基于信息化视角的医院档案管理探究

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［摘 要］ 当前,信息技术发展空前迅速,信息化已全面融入到医院档案管理工作中,并且发挥着巨大的作用.本文以信息化的内涵为切入点,对医院档案管理信息化的必要性和意义进行了论述,并针对当前档案管理的问题,提出相应的解决措施,以期对医院档案管理信息化的发展提供一定的理论借鉴.

［关 键 词 ］ 医院档案管理； 信息化； 建设

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 057

［中图分类号］ G275 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）16- 0093- 02

在当前全球经济一体化和信息化趋势的推动下,信息技术普遍应用于各行各业中.医院档案管理也逐渐向信息化、科学化发展,这有利于提高医院档案管理的工作效率,加强医院管理水平,同时为医院各项工作的开展奠定了基础.

１ 医院档案管理信息化的内涵

医院档案管理是医院管理工作的一个分支,医院在行医、研发、教育等工作中形成的图表、文件、影像等不同类别不同载体的资料都称为医院档案［１］.主要包括档案中的原始记录,具有一定价值,且可以集中管理的文件,会议及病历等资料.医院档案具有数量众多,范围宽泛,门类旁杂,经常使用的特点,并且可以为医院领导制定决策提供一定参考.医院档案管理信息化的内涵有以下两个方面：①利用信息技术可以对医院档案进行系统分类,从而高效完成查询检索、文件编辑、归档保存等工作,最终改善医院档案管理效率.②将信息技术用于档案文件调取,解决纸质文件带来的诸多不便,有益于档案管理的创新.

２ 医院档案管理信息化的必要性和意义

在未实行信息化管理之前,医院档案管理工作始终处于一种封闭与半封闭的状态,管理意识淡薄,无论是档案设备还是档案技术都十分落后,而且全凭个人经验进行管理,纯属手工劳动.如果依然坚持这种管理模式,长此以往,不仅操作程序纷繁复杂,而且劳动量大,既耗时又耗力,医院也因此变得杂乱无章,既降低了医护人员的工作效率,又降低了档案资料的使用率.这种传统的档案管理办法在很大程度上制约了档案信息的查询和利用.近些年来,医院越来越重视档案信息化管理,档案管理信息化在医院管理中发挥着举足轻重的作用.

２．１ 实现医院档案管理的信息化有利于提高医院档案的管理效率和水平

医院档案既数量庞大,又科目繁多,档案管理工作日益繁杂.与人工操作相比,信息化档案管理有利于档案人员在最短的时间内查询到数据信息,速度快且效果显著,在很大程度上提高了数据的准确度,既省时又省力,提高了工作效率.由于实现了信息共享,可预防病患之间的交叉传染.所以,采用计算机网络信息技术,树立科学管理理念,实现档案管理信息化,既能提高医院档案管理的工作效率,又能提高档案的使用率.

２．２ 实现医院档案管理的信息化有利于促进医疗卫生事业的快速发展

档案管理信息化既提高了工作效率,又提高了档案信息资源的利用率,与此同时,可延长档案的保存期限,确保档案完好无损,从而推动医疗事业的健康发展［２］.

２．３ 实现医院档案管理的信息化有利于加快我国卫生医疗的信息化进程

以投保公司为例,要想确定保险费的实际额度,不被蒙骗,投保公司必须根据被保人的身体状况进行确定.这时,投保公司可以通过医院档案管理信息系统获取被保人的病历资料,这样保险公司在进行理赔时就能做到有理可依.

３ 医院档案管理的信息化建设的现状及所面临的问题

当前,尽管很多医院已广泛推广和普及信息化档案管理,但仍存在诸多问题.

３．１ 医院档案管理的信息化建设缺乏必要的资金支持

实现档案管理信息化,既需要像计算机、刻录机、扫描仪等基础硬件设施,又需要购买大宗设施设备,这些都需要花费巨额资金,与此同时,电子信息产品可谓是日新月异,更新频率高,无论是维修费还是重新更换都要花费大量资金,所以说,没有资金的支持就没有档案管理的信息化发展.

３．２ 医院档案管理的信息化建设人员缺乏信息化管理意识

很多医院领导对档案管理信息化建设不屑一顾,没能充分意识到档案管理的重要性,对档案管理工作漫不经心.有的医院并没有建立档案室,档案资料损坏率极高,而有的医院尽管设立了档案室,却也只是为了应付上级检查,根本不可能花费时间和精力去完善档案的信息化建设.

３．３ 医院档案管理的信息化建设缺乏高水平的专业管理人员

当前,很多档案管理人员既没有接受过专门的系统训练,又没有专业基础知识,专业水平不高.同时,服务方式因循守旧,信息传递渠道闭塞,档案信息搁置,无人问津,这在很大程度上严重制约了医院档案管理的建设与发展.

４ 医院档案管理信息化建设的对策和措施

４．１ 提高档案管理信息化思想意识,增强档案的信息化管理

不管是院方领导还是专门的档案工作人员都要增强对档案管理的重视度,把档案管理作为工作的重中之重.树立科学的思想观念,把医院档案管理信息化建设放在重要的位置,要从思想上提高对信息化的重视,并在实践中认真履行［３］.

４．２ 培养高水平医院档案管理人才,促进档案管理人员的全面发展

当前,很多从事档案管理的工作人员缺乏档案专业基础知识,严重制约了档案管理的信息化建设,因而医院要加强对档案工作人员的专业知识培训,使其具备良好的专业知识素养,同时掌握网络信息技术知识,对计算机驾轻就熟.档案管理人员的专业素养直接影响着档案的管理质量与利用率.

４．３ 实现档案管理的技术化、信息化,充分利用医院档案信息

要想充分发挥医院档案信息的作用,就必须实现信息共享.对医院来说,建立档案信息网络平台是非常有必要的,可以将信息档案资料及时上传到网络平台上,实现信息共享,充分发挥网络平台的作用,促进档案信息的交流与传播.可以采用发送电子邮件的方式,使档案信息的服务尤为科学化和共享化,从而加速信息资源的共享速度.

５ 结 论

总而言之,档案管理工作是医院各项管理的重中之重,对医院的未来发展起着至关重要的作用.所以说,医院档案管理的信息化建设势在必行,这既符合社会发展的需要,又在很大程度上推动了医疗事业的快速发展.

主要参考文献

［１］ 王平． 浅谈医院档案管理的信息化建设［Ｊ］． 科技信息,２０１１（１０）：７８－８０．

［２］ 郑慧萍． 谈网络管理机制中档案信息资源的收集与保存［Ｊ］． 郑州铁路职业技术学院学报,２００９（２）：４５－４７．

［３］ 孙静忠,门严． 信息化背景下档案管理问题的探究［Ｊ］． 中国新技术新产品,２０１１（１２）：３２－３４．