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摘 要：新型办公自动化系统通过网络技术,实现资源共享、高效协同的事务处理机制,建立一个即时有效的信息交流通道和高质量和高效率的信息网络,为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段,实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和人性化管理.
关 键 词 ：办公自动化 结构设计 系统平台
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（c）-00-01
当今办公系统中计算机、网络技术已经渗透到我们的日常工作中,大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大.传统的手工处理方式以及基本的计算机和网络技术的使用已经不能满足发展的需要,不能满足快速发展的信息化需求,迫切需要利用已经拥有的计算机、网络资源,实现办公的信息化,提高办公自动化系统的运行效率.新型办公自动化系统将满足信息处理的需求.
1.实现新型办公自动化系统的意义
规范管理流程实现知识管理,有关的所有信息,包括科研、研究报告、档案、政策方针、法律法规、公文、工作计划、会议通知、新闻等各种信息由办公自动化的信息系统集中管理.需要时可快速查询相关信息,再不会发生信息丢失的现象.实时地了解到整个单位所发生的任何事情,所有职员的知识、经验记录在系统中,避免知识流失.将整个单位的所有文档进行结构化的存储,并提供各种途径的查询功能.建立各级知识库,将管理权限细化到不同类别的知识文档,分门户、分权限、个性化管理机构内部所有文档.
2.新型办公自动化系统功框架结构
新型办公自动化系统将建设一个通用的信息管理平台,平台主要包含五个主要部分：个人事务、公共事务、工作流程、信息交流和系统管理.个人事务：主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合.公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块,如公告发布、新闻发布等.工作流程：可自定义流程的工作流功能.信息交流：是单位内部进行交流的有力手段.系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容.按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单,按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派.信息管理平台主要目的是为用户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统,并且可以满足用户不断提高的信息化需求.
3.办公自动化系统功能模块设计
3.1 公文签批及审阅协同管理
主要以工作流模块实现公文的签批及审阅工作,主要通过工作流的设计、控制、办理以及特殊状态处理来实现流程的运转.工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成,系统中提供了丰富的表单控件组成及流程分支、权限等控制组成.在工作流系统中,工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现,流程分为固定流程和自由流程两种,固定流程由固定步骤组成,用户事先需定义好,自由流程无需定义流程步骤.每个步骤都需要设定经办人、可写字段、下一步骤、转入转出条件等信息.执行中的工作和已完成的工作,都可以通过工作查询功能进行查询.
3.2 文档管理与共享
文件共享和管理包括公共文件柜与网络硬盘主要模块.
公共文件柜可作为文档中心、规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管理,在文件柜中可以建立无限多级文件夹,而且可以单独对每个文件夹进行权限设置,从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护.可以分别按照人员、部门和角色来进行授权.
网络硬盘实现对服务器上文件的管理,并以访问、管理、新建和下载/打印权限进行细化授权,以人员、部门和角色为范围进行授权.
3.3 公共信息管理
公共信息包括公告通知、新闻等主要功能.
公告通知可以按照普通格式或者 MHT格式,按照部门、角色和人员选择发布范围,编辑器能很好的支持图文混排,并支持模板.公告通知发布时,选定审批人,在该审批人的“公告通知审批”模块中即可见到待批公告列表,审批人点击“批准”或“不批准”完成审批.点击“标题”即可进入公告详细内容.
新闻理和公告通知一样,可以按照普通格式或者MHT格式,按照部门、角色和人员选择发布范围,编辑器能很好的支持图文混排,并支持模板.
3.4 个人办公
个人办公主要包括个人文件柜和个人邮件两个主要功能.个人文件柜可以分级、分目录存放个人文件,可以存放任意格式的文件,也可以把自己的文档方便共享给别人.个人邮件分内部邮件和 Inter 邮件两部分.内部邮件基于 OA 的数据库,与 Inter 邮件无缝集成在一起,可以同时向OA 内部用户和 Inter 发送邮件.外部邮件实现收发、管理员工外部邮件的功能.在系统服务器上建立邮件代理服务,可以自动接收外部的电子邮件,并分发给收件人.员工提交的外部邮件,由代理服务器代理
发出.
3.5 计划管理
工作计划以“进度日志”来进行对计划的进度情况进行管理,并由不同的角色或参与者对工作日志进行查询或管理.对在计划进行中领导、负责人和创建人可以对计划参与人的计划进度做批注.工作日志是记录员工工作完成情况及日常工作记录的功能,日志采用 Html编辑器,具备一定的文字排版效果.工作日志可以实现锁定、共享和领导点评功能.工作日志查询时,是由具备日志管理权限的管理层对其管理范围内的员工工作记录的查询和点评功能,主要实现领导对员工工作的考核与
掌握.
4.结语
新型办公自动化系统坚持标准化、规范化原则,标准化、规范化是实现互联互通、资源共享的重要保障,可更好的实现数据文件共享、资源共享、互操作性、可移植性、一致的用户界面,从而使办公自动化系统（OA）能更好的与现有的信息系统进行无缝的结合,防止信息孤岛的产生.