《秘书英语》教学方法

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摘 要： 《秘书英语》是涉外秘书专业的一门专业课程,本门课程既要培养学生用英语进行秘书业务能力处理的职业能力,又要培养学生的职业素养.文章根据涉外文秘岗位工作的综合性、复杂性,针对高职高专学生实践动手能力强的特点,按照“教、学、做”一体化的教学实施原则,提出本课程可采用项目任务教学法、情景模拟教学法和案例教学法.

关 键 词 ： 《秘书英语》 项目任务教学法 情景模拟教学法 案例教学法

涉外秘书专业是一门综合性、实践性较强的应用专业,其专业课程体系综合了语言学、管理学、行政学、文书学、档案学、公共关系学等多门学科的主干课程.[1]

《秘书英语》是涉外秘书专业的一门重要专业课程,它具有很强的综合性、实践性,对提高学生的专业素质具有突出的意义,是将本专业学生培养成具有一定涉外文秘工作能力之人的重要课程.本课程旨在使学生熟悉办公室中常见的涉外业务,提高涉外英语交际能力,其中包括专业文献阅读、写作、翻译和口头交际的能力.通过该课程的学习,学生既能够熟悉管理业务,又能熟练地驾驭英语并处理日常工作,有较强的动手能力和适应能力,还能形成良好的职业道德和个人修养,成为能满足社会要求的一专多能的复合型、实用型人才.[2]

秘书英语课程应始终以学生为中心,以工作任务为核心,既注重课内面授,又注重课外实训,真正做到学做结合,使学生学会在实践中解决问题,切实培养学生的职业能力.

本课程的前导课程有《综合英语》、《英语口语》、《英语听力》、《办公室工作实务》、《商务秘书文书写作》、《秘书礼仪》.本课程的后续课程有《会务组织与策划》、《秘书信息与档案管理》、《秘书财务管理技能实训》、《秘书综合实训》.

为了使本门课程恰当地与上述前导课程和后续课程衔接起来,应做到以下几点.首先,通过对招聘广告及企业进行调查,对涉外秘书工作任务及职业能力进行分析,结合国家涉外秘书职业资格考试的考试要求,以此确定教学内容,即文秘的主要工作技能,包括涉外秘书工作岗位的九项工作任务：商务接待、办公室工作、会议安排、商务安排、人力资源管理、金融知识、处理问题、商务谈判、文书处理.其次,以典型的工作任务为导向,以具体的工作项目为载体,引导学生完成每一个情景的学习,并将学习领域与课程内容系统化,以支持能力发展.充分利用校内外实训条件,使学生能够在模拟工作场景中灵活地运用在课堂上所学到的内容.在此过程中,培养学生在涉外秘书岗位上用英语进行秘书业务处理的职业技能.同时,培养学生的职业素质,锻炼学生的为人处世能力.

根据涉外秘书岗位工作的综合性、复杂性,针对高职高专学生实践动手能力强的特点,按照“教、学、做”一体化的教学实施原则,本课程可采用项目任务教学法、情景模拟教学法和案例教学法.

一、项目任务教学法

项目任务教学法强调“教、学、做”一体化的教学实施过程,贯彻“以教师为主导、以学生为主体、以项目为载体、以职业能力为目标、以工作内容为背景”的原则.本课程可根据调研的结果、专任教师的企业工作经历及企业教师的从业经验,按照企业文秘岗位的工作过程和职业能力的递进,将学生所需要掌握的文秘职业英语知识和技能设计为具有可操作性的综合学习项目,通过教学项目把学生融入有意义的任务完成过程中,鼓励学生在教师的指导下开展合作式和探究式研究学习,从而获得理解和解决实际问题的知识和技能,充分调动学生的积极性、主动性和创新性.在该教学过程中除了让学生了解涉外文秘的相关知识、技能外,还能培养学生的沟通能力、协调能力和团队合作意识等综合素质,为学生将来的职业发展奠定基础.

教师在布置学习任务时,要有明确的目的性及可操作性.[3]任务型教学可分为三个阶段：（1）任务前：在这一阶段,教师引入任务,向学生提供材料；（2）任务中：在这一阶段,学生巩固所学到的新知识；（3）任务后：在这一阶段,学生分析执行任务情况,交换比较任务的结果.[4]

上述涉外秘书岗位的九项工作任务中,商务安排、金融知识、文书处理等工作任务可以采用项目任务教学法组织教学.

