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表格是为了让数据通过组织、分析、统计等步骤更直观地展现在阅读者眼前,但为什么大部分人却不耐烦看表格呢?我们先来看看,一般的表格为什么不能提起人阅读的兴趣.
一般来说,大家在录入表格的时候,都会直接将数据放到表中,但是这样的表格没有整理和归纳,也就没有重点（如图1）,所以别人在看的时候也不知道该把握怎样的阅读节奏,数据量少还好说,一旦数据量大了,就会让阅读者很烦躁,因为他们得花大量的时间去读懂你的表格.
那么怎么让自己的表格更容易让人读懂呢?在设计的时候你可以考虑几个问题：
1. 可否归类
2. 有无重点
表格的基础整理
上面是一个很简单的表格,以此为例,就将这个表格重新整理,变成一个更有阅读性的表格（以下操作都在Excel 2013中进行）.
1.归类同类型数据
假如,在该表格中政治面貌是一个比较重要的数据项,那么我们就以此作为归类的标准,先将表格归类,改造成下表的效果（如图2）.
2.调整节奏 突出区别
虽说表1经过改造以后没那么乱了,但是所有数据以同样的格式放在一起也没有一目了然的感觉,也没有明确的阅读节奏,并不能去掉阅读者的烦躁感.那么再将表格进一步改造.
在表格中,我们可以把一些无关重要的重复项合并起来,减少表格中的无用信息,为阅读者透口气.选中B列中的2、3行,将“团员”这个重复项合并起来：选中数据以后,单击右键,从右键菜单中选择“设置单元格格式”（如图3）,在跳出的对话框中切换到“对齐”选项卡.在“文本对齐方式”中,将“水平对齐”和“垂直对齐”都设置为“居中”,再勾选“合并单元格”（如图4）,点击“确定”保存.
在合并表格时,如果合并的表格里面有数据,会弹出一个提示框,在本例中由于都是重复数据,直接选择“确定”即可（如图5）.也可以先将需要合并的表格合并以后,再录入数据,避免出错.
根据这个方法将“党员”和“群众”等重复项也合并起来,这样我们就得到了新的表格.此外,还可以在“民族”项中将少数民族区别出来,让表格更简单明了（如图6）.
妙用色彩 区别不同重点
在第一个例子中,可以比较方便地将同样具有属性的单元格归纳合并起来,但并不是所有表格都可以这样操作.在有的表格中,也许具有相同属性的单元格分散在整个表格中,不便于分层归类,那怎么做出它们的区别呢?下面我们以一个课程表为例进行说明（如图7）.
对于课程表这种相同属性数据比较分散的情况,我们可以通过颜色来将它们归类（如图8）.
快速设置单元格颜色
格式刷加查找替换：在给不同的课程设置不同的颜色时,如果纯手工比较麻烦,也容易漏掉一些单元格,怎么办呢?按下“Ctrl+F”组合键,调出“查找和替换”对话框,在这里输入课程名（比如“英语”）,先将第一个单元格的“英语”设置好格式,再点击“格式刷”,然后在“查找和替换”对话框中切换到“查找”选项卡,点击“查找下一个”,设置好的格式就自动复制到下一个内容为“英语”的单元格中了（记住顺序不能反,如图9）.重复此操作,直到为所有含有“英语”的单元格设置同样的格式为止.其他课程颜色的方法也是一样的.
格式的查找替换：其实在“查找和替换”中除了可以查找替换文字内容,还可以批量替换文字的格式.假设表格中的“英语”还没有设置格式,我们可以通过“查找和替换”一次性地批量将其设置为红底白字的格式.操作方法如下：按下“Ctrl+F”组合键,调出“查找和替换”对话框,切换到“替换”选项卡,输入“英文”,再点击“选项”,这时在对话框中就可以对格式进行替换了（如图10）.在“替换为”点击“格式”按钮,在跳出的“替换格式”对话框中,将“字体”选项卡里的内容设置为“字体/微软雅黑”、“字形/加粗”、“字号/9”、“颜色/白色”（如图11）.再切换到“填充”选项卡将单元格底色设置为红色,点击“确定”回到“查找和替换”对话框,这时可以在“替换为”中看到预览效果.最后点击“全部替换”,所有含“英文”内容的单元格就替换为你设置的格式了（如图12）.按照同样的方法可以替换其他课程的颜色.
妙用表格自带样式
上面讲的是修改既有表格,让它们变得更易读,那如果要建立新的表格呢?为了避免日后的麻烦,记得使用Excel自带的表格设计.
切换到“插入”,点击“表格”,根据需要设置需要的行数和列数（如果需要增加行数、列数,直接拖动右下角的标记即可）.插入表格自带样式,点击“套用表格格式”,在这里内嵌了多种表格样式,选择你需要的即可.对于需要重点标明的内容,还可以根据需要快速设置单元格的格式（如图13）.如果需要修改或更细致地修改,点击该表格就会多出一个“表格工具/设计”选项卡,进行各项修改即可.使用自带的表格样式,可以在建立工作表的时候就将表格规范起来,方便阅读.