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摘 要：本文简要介绍了笔者单位近几年对OA的使用,对其统主要功能作了介绍,通过使用对OA系统（officeautomatic）有了较深刻的了解,以其强大的功能,使单位日常管理工作基本达到了无纸化办公,不仅能快速提高企业的运作效率,节省大量的办公费用,而且能全面提升企业的核心竞争力和生产力.
关 键 词：OA；功能；岩土勘察；应用
中图分类号：F062.4文献标识码：A文章编号：1008-4428（2012）02-113-02
一、概述
办公自动化系统,简称OA系统（officeautomatic）,是采用Inter/Intra技术,办公自动化系统是一种人机信息系统,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据.它是人机信息系统,是办公自动化技术与管理科学、行为科学、组织理论等相融合,贯穿到办公活动的各个方面,并对这些方面产生一系列影响之后形成的系统,其目的是尽可能充分利用信息资源,提高办公质量和办公效率.一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准.应用范围较广,但目前在地勘单位应用还是较为少见.下面就笔者单位对OA的使用,谈谈OA在地勘单位中的应用.
二、使用条件
（一）硬件：CPU1MHZ以上,内存256M,硬盘无要求,显示器768*1024及其以上,连接内部局域网或Inter.
（二）软件：Windows98/Me/NT4/2000/XP/2003,OFFICE2000,AdobeReader5.0以上,Inter浏览器5.5以上.
(三)人员：熟悉Windows、OFFICE、Inter、AdobeReader操作使用.
三、主要功能模块
OA功能管理可以说涵盖了我们日常管理工作的各个领域（见图1）,常用的功能主要有：工程管理、系统管理、公共信息、发文管理、收文管理、个人工作、会议管理、数据通信、签批管理、文档管理、资产管理、人事管理、管理手册、规章制度、技术标准、相关法规等,
OA功能区主要界面（图1）
下面以工程管理等为例说明OA在项目管理中的应用：
工程管理：亦称项目管理,本功能主要包括（见图2）：项目拟制、合同评审、合同评审审批、施工机组录入、生产策划、生产策划审核、标书发送、项目中标、合同签定、工程施工、质量安全检查、室内测试、野外验收、报告编写、报告审核、资料归档、报告签章、报告签收、施工图审查、竣工验收、项目回访评价、工程款录入、流动资金录入、项目统计、项目查询等25个二级子菜单.这25个二级子菜单对应的则是我们工程勘察、测绘、地质环境及地质矿产工作按ISO9001：2000所识别出的25个完整的过程,也是项目管理的投资控制、进度控制、质量控制、安全管理、合同管理、信息管理、内部沟通（三控制、三管理一沟通）的具体表现,看起来这些过程有点繁,但是这都是必不可少的!但对于工勘、测绘、地质环境的非招标项目“标书发送、项目中标”过程没有,无需流动资金录入、没有室内测试、施工图审查、竣工验收等,这几类过程则没有,项目回访评价不是强制的.
此项管理是以工程勘察为基础的,对于地质项目则几乎完全可以和全过程对应（括号内为地质矿产的过程）：项目拟制（立项）、合同评审（立项评审）、合同评审审批（立项审批）、施工机组录入（计划施工队伍,包括技术人员）、生产策划（方案、大纲、设计、主导工艺等）、生产策划审核（设计审核）、标书发送（立项上报）、项目中标（立项批准）、合同签定（项目资金到位）、工程施工、质量安全检查、室内测试、野外验收、报告编写、报告审核、资料归档、报告签章、报告签收、施工图审查（外审）、竣工验收（此项可无）、项目回访评价（非商业的此项可无）、工程款录入、流动资金录入、项目统计、项目查询.
系统管理包括：机构管理、职位管理、使用权限管理、口令初始化等系统管理员实现,一般职工在此修改自己的.
公共信息包括：
电子公告,授权发布,发布后在桌面的上半部.(二)BBS,有什么话题热点或者牢骚可以在这里发.
(三)常用链接,授权发布,发布后在桌面的下半部,正常情况不改动.
发文管理：主要是内部文件发布管理.
收文管理：对外来文件的管理,即收文――登记――传阅、办理.
个人工作包括：日程安排、名牌管理、工作计划日志等,必须做的工作是个人考勤,不在指定时间登录,点考勤会被判“迟到”的哦!考勤设置,是设置考勤时间段,权限归人事部门.
会议管理：包括会议室的管理和使用、会议通知、会议记录（要）、会议登记信息等.
数据通信：这是点对点或一点对多点的数据发送,上传下载数据较为方便.
签批管理：这是一个办事申请的地方,如用餐、用车、出差、设备购置、请假.不同事务的提交人和批准人有相应的权限.
文档管理：这是一个放共享文件的地方,每个人都可在此存放文件.
资产管理：对单位的各类进行分类管理.
人事管理：包括职工的考勤、出差、奖罚、工资等在内的人事管理,人事部门有权限.
管理手册、规章制度：
本单位的诸如质量、环境、职业健康安全三标一体化管理体系文件的电子版、网页格式,所有职工均可阅读.但只能由网络管理员在服务器上更新修改.
技术标准、相关法规：
使用的主要的技术标准的网页或PDF格式,所有职工均可阅读（必须安装阅读软件）.只能由网络管理员在服务器上更新修改.
办事流程：
涉及到各个部门办事的步骤,所有职工均可阅读（必须安装阅读软件）.只能由网络管理员在服务器上更新修改.
以上这些子功能中由于权限和分工的不同,不同人打开工程管理菜单是不一的.可根据不同单位的部门机构设置及部门职能不同合理分工并进行相应的权限设置.
四、OA的应用
OA网络办公自动化系统非常重要特点反映在强大的团队协作管理上,部门成员间协作交流,由协作管理、实时通信、电子论坛等组成的信息协作交流网状功能结构,可以实现单位内部各类信息的畅通交流,实时互动,体现了以交流协作为主的先进的现公理念.
该系统具有技术性先进性、安全性、易用性、易维护性等特点.尤其工作流管理提高了工作效率.工作流就是根据既定的规则集,部分或全部实现一个流程的自动化,在这个过程中文档、信息在参与者之间传递.完全基于WEB的软件结构,使得OA随处可用随时可用,实现真正的移动协同办公管理,只要你有计算机,就可以再世界的任何一个可通Inter的地方实现网上办公.用户可以在任何具备浏览器的机器上通过Inter/Intra实现了Web上操作,可以使出差在外的员工通过Inter随时访问公司的OA系统,随时联系,移动办公,体现协同办公本质所在.强大的电子论坛功能,可以实现用户内部信息的全面交流.
如果说单位机构健全,网络畅通,OA的使用使单位日常管理工作基本达到了无纸化办公,不仅能快速提高企业的运作效率,节省大量的办公费用,而且能全面提升企业的核心竞争力和生产力.
五、结语
通过笔者单位近几年对OA的使用,其技术性先进性、安全性、易用性、易维护性特点为单位实现“规范、有序、高效、提升、融入”的管理方针,按ISO9001：2008（质量）、ISO14001：2004（环境）、ISO18001：2007（职业健康安全）管理体系标准管理日常工作,按项目管理的“三控制、三管理、一沟通”的工作内容,控制生产与服务的全过程,及时沟通,不仅快速提高了单位的运作效率,节省大量的办公费用,而且全面提升了单位的核心竞争力和生产力.