新时期医院的晋升档案管理

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[摘　要]　医院的档案信息是医院取之不尽用之不竭的财富,如何实现医院晋升档案管理对于整个医院工作的开展,以及医院的内涵建设有着特殊的意义和作用.本文主要从分析医院晋升档案管理中的障碍的角度,来研究促进医院档案管理工作的有效措施.

[关 键 词 ]　医院；晋升档案；管理

1　晋升档案管理在医院工作中的重要性

医院档案管理是指为了实现医院工作中的查考工作,将医院中各项文件,以文字、图像、声音等多种形式,作为历史记录保存起来.其中,晋升档案管理工作是医院众多工作项目中的一项,但是却是举足轻重的一些.顺利高效地实现晋升档案管理,将会为医院建设和发展提供最基础的动力.研究新时期医院的晋升档案管理工作,不仅能为医院管理实际提供有利的指导和借鉴,而且对于现在医疗和教学以及科学研究领域都有很大的帮助.

2　医院晋升档案管理中的障碍分析

2.1档案管理效率低下,落后于医院的整体发展水平

当前,大多数医院虽然拥有较健全的档案管理制度,但是档案管理的效率却不如人意,尤其是在档案收集和归档方面比较缓慢和滞后.总体来讲,晋升档案管理工作中对于现代科研技术的研究和应用还有待深入,与现代医院的整体发展水平相比,医院档案管理水平的提升空间仍旧很大.首先,医院档案管理人员在汇编档案材料的过程中,对于专题资料的汇编基本上依赖于原有的院内信息,对于院外信息却知之甚少,远未达到形势发展要求.其次,大部分档案管理人员对于档案管理工作缺少主动性,缺少主动积累、主动服务和超前服务的档案管理意识,只是医院的档案管理公众始终处于补编和急编的状态.档案管理缺乏主动性,档案编研和材料的搜集自然也就相对滞后.这一以来,现有的档案材料也许就不能及时、完全地反映出信息状况,大大降低了医院档案资料的利用率.另外,目前,大多数医院的档案材料没有完整的检索工具.手工查阅不仅费力而且费时,这个给档案检索和查找工作带来了很多困难,档案材料不能及时发挥其作为信息资源的功能.

2.2档案管理意识淡薄,相关规则制度落实不到位

档案管理意识淡薄的问题在每个医院都有不同程度的存在.首先,档案管理人员在搜集档案材料时不能对相关材料及时归档,由于缺乏档案管理意识,一些重要的档案资料得不到重视,随意存放.这势必会影响到档案资料的系统和完整,使得归档资料失去连续性.其次,现在医疗卫生行业是一个竞争较为激烈的行业,医院的大部分医疗人才是通过招聘方式从人力资源开发中心聘用来的.这部分人的人事档案通常是通过人事代理来管理的,虽然比较方便,但是当设计到调入调出等人事调动问题时,因为没有第三方审查监管,人事档案在交接和转递过程中,很容易丢失或损坏.再次,在众多的医院档案中,科技档案的受重视程度较低.现在大多数医院都有自己的重点建设学科,这些学科在建设过程中会研究出许多有价值的成果并以资料的形式呈现出来.比如项目计划、项目报告、学术论文、实验数据、信息统计等等.但是在现实的科研工作中,医院档案管理部门较少能对学科建设成果进行跟踪性纪实性的收集和积累.当这些学科建设人才退休或外调时,大部分科研成果往往会被带走,这不仅使得大量有价值的医疗信息资源被浪费,而且也不利于医院的医疗技术和研究工作的创新发展.

2.3档案管理方式落后,档案信息管理系统亟待完善

随着科学技术的发展,计算机在信息收集和处理方面的作用越来越强大.在医院档案管理工作中合理利用计算机技术,来完成档案收集、传递和开发,有利于实现档案信息化管理.但是由于某些原因现代医院档案管理信息化程度还不是很高.虽然大部分档案管理者认识到,计算机是实现档案现代化管理最重要、最基本的手段,而且有不少医院也开始尝试着使用计算机来建立电子档案.但是相应的软件支持还不到位.因为档案管理者较少能参与到在档案管理软件的设计与开发过程中,软件开发者不了解档案管理的专业要求,无法将专业性要求现在在软件中,所以管理软件的快捷、方便、高效的优点还没得到充分的展现.不仅如此,有些档案管理软件由于设计不合理,使得信息输入比较困难,信息归类也缺少严谨性,经常会出现搜索结果错误等问题,这不仅影响了电子信息的正常利用,而且也不能体现现代信息系统的技术功能和管理作用.

3　促进医院档案管理工作的有效措施

3.1强化医疗工作者的档案管理意识

档案管理工作不不仅仅是档案管理人员的事,更关系到医院的整体建设,因此需要医院全体工作者的关注和支持.作为医院管理工作者更从全局出发,努力强化和提高医疗工作者的档案管理意识.在实际工作中可以,采用学习、宣传等多种方式和渠道来广泛宣传与档案管理工作相关的法律法规和规则制度,从根本上转变全院职工的思想观念,强化他们的档案意识.首先,要让医院档案工作者认识到档案管理工作的重要性.档案管理工作虽然是一项比较致、繁琐的工作,但却关系着医院整体事业的建设和发展.档案工作者不应将管理档案视为一项可有可无的工作,而要充分认识到档案工作的重要性,从而自己增强管理档案的使命感和责任感.其次,医院各级领导要认识到自己在档案管理中的责任.做好档案管理工作,实现档案管理晋级,既是每位领导的政绩,也是每位领导的责任.在医院工作评价中,尤其要将档案管理工作的成败作为考察领导干部的重要目标,要让他们从根本是认识到自己在档案管理中的责任,自觉将档案管理工作与其他工作同步发展.再次,要引导全院干部职工积极配合医院的档案管理工作.从根本上来说,能否收集到完备的医院档案,这些医院档案能够得到充分合理的利用,在很大程度上取决于全院干部职工配合程度.实现晋升档案管理,提高医院档案管理收集、立卷到开发的水平离不开广大职工的支持与配合.

3.2提高医院档案管理的质量和标准

加强对医院档案的规范管理,实现档案管理晋升高一级,最重要的就是要提高医院档案管理的质量和标准.就当前医院档案管理的现状和水平来看,可以从以下几个方面入手,来提高医院档案管理的质量和标准.一是,认真贯彻落实档案归档制度,要确保收集档案资料的完整性和系统系.对于那些归档不及时的档案材料要及时查办,并做好相应的催办工作.为了实现档案归档的完整,要重点避免个人分散保存资料的现象.二是,要遵守档案资料的编排规律和形成规律.资料编排不仅要整齐有序,而且要保证档案材料之间的自然联系,使文件个体与整体之间具有连续性、系统性、科学性.三是,归档前要严格把好质量关,要严格规范档案材料的文字和字迹要求,要做到立规范卷、编排准确、分类科学.四是要科学建立档案目录的项目编号和检索系统.在这方面除了建立案卷目录、专题目录、计算机等检索体系外,还应不断研究和完善计算机、光盘等高科技工具的检索水平.五是,要逐步建立电子档案系统,实现档案材料的信息化管理.档案管理人员要学会通过多种渠道丰富自己的档案管理经验,要学会利用计算机来搜集档案信息,尽快实现为档案管理的现代化.