改善经营、加强管理提供依据,另一方面,应用户的要求,编制财务会计信用报告,为用户是否与其发生经济关系提供参考.此外,可利用会计档案提高企业的经济效益,因为其无形的监督作用,可促使民营企业尤其是一些小型的家族式民企摒弃传统、落后的财务管理方式,充分利用现代化的财务管理方式,降低交易成本,提高经济效益.

4.管理体制问题

迄今为止,民营企业会计档案还没有专门的管理制度和方法,民营企业管理档案时,只是参照行政事业单位或国有企业的管理标准,往往是各家有各家的管理体制,各自为政,没有一定的管理系统,缺乏统一、规范的管理模式.为此,需要探讨建立符合民营企业实际的健全的会计档案管理机构,机构的设置要有利于开展档案工作,同时,要建立健全会计档案管理的制度,将制度和规定纳入企业岗位责任制和考核办法之中.从民营企业整体角度来看,除财会部门自身之外,民企领导层、经营管理部门等也都或多或少地会形成一些会计资料或与会计工作有关的资料,资料形成分散,往往会影响档案的收集.这就需要一方面提高有关部门和有关人员的档案管理意识,使之积极主动地归档,配合会计档案管理部门的工作,另一方面要建立会计资料的传递、登记制度,实现动态管理,一旦发现遗失,必须及时查找和补救,以确保会计档案资料的完整性.

5.档案意识问题

民营企业业主一般都懂经营管理,懂帐务处理,但对会计档案管理既知之甚少,也不重视,重“帐”轻“档”思想严重,这是造成民营企业会计档案管理混乱的一个重要原因.因此,必须提高民营企业业主的档案意识,使之充分认识到会计档案的潜在价值,以及会计档案带来的社会和经济效益,认识到会计档案是企业管理工作的基础之一,是重要的信息资源,会计档案管理工作的好坏,是一个民营企业综合管理水平的体现,从而自觉地参与和督促会计档案管理,为搞好民营企业会计档案管理工作提供有力的保证.

当前,有必要尽快出台《民营企业会计档案管理条例》或类似的规章,把民营企业会计档案管理纳入国家工商行政部门对民企进行指导、引导和监督的范围,要严格规定会计档案管理的具体操作程序,在不损害民企正当利益和合法财务秘密的前提下,赋予工商部门必要的建档权限和管理手段,国家工商行政管理部门要制定管理准则,统一规范民企会计档案管理行为,以提高工作效率和质量,作为民企财务活动监管者的财政部门有必要从民企特点和实际出发,研究建立民企会计档案的有效措施,以规范民企经营行为,维护市场经济的有序竞争,还要加强工商管理人员在会计实务、档案管理方面的业务素质和操作技能培训,从民营企业自身的特点出发,注重培训实效,注重对民企会计诚信案例的研究分析,并且要做到培训成本低、见效快,因此,工商和财政部门要从民企会计管理的需求出发,增强业务指导和业务培训的针对性.

(责任编辑:刘璐)