以商务安排这一工作任务为例,学生需要掌握下列职业技能：撰写总经理出差日程表、预订酒店、安排接机、预订机票等.

在课堂教学过程中,教师可以采用项目任务教学法针对上述职业技能进行实训.具体来说,教师可以为学生布置如下任务：总经理去北京开会,会议时间是两天,要求学生撰写一份总经理出差日程表.日程表要求包括下列内容：标题、日期、时间、活动安排、联系人、、地点.为了完成这一学习任务,学生需要提供公司名称、联系人、及地点.在活动安排这一栏中,学生要灵活运用秘书专业知识,并且充分考虑时间安排的合理性,例如是否安排北京市内主要景点的观光活动、安排几次商务晚餐、是否安排商务谈判等.在学生独立完成了出差日程表的撰写后,教师可以要求学生在学习小组内对日程表的内容及英文表达进行修改,比较每一份日程表的优缺点,修改完善小组成员的日程表,并选出一份最好的日程表,供全班学生一起学习.教师用上述方式进行实训,既让学生实际运用了书本上所学到的专业知识,又让学生在小组评议的过程中进行了团队协作,增进了同学间的友谊,在相互帮助的氛围中巩固了相关的专业知识.

项目任务教学过程中的活动内容涉及面广,信息量大,有助于拓宽学生的知识面.通过运用项目任务教学法进行实训,学生可以将专业知识和语言技能结合起来,在活动中学习知识,培养人际交往、思考、决策和应变能力,有利于学生全面发展.同时,在项目任务教学活动中,在教师的启发下,每个学生都有独立思考、积极参与的机会,易于调动学习的积极性,养成良好的学习习惯.

二、情景模拟教学法

情景模拟教学法是一种根据教学目标和现有教学条件,模拟现实的工作场景,创设与工作过程相关的具体情境,将学生分组参加模拟的业务活动,培养学生自主学习和综合职业能力的行为引导型教学方法. 情景模拟教学法的宗旨在于如临其境,触景生情.学生在国内学习外语,缺少大量真实的外语语言材料和真实的语言环境.传统外语教学把更多的工夫用在词汇和语法上,或多或少地偏离语言的应用目标,结果造成“哑巴英语”的出现,[5]而“哑巴英语”是无法胜任涉外秘书这一工作岗位的.

为增强学生对所学语言的感性认识,在英语教学中可运用先进的教学手段,选用内容积极、贴近教材的教学片辅助教学.这样就可以为学生提供集文字、图像、声音、人物于一体的感官刺激,这对他们更好地记住所呈现的知识、技能及提高他们的学习动机和积极性大有好处.[2]情境教学还能使英语教学由单调乏味的灌输式教学变为丰富有趣的互动式教学,使学生在动脑、动口、动手的过程中,既充分体会到学英语的魅力和乐趣,又能从中学到知识,实际地运用所学到的英语表达方法.教师创设的情境越活泼、生动、准确,学生就越能理解所传递的信息,激发表达思想的.[2]

本课程可根据课程的学习内容和涉外秘书工作的技能要求,模拟涉外秘书工作过程中的各个场景,如商务接待、会议安排、人力资源管理等,让学生以组为单位地设计并扮演相应的角色,展示企业产品推介、会议主持、招聘面试等场景对话.让学生在相应的工作环境和氛围中对涉外秘书这一职业岗位有比较具体、全面的了解,以全面提高学生的行动能力和职业素质,为后续的企业实习做好准备.

以商务接待为例,商务接待可以分为两类：日常接待和公司涉外商务接待.在日常接待这一工作任务中,秘书需要掌握的技能相对比较单一：了解日常接待的基本步骤、掌握问候来宾和送别来宾的基本表达方法.而在公司涉外商务接待这一工作任务中,秘书需要掌握的技能则更加多元化,除了要掌握日常接待的相关技能之外,还要掌握下列技能：了解机场接机的礼仪及相关表达方法、掌握日程安排表的制作、了解商务宴请礼仪、熟练安排参观公司及游览观光等.

