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【摘 要】由于超市企业的存货管理水平直接影响着超市的经济利益和发展前景,提高存货管理水平尤为重要.本文分析了中小型超市企业相对于沃尔玛大型超市存货管理方面存在的问题,从内部控制、信息化程度的提高、优化存货管理方法等方面提出了相应的解决措施.
【关 键 词】中小型超市存货管理盘点控制信息化
当前,超市的市场竞争也越来越激烈,相对于成功运营的大型超市企业,中小型超市企业普遍存在存货管理较差的现象,而超市的存货管理则影响着超市的经济利益和发展前景,因此中小型超市企业优化存货管理模式、改善存货管理方式就显得尤为重要.
一、中小型超市企业存货管理存在问题及其原因
(一)存货管理的组织架构简单,存在诸多弊端
1.账面盘存数混乱,实物管理漏洞多.存货占用超市的资金量大,商品品种繁多,实物量大,常发生隐性损失、计价混乱、账实不符等诸多问题.由于仓储盘点人实地盘点存货难度比较大,所以经常用账面盘存数量来替代实地盘存数量,以至于存货信息的严重失真,出现账实不符现象,也无法及时发现和弥补在存货管理中出现的漏洞.
2.存货缺少有效监管,岗位设置不健全,员工分工不明确.有些超市企业缺失验货员,验货工作由别的员工同时兼任,就可能会在收发途中出现错误,且因为内部监管不健全,工作人员为了避免责任,会包庇自身错误,从而使存货管理出现纰漏而管理人员并不知情,造成损失.同时由于员工分工不明确,经常发生错收、漏收、商品被盗等现象而管理人员不得知,造成存货混乱,企业利益损失,增大了超市经营的不可预测风险.
3.畅销品和滞销品处理不当.由于缺乏市场调研,对消费者的需求了解不够,工作人员凭借自身的主观想法订货,导致了滞销品的积压,占用了大量的资金和仓储空间,增加了资金成本和仓储成本,而畅销品则会无法及时上货、补货,出现缺货、断货等现象,人为地流失了利润.
4.供货行为不规范,透明度低.采购员未对供应商的货物质量、价钱、商誉动态适时监控；做不到同类别商品货比三家,以求价格最低化、品质最优化,对供货企业及时供货督促不力.
(二)存货管理的信息化水平低
大多数中小型超市员工的自身信息化水平能力较低,存货管理是通过仓库保管人员清点货架和仓库的库存,倒挤物结存数量,然后根据自身经验来判断进货量,由仓库管理人员进行验货、收货,以及出库等.但是这种人工管理方式已经跟不上现今经济信息高速发展的需求,无法满足现代超市高效率、低成本的管理要求,导致对物流背后资金流的管理缺失,存货资金利用率较低.现在好多超市已经拥有收银机、扫描器等,然而超市对于其利用率很低,也仅仅只是收银、盘存,所存在的商品信息也缺乏有效的利用,大多数情况下则是运用手工方式进行信息的收集和交换,使得存货管理的信息化程度低.
(三)缺乏经常性的实地盘存制度,存货的盘存者缺乏经验
对于超市而言其商品种类繁多、数量大,实地盘存不易,由此工作人员只是对货物进行简单的盘存,通过销售量与最初库存量进行倒挤得到现存量,对存货缺乏经常性的实地盘存.由于超市销售或耗用的存货成本是通过倒扎计算得来,这样就不利于对存货随时监控,而且会把在存货流动中等出现的错误,甚至挥霍浪费、偷盗等损失,计算到销售或耗用成本中.由于缺乏经常性的实地盘存,从而影响了会计信息的真实性,超市存货的盘盈、盘亏、积压、毁损等状况也不能够及时反映出来,而会计报表也不能真实地反映超市企业的经营状况与盈利状况,造成经营者的错误决策,从而影响了超市的发展状况,甚至会导致超市破产倒闭.同时存货的盘存者缺乏经验,不能有效识别残、次货物,且对于存货的盘存情况也不能很准确的反映.
二、对比大型连锁超市,探讨中小型超市企业存货的管理
加强超市内部控制管理,提高存货管理水平1.高效的物流管理系统是沃尔玛成功的秘诀.沃尔玛所有的店铺、配送中心都与供货商建立联系,厂商可以进入沃尔玛的电脑配销系统和数据中心,直接从POS得到其提供的商品流通动态,以此作为安排生产、供货和送货的依据.沃尔玛采取买断进货政策,固定结算货款,绝不拖延,大大降低了进货成本,赢得了供货商的信赖.
