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按照《哈尔滨市地方志资料年度化实施办法》及《哈尔滨市地方志资料年度化工作实施细则》的要求,在市志办的精心指导下,市人社局史志办五年来已搜集整理形成七个年度的资料长篇,合计88万字,图片412幅、重要文件205份.本文就提高地方志资料年度化工作质量的有效方法及途径谈点浅见.
一、工作现状及存在的问题
2008年7月开始启动资料年度化工作的当时,市劳动保障局史志办只有两名退休返聘的老同志负责史志编纂工作.2010年1月原劳动保障局与原人事局合并组建人力资源和社会保障局后,内设机构33个,局属事业单位23个,其中局级学院两所,副局级事业单位3个,承担的业务职能繁杂、覆盖面广,专业性强,工作量大,涉及44个承编单位.为确保这项工作的顺利进行并充实修志工作的后续力量,2010年9―10月,调任一名在职副处级干部到史志办工作,并聘请原人事局一名已退休的处级干部、专门负责人事方面的资料搜集整理和加工.之后又调整了办公用房,增添了办公设备,调入一名专职打字员到史志办工作,为搞好地情信息资料的编写提供了很多便利条件.
在具体操作上,我们的主要作法,一是纳入全局工作目标管理.在年初的全局工作会议上,局主要领导在工作报告中总结年度地情信息资料收集整理工作,同时提出工作要求,明确工作方式和任务,实行目标管理.二是确定资料主题和提纲,以局文件下发到各承编单位.具体要求是：围绕人社局工作中心,即“为民生、促发展、保稳定”为主题详略分明,著述性强,打破原有工作总结“穿衣戴帽”的固定格式,严格按志书体例进行搜集.节下条目体,条目分一级目、二级目,目下再分题.大事记资料以时间为序,一事一记编年体.图片资料主要是工作场景照片,各类业务标准表和各类统计表.附录资料是重要文件、文献等单设文件夹统一存储.在提纲编写上以职能类别立节目,将全局整体履职情况归纳为12节86个节目.三是建立工作联动机制,市局和所属承编单位设有专人负责此项工作.局办公室主管史志办工作,派一名副处级干部主抓此项工作,聘请3名处级退休干部既负责续志编审,又参与地情资料搜集、整理、综合汇总与市志办联系沟通.各承编单位负责人为目标责任人,指派一名专（兼）职人员具体负责资料的收集、整理、撰写上报局史志办后再进行把关修改,直到合乎要求为止.
年度资料工作虽已开展了几年,但还明显存在一些问题.一是主题资料不足,好多重点问题仅仅是点题,并没有展开.记述出台文件只标文号,不写标题,其文件主要规定内容没有表述.二是背景资料不足,一项工作或决策实施的具体原因不清,工作过程中发生显著变化的要因没有交待.三是没按资料的编写格式合成,仍以总结报告形式上报.有的似记流水帐,面面俱到,平铺直叙,重点不突出.四是表述口径上多以本部门口径,而不是站在全局角度进行表述,特别是大事记多是部门的大事、要事,很多大事拿到全局的角度就构不成大事了.五是主体资料多有明显的公文写法,不能直奔主题,将党风廉政,思想建设内容列入其内.时段表述上存在截止目前、当前（下）等模糊概念.
二、资料年度化的主要作用
几年来的工作实践,使我们初步尝到了地情信息资料年度化工作的甜头,体验到这项工作的重要意义和作用,不仅可以为若干年后修志工作奠定基础资料,也可为现实工作服务,是信息技术应用的主要基础之一,地域文化不可或缺的重要组成部分,可以真实的记录公职人员的履职过程,是保证未来地方志工作质量的根本性措施.正所谓：“功在当代,利在千秋”.
如2011年我局将搜集整理完成的2006―2009四个年度的地情信息资料长篇汇编成书印发给局领导和各处室.此书侧重记录了四年来全市人事、劳动和社会保障工作全面贯彻落实科学发展观的履职过程,展示了人事、劳动保障制度改革创新的成果,囊括全部人事和劳动业务工作,且图文并茂,受到局领导和各职能部门好评.大家一致认为,两个局刚刚合并,机构处于调整阶段,业务工作有待进一步交流、融合.有了这部书,使两局领导和业务人员能较快地了解对方的业务工作及每项工作开展进行的情况,适时进行总结借鉴,推动工作开拓创新,当时主管史志工作的常务副局长陶永湖同志在审阅此书时作出批示：“感谢几位同志默默无闻的工作成果及贡献精神”.
2012年4月,市委党史研究室为纪念建党九十周年并出版系列丛书,部署各单位按照历史成就、组织沿革、图片资料、模范人物、大事记五个部分编写有史以来的党史数据库资料,要求8月末前完成任务.时间紧、任务重.史志办接受此项任务后,主要借鉴了志书和每年度的资料,按要求的时限整理了人事、劳动保障两个局65年（1946―2011）55万字、60幅图片资料,在全市第一家完成了任务,受到表彰和好评.
2012年10月,市政府召开《哈尔滨百科全书》编纂启动大会,该书框架结构和参考条目涉及我局劳动就业、社会保障、干部人事制度改革、人事管理等近20个辞条,预计文字量近万字.这是一项非常艰巨的创造性劳动,由于史志办占有资料翔实,领导决定此项工作由史志办来完成.上半年已完成选题工作,四季度将开始正式撰写.
2013年1月,市民政局承编的《中华人民共和国政区大典哈尔滨部分》我局是成员单位,分给我局《哈尔滨社会保障》相关辞条由史志办顺利完成,经民政局反馈内容和体例完全合乎要求.
由此可见,修志和资料年度化工作对现实工作的指导借鉴作用日益明显,资料年度化工作十分重要,不可忽略.
三、提高资料年度化工作质量的主要途径
地方志资料年度化工作是一项创新性工作,主要作用是为全面贯彻落实国务院颁布的《地方志工作条例》,为下一轮志书的续修提供全面、客观、系统、翔实,有用的资料,并为现实工作服务.笔者试就提高此项工作质量与效率的途径谈点浅见.
一是领导重视纳入目标管理.此项工作虽已进行了五年,市志办出台了相关文件,但具体贯彻落实还需基层修志单位的共同努力.我局即把此项工作列入年度目标考核,做到同部署,同落实,同检查,同出成果.
二是保持修志队伍的完整稳定.资料年度化工作人员大多由修志人员兼任.修志是一门专业,修志人员必须具有一定的文字能力和业务常识,必须把修志和资料年度化工作作为一门学问苦心钻研方可胜任.我局现有44个承编单位,都设有专修志人员,但年轻人居多,个别单位频繁更换人员,这样势必影响工作衔接和质量.
三是设计提纲（条目）科学全面合理.年度资料的搜集首先要设计提纲,提纲的设计要囊括本单位的全部业务工作,同时做到主题突出,详略得当.这就象命题作文,将资料限制在一定的框架之内,否则将下笔千言、离题万里,收不到预期效果.
四是建立专业人员培训、培养机制.市志办应定期对修志人员进行专业培训,每年至少举办一次培训班.或印发工作指导资料和手册,对修志人员进行业务指导.或出台相关规定,要求各修志单位不得随意调换修志人员,确保修志队伍的稳定.
五是质量是资料年度化的生命.注重原始资料,坚持横排竖写的原则,抓住重点资料、理清来龙去脉,把反映事物的全貌、发展变化理清.虽不撰不著,但具有著述性的条目资料一定要搜集到位.既着手当下,又要放眼未来,避免若干年后修志资料的缺憾.