企业采购成本的有效控制与管理

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[关 键 词]采购成本；有效控制；管理

采购活动是企业经济活动的重要组成部分,采购成本的有效控制和管理对企业的经营活动和经济效益至关重要,采购工作是企业生产经营活动的准备,更是增加企业经济效益和增强企业实力的重要手段和途径.

一、影响采购成本的因素

首先,构成企业的产品成本和采购成本主要部分的是原材料和其他物资的采购价格.采购价格随时间变化、政策环境和供需情况等发生波动,在很大程度上决定了采购成本的高低.

其次,采购策略对于采购成本的高低起着十分重要的作用.采购策略是在综合考虑采购种类、数量、价格和时间等诸多影响采购成本的基础上采取的采购方案和规划.具备预见性和灵活性的采购策略,可以避免物资及成本的浪费,进而节约企业的采购成本.

再次,采购人员的素质在很大程度上直接决定着企业的采购策略.人的参与是影响采购成本的最大变量,采购成本的控制和管理需要具备综合素质和专业技能的采购人员.

最后,采购数量、物资的运送方式和储备方式也在一定程度上影响着采购价格,进而对采购成本产生影响.物资的采购数量在一定程度上影响物资的采购价格,进而影响采购成本的高低,通常而言,采购数量越大,单位成本价格就越低.

二、采购成本的有效控制与管理策略

1.建立完善的采购制度

采购活动是企业采购部门和外部供应商联系的纽带,采购工作涉及的范围比较广,因此企业需要制定严格完备的采购制度和采购体系,以规范企业的采购活动,提高采购的效率,为采购部门的采购行为提供指导和规则.

首先,完善的采购制度需对物资采购的申请、物资采购的批准主体、物资采购的具体流程、相关部门的责任等内容做出具体明确的规定,为采购部门的活动提供明确的依据,规范采购从业人员的采购行为,避免出现企业内各部门间互相推诿的情况.

其次,企业内部应建立采购价格管理台账和价格评价系统.作为对采购成本影响最大的因素,采购价格的确定与评价是实现采购成本有效控制和管理的前提,企业内部采购部门需要将所有采购信息进行整理并予以记录,形成专门针对采购物资的价格管理档案,为以后的采购活动提供价格对比依据,为未来的采购活动提供参考和借鉴.

同时,对于重点材料的采购价格,有必要建立专门机构,专门负责收集影响价格变动的信息和资讯,并对其予以分析和评价,构建配套的价格评价体系.

最后,企业内部应建立供应商档案并予以跟踪管理和及时更新.为提高企业采购的质量及效率,降低企业的生产成本,企业有必要对满足企业特定条件并经严格审查的供应商的相关情况如供应商的地址、和交易方式等具体信息予以记录,建立完善的信息档案,便于实现企业与供应商之间的沟通联系,有助于企业控制采购成本.同时对已经建立的供应商档案进行定期或不定期审查、评价和更新,以便于供应商的筛选,保证供应物资能够满足企业的成本控制标准.

2.降低物资采购的价格

在影响采购成本的众多因素中,采购价格对采购成本的影响最大,因此降低采购物资价格对于实现采购成本的有效控制和管理作用显著.

首先,为降低采购物资的价格,需要对特定物资和原材料的采购市场进行调查,收集物资价格变动的相关信息,进而在采购活动中充分把握价格变动的时机,只有在对采购市场的充分调查以及对价格资讯进行收集分析的基础上,才能充分了解特定原材料的市场状况和价格走势,才能更好地把握价格变化的特定时机,使自身处于有利地位,获得价格优势.

其次,交易方式在一定程度上影响着采购成本的控制和管理,若企业的储备资金较充足,可以选择交易或货到付款的方式付款,以降低物资的采购价格.

最后,为降低物资的采购价格,可以通过招标的竞争方式,扩大选择范围,通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制,从而使企业在采购价格谈判中处于有利地位.企业也可以选择有良好信誉的供应商并与其签订长期采购协议,这样不仅可以最大程度地保证采购物资的质量,而且可以获得更多采购价格的优惠.为了节省企业资金,降低采购成本,企业可以直接与原材料的制造商联系,实现一级采购,这样不仅可以省去供应商的中间环节和获得价格优势,而且可以享受更好的售后服务.

3.提高采购人员的素质

采购人员是整个采购系统中最大的变量,采购人员素质对于企业采购活动的正常运作和采购成本的有效控制和管理有着十分重要的作用.企业应当加大对采购岗位人员的任用管理力度,为企业采购工作的开展和未来发展储备更多的高素质专业人才.另一方面,企业应重视对采购人员的基础知识和专业技能培训,以提高采购人员的专业素质和实践技能,更好更快地融入企业工作中.同时,企业应当加强内部管理,通过定期轮岗、定期考核等方式调动采购人员的工作积极性.

4.制定高超的采购战略

为实现采购成本的有效控制和管理,除了上述三种方式外,制定高超的采购战略也是一种不同于常规的采购成本控制的方式和方法,战略采购就是一种高超的采购战略.所谓战略采购是指在整体上把握企业内、外部机会,系统评估企业的购买需求的基础上,减少采购成本的一种管理方法,最高超的采购战略不是利用自身优势压制对方妥协,而是在对物资采购市场和企业自身优势的充分了解的基础上,双方在平等的基础上进行协商沟通以实现双赢的策略.集中采购就是一种通过采购量的集中来提高企业议价能力,降低企业单位采购成本的基本的战略采购的方式.

综上所述,采购活动是企业经营活动的准备环节,采购成本的有效控制和管理对于减少企业的产品成本,增强企业竞争力和实现企业的经济效益的最大化有十分重要的作用.因此企业有必要在明晰影响采购成本的因素的基础上,通过建立完善的采购制度,降低物资采购的价格,提高采购人员的素质,制定高超的采购战略,实现采购成本的有效控制和管理.

（编辑/永安）