和沃尔玛相比,中小型超市根本不可能拥有自己的配货中心,也不可能有对供货商提供数据的电脑配销系统,但可以建立自己的配销系统,在达到预警状态之前,向供货商下订单,提前生产、送货.同时也可以与当地的物流中心建立良好的合作关系,以使商品安全、快速的运达,降低进货成本.而诚信是所有商业行为的根本所在,所以为了获得供货商的信任,中小型超市企业要做到货款的按时支付、不拖欠.
2.建立内控机制,对于存货流程的每个环节都必须遵循职权分离、相互制约、内部牵制、授权审批的原则.对于人员相对较少的超市企业,经营者可以直接对仓储部门进行管理,将仓储部门独立出来,把备售货物、在途品的管理从供应部门、销售部门分离出来,划归仓储部门统一管理.同时,仓储、供应、销售、财务各个环节要相互协调和制约,保证存货的安全性、完整性以及核算的准确性.
3.提升存货周转率,改善存货管理方式.加速存货周转是销售人员、理货人员的职责所在,是给顾客提供满意的、生产日期最近的商品的保障,同时也提高了顾客对超市的满意程度以及再次购买的.
进行盘点控制沃尔玛超市拥有其成功的存货盘点制度,很值得中小型超市企业进行学习.沃尔玛的存货盘点制分为两种：年终盘点和月盘.年终盘点一年一次,要计算盘点结果,计算损耗率（一般不超过0.3%）.而月盘,在沃尔玛内部称30天盘点,即在30天内,将所有商品盘点一遍（也称循环盘点）,利用现有的手持终端（基本上是实时库存）,每天在营业期间进行几个或几十个品种的存货的盘点.通过盘点查看存货的损耗,以纠正差错.由于超市企业进行存货盘点的难度很大,中小型超市可以采用沃尔玛的循环盘点方式,以30天为循环周期,每天在正常营业期间组织两到三名员工对某几样货物进行盘点,30天之内把所有存货盘点完毕,保存盘点记录并签上盘点员姓名,同时把手工盘点记录、电脑系统记录、账本核算记录三者进行核对,一旦发现差异,及时查明差异原因并上报超市管理人员予以纠正.也可以采用抽查盘点的方法,在正常经营期间对重点商品进行盘点.
完善信息管理系统,提高存货管理效率,降低存货消耗成本毋庸置疑,沃尔玛是超市行业成功经营的典范,其在美国建立有自己的超大的计算机控制中心,利用全球互联网与各关系群体保持着密切联系,通过快速的信息网络,使沃尔玛以高于同行业的存货周转率和低于同行业的存货成本,傲立于竞争对手之前,成为全球最大的零售业巨头.中小型超市企业虽然没有沃尔玛超强的经济能力,但可以在自身的条件允许下,进行信息化建设,建立一套较完善的信息化管理系统,对存货管理中的海量数据进行分析、统计和处理,形成管理者所需要的信息.具体说来可以从下述几个方面进行：
1.销售点信息收集处理系统的应用：组成由收银机、条码扫描器、掌上型终端机和增值网构成销售情报收集分析系统,每天都在规定的时间汇集销售和库存信息,供超市管理层分析使用.
2.仓库管理系统的应用：提供详细灵活的仓位、货架记录,批、序号跟踪,拣货、理货的最优路线安排.
3.库存管理系统的应用：为配货中心提供实时准确的库存信息,使整个库存水平处于较低的状态,且同时能满足各分销点的需要,保持一种动态平衡.
4.运输管理系统的应用：充分满足分销网络送货对运输计划、路线选择和时间安排等的需要.
5.客户管理系统的应用：掌握客户信息,对客户进行有针对性的销售,使商品的品种、款式、花色更接近顾客的购物需求.
6.时点销售管理系统的应用：对整套系统流程实行计算机管理,从而掌握整个商品的购销存情况,经营情况,以及每件单品的位置,从而达到对商品的动向、数量、位置、价格进行全程监控及动态管理的目的.
7.在超市内部形成有POS系统、MIS系统、决策支持系统构成的三个管理层次,以便于超市的高层管理者和中层管理者制定经营战略方针和具体销售计划.
通过对存货管理信息系统的应用,使存货流通各环节在第一时间获取信息并快速作出反映,生成商品的日报、周报、月报、季报、年报等相关信息报表,然后根据库存高低,结合合理库存时间,分析商品的周转速度,决定订货频率；同时根据顾客需求的变化、商品价格的变化、竞争对手的变化等进行市场调研,规划店铺的单品选择,然后进行逐项分析.利用集权采购,节省成本,获取更大的折扣,与供应商联网,提高采购效率,节省在途和备货时间,最终实现零库存管理,降低存货成本.
作者简介：魏作朋（1980-）,男,河南省新乡市人,本科,党员,会计师,就职于防灾科技学院发展与财务处,任财务科科长.
（责任编辑：陈岑）