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[摘 要]随着电子信息产业的发展,信息化管理得到广泛应用,档案管理工作逐步由传统模式向信息化管理模式转变,由此也带来了信息安全的问题.档案管理者应充分发挥信息技术的优势,同时利用新技术、新方法有效解决信息化档案管理中的信息安全问题.
[关 键 词 ]信息化档案管理；优势；方法
一、实现信息化档案管理的优势
1.提高办公效率.以往都是通过手工操作管理档案.信息化档案管理的最大优势是计算机处理信息能力非常强,通过计算机软件对档案资料的收集,统计、分类、存储和查阅等信息处理工作都变得方便有序,避免了人力、物力、财力的浪费,大大提高了档案管理的工作效率.
2.文件和文字信息共享.在以往手工操作管理中,大量信息闲置在文件柜中,不能共享,造成资金和资源的浪费,档案信息查找也困难,运用信息化档案管理后,实现档案资源共享,使用起来更加方便与快捷.
二、信息化档案管理的安全性及其防范
1.信息化档案管理过程中的安全问题
①网络传输过程中的信息安全.档案传输的途径是互联网,互联网具有公开的开放性,因此,档案管理信息容易被非法窃取、篡改与伪造,对于一些有密级的档案,将构成较大的威胁.
②电子档案的真实性.纸制档案的单位盖章和签字是有行的物介质,其真实性、合法性很容易被鉴别.而电子档案容易被复制与篡改,其真实性和合法性鉴别更加复杂.
③电子档案长期保存的不安全性.电子档案主要存储于硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等介质上,而这些载体具有一定的寿命,容易受到自然环境与运行环境等影响.
④电子档案管理中人员和制度疏漏.现实工作中的人员由于缺乏计算机网络安全知识和安全意识,责任心不强,没有严格的管理制度.更有甚者,某些人受利益驱动以合法身份进入系统进行添加、修改、删除档案信息等违规操作,破坏信息的完整性,对信息安全造成很大隐患.
⑤计算机病毒对档案信息的危害.电子档案在信息传输中可能会感染计算机病毒,管理系统也有可能受到恶意攻击,这些都对档案安全构成威胁.
2.信息化档案管理的安全防范措施
①使用较高安全性的操作系统和数据库.要想获得运行的高可靠性和信息的完整性、保密性,必须以系统软件的安全性为基础,档案信息管理的挑选应参照国际《计算机信息系统安全保护登记划分准则》GB17-8599选择高性能的系统软件,并应及时升级和安装补丁程序,进行必要的安全设置,关闭不需要的并存在安全隐患协议及端口.
②采用多种网络技术.安装防火墙、杀毒软件、安装入侵检测系统等手段进行网络技术防范,防火墙技术是目前最行之有效也是应用最广的一种网络安全技术.入侵检测技术是用来发现并阻止各种来自外部的非法入侵行为和内部用户的非授权活动,是作为防火墙的补充.
③采用漏洞扫描技术.漏洞扫描能够发现远端网络或主机的配置信息、TCP/UDP端口的分配、提供的网络服务、服务器的具体信息等.发现存在的安全薄弱环节,并提出改进建议.
3.信息资源的安全防护
①采用加密技术.通过数据加密对原来为明文的文件和数据按某种算法进行处理,使其成为不可读的一段代码,使其输入相应的密钥之后才能显示出来内容的.通过这样的手段,保护信息不被窃取和阅读的目的.
②身份认证.对档案信息数据库的用户进行身份检验,防止无关人员进入系统对文件信息进行访问.
③签署技术.电子文件一经签署就如同贴上了“防伪标签”,具有防篡改,防抵赖的效果,通过签署技术证实该文件合法性,其内容没有被篡改.
④防写措施.将文件设为“只读”状态.只能读取信息,不能做任何修改.在计算机外存储器中,只读光盘只供使用者一次写入多次读出,可以追加记录,但不能修改原来的信息.这种不可逆介质可以有效保护档案的原始性和真实性.
4.建设完善的安全管理制度保证档案信息资源的安全
信息化档案管理建设过程中要建立规范的管理机制,明晰相关责任,为保障网络及数据的安全运行,还需要从实际出发建立规范的管理机制.有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求,制定适应信息化建设的档案管理制度.
①明确电子文件的制作过程责任.由专人统一管理.制作者对其制作的电子档案负全责.保证在他人调阅时只能以“只读”形式查看,防止由于误操作,有意删改等原因造成文件改变.
②建设专职队伍,提高档案管理人员的素质.档案管理人员不仅要有档案管理专业知识,更要掌握计算机系统和网络安全防护知识,以确保档案信息的完整性与信息的安全性.
③在硬件及环境方面加强管理.要保持所处电子文件和计算机设备环境的温度和湿度,防止存储介质磁化,强化防盗措施,及时升级计算机服务器和数据库硬件设施,确保数字档案信息数据库在保存和传输过程中的稳定与安全.
结束语：信息化档案管理是信息技术发展的必然趋势,并为档案管理带来了生机,让人们更好地利用档案提供了方便、快捷的途径.随着档案载体不断丰富多样和档案所处环境愈加复杂多变,越来越多的因素威胁着档案的安全,电子档案管理安全是保障信息化档案管理顺利发展的重要工作,也是信息化发展过程必须重视的问题.□
（编辑/穆杨）