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随着无偿献血工作的不断升入开展,献血人员队伍的日益增加,对血站的档案管理和保密工作有极高的挑战.如何管理好档案并充分利用档案进一步推动无偿献血事业的规范化管理,提高工作质量和社会效益,对促进无偿献血事业的可持续的发展及正确的决策起着不可估量的作用.
1.血站档案的产生和作用
血站业务档案产生主要是采血的每个过程的记录,包括血液的采集、检验、成分制备、储存、发放、运输等.并且非常详细的记录着每一天的采、供及血液的供血量和血液的合格率、报废率,具有真实性、原始性、唯一性和不可更改性,更是重要的技术资料,这些信息资料为临床输血、筛查、血液研究奠定了基础提供了科学依据.
2.建立完善的档案工作制度
更具《血站管理办法规定》和《献血法》,血站的业务档案的保管期限不低于10年,制定了《血站档案管理制度》,加强档案的收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依、真正实现“观其卷、知其人、用其长”的目的.
3.做好档案的利用和保密工作
献血员的个人身份资料和检验结果是严格保密.提供利用时必须指定领导人审批,认真履行登记、签字手续、任何人无权擅自调阅.根据《献血法》的规定无偿献血、免费用血的原则,各地都制定了有关无偿献血者免费用血的具体规定,以鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血.采供血业务档案记载着献血员的个人信息,从而为无偿用血的顺利实施提供了可靠的保证,并通过对业务档案资料的分析,及时了解采血量及献血者分度情况等情况,及时准确的为下一步工作计划提供决策依据,进而合理的指定献血员招募目标,推动献血工作的快速发展.
4.业务档案的销毁工作
根据《血站管理办法》,业务档案的保管期限不低于10年,在根据个地方的实际情况来指定档案的保管期限,从《献血法》完善,随着时间的推移现在已经有到保管年限的档案需要销毁,在销毁要严格按着保密不公开的制度进行销毁,有主管领导批示,严格登记,保密销毁,销毁期间,不得让科室以外得到任何人员参与保证业务档案信献血员个人信息流失.
5.加强培训,提高档案人员素质
血站档案工作者一般不是科班出身,其专业素质不高,而知识信息时代强调人在管理中的重要作用需要提高档案人员素质,应该将档案人员的培养纳入血站人才培养计划,为其提供一个良好的学术研究气氛,调高档案人员的主动学习积极性,通过各种形式的继续教育不断更新知识,开阔视野,增强创新思维,提高创造能力,成为血站档案管理的复合型人才.
6.加强领导
血站的档案工作要切实的加强对档案工作的领导,建立一个有院长直接分管,分管领导全面领导,各职能部门负责和档案成员的档案网络管理模式,充分体现档案工作在血站中的职能和地位,把档案工作与血站的发展有机的联合起来,将档案的工作列入个领导的议事日程,列入中体发展规划,将档案工作内容纳入各级领导干部的岗位责任制和各部门的经济责任制中去给予考核,制定相应的奖惩措施.