考虑到上述商务接待工作任务中学生需要掌握的各种相关技能,教师在实训环节中,可以采用情景模拟教学法引导学生进行这一工作任务的实训.这一实训环节比较容易开展,基本上不受客观实训条件的影响,可以在教室进行.具体来说,教师可以布置学生分学习小组表演“办公室日常接待”这一工作任务,学生在准备的时候就要考虑到如下具体的工作环节：第一步,准备接待；第二步,迎接访客,确定对方身份；第三步,请访客稍加等候；第四步,通知被约见人；第五步,引领访客到约见地点；第六步,告别并完成接待的后续工作.在实际的表演过程中,学生必须熟练运用相关工作环节中要用到的英语表达方式,还要注意肢体语言、仪态,等等.在表演结束后,教师可要求观看的学生为表演的同学打分,并且给出详细客观的点评.

通过创设语言环境,可以真正实现以学生为主体的教学模式,使学生脱离以往枯燥的课堂理论讲解,让知识形象化、生动化,能够在愉快、欢乐的学习氛围中学习和巩固学到的礼仪知识和语言知识.[7]

三、案例教学法

在课堂教学中,教师若偏离了对尺度的把握,只是一味地进行理论灌输,则枯燥的理论说教易引起学生的厌恶与反感.那么如果教师对于学生应如何在实践中应用理论知识未进行任何有效的引导与指点,向学生灌输的理论知识则成了无源之水、无本之木,所教授的理论也就失去了意义.[1]

案例教学法可以有效地帮助教师避免在课堂上讲授过多的抽象理论.案例教学法是1870年美国哈佛大学法学院院长Christopher Columbus Langdell教授首创的,最早应用于医学领域,后来广泛运用于法学、军事学、教育学、管理学等学科.[8]此教学法通过提供与工作过程相关的经典案例,引导学生进行思考和讨论,分析、比较方案的优劣和可行性,从而起到借鉴作用.它的主要目的是让学生在掌握基本理论知识的基础上,通过独立思考和集体合作,进一步提高学生分析、解决实际问题的能力.案例教学法可以在实际的课堂教学过程中充分调动学生的参与性和主动性.[9]

在案例的选取过程中,教师应考虑选取一个秘书在现实工作中有可能碰到的困难或突发性难题.同时这个难题要与课程教学内容密切相关,以做到让学生在学习完理论知识后,通过典型的案例练习灵活运用所学到的理论知识解决实际工作中遇到的问题的能力.

在实际的课堂操作中,教师可向学生提供案例的几种处理方式,组织学生分组讨论,对每种处理方式的利弊之处进行深入的剖析.教师对学生提出的看法与见解不要急于肯定或否定,而要启发与引导学生自主思考,在自我论辩中得出正确的见解.同时,教师还要重视学生的参与,师生平等互动.[10]

案例教学法的适用范围比较广,涉外秘书工作中的办公室工作、处理问题等工作任务都可以利用案例教学法进行实训,教师也可以提供涉外秘书工作的案例及主讲教师的从业经历供学生借鉴和讨论.例如,教师可以让学生观摩某公司讲座展示,引导学生评价录像中的讲座内容、文秘礼仪、会场布置等,进行探究性学习.学生通过分组讨论分析后,总结出相关工作过程的特点,或者提出切实可行的解决方法,培养学生的思维能力和分析、解决问题的能力.

当然,在实际的课堂教学过程中,教师并不一定要局限于使用某一种教学方法.教师可以根据课堂教学内容的不同,综合使用上述三种教学方法.

以会议安排这一工作任务为例,学生需要掌握下列职业技能：了解参会人员着装要求、了解会议礼仪、安排座位、撰写会议通知、撰写会议日程表、会议主持、撰写会议记录等.教师可以使用项目任务教学法对撰写会议通知、撰写会议日程表、撰写会议记录进行实训；使用情景模拟教学法对参会人员着装要求、会议礼仪、会议主持进行综合实训；使用案例教学法对会议进行过程中由于座位安排不当而引起的不便进行实训.

总之,由于涉外秘书岗位工作具有综合性和复杂性,《秘书英语》课程教学不应拘泥于某一单一的教学方法,而应根据课程中不同的学习情境和学生的实际情况,采取相应的教学方法,灵活运用多种教学方法,始终体现适用性原则.