医院档案管理

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随着医疗卫生事业的迅猛发展,医院档案部门进行管理创新,已是当务之急.而建立新型大事记管理模式,就是我们当今开展创新工作的一项.重要内容,也是我们档案工作的重点.

一、概念

大事记是按照时间顺序,对一定时期内,发生在特定单位、特定部门中的重大事件进行简明扼要地记载的一种重要资料.而我们建立的新型大事记管理模式,是面向全院将各个部门、各个处（科）室的大事记进行及时收集,而后进行科学整理的过程.要收集的资料范围,既包括临床科室在工作实践中采用的各种新技术、实施的新项目和取得的各项医疗成果,还包括其参加全国或北京市组织的重要医疗卫生活动等内容；对于职能部门来讲,其大事记就是紧紧围绕着全院整体工作,创造性地开展各种管理活动,包括一些党务、政务活动等；对于后勤部门来讲,其大事记范围,包括其围绕着医院中心任务,进行的开拓性工作,比如：其在实际工作中运用新技术、实施新项目,提高了劳动生产率的内容,也包括其在工作实践中进行的技术革新,还包括其服务方式的转变等内容,由此可见我们收集内容的丰富多样性.

二、重要意义

由大事记的概念,我们可以看出,在一个单位里,建立新型的大事记管理模式,是非常必要的.众所周知,医疗卫生工作科技含量高、技术更新快,临床科室在一定时期内采用新技术、新项目也比较多,创造发明也会伴随着日常工作随时出现；而管理职能部门,为了医院更好更快地发展,好的管理思路也会层出不穷等将单位的这些宝贵财富进行及时地收集、科学地整理就成了摆在我们面前的重要任务,具有十分重要的意义.

开展此项工作的意义主要有以下几个方面：

（一）它是人们研究某项事物规律性的需要：通过大事记档案,能够向利用者提供某一问题的历史梗概,便于人们研究历史的演变及其规律性.

（二）能够提供人们重要的参考资料：大事记档案资料可以指导一个单位进行工作总结,作为编写资料、考证历史的重要依据.

（三）使院领导能及时掌握医院的工作动态：提高其工作的针对性,对全院管理做到心中有数,能够进行有的放矢的决策,从而也能够提高医院的核心竞争力.

（四）能充分调动全院各部门的创新意识：通过开展此项活动,提高了全院职工采用新技术、新项目的积极性；也调动了他们在平凡的工作岗位中建功立业的积极性；同时也增强了全院职工爱岗敬业的精神.

（五）提高了档案部门与时俱进、创新服务的工作意识：随着医院快速地发展,每一个档案工作者都应该时刻保持清醒的头脑,要有一种危机意识,居安思危.历史的经验告诉我们,落后就要挨打.这就要求档案工作者必须迅速转变工作作风,积极开展档案创新服务.只有这样,我们的管理工作才能跟上医院的发展步伐；只有这样,我们才能不断满足医院各项工作的需要.

（六）提高了档案工作者的责任感和使命感：每一个档案工作者,都要有高度的责任感、使命感.要树立“院荣我荣、院衰我耻”的工作理念.因为我们每一个职工的命运都是和医院的命运息息相关的.管好档案、用好档案,是我们每个档案工作者义不容辞的责任.在进行此项工作中,我们深切体会到,一个档案工作者,必须注意平时知识的积累,既要学习文秘写作知识,还要学习常用的医疗知识、医院管理知识,并且要不断加强沟通能力和组织协调能力地培养.也就是说,要做好此项工作,必须提高我们的综合素质.

三、原有的大事记档案管理状态

（一）大事记收集不及时：档案管理部门一般在第二年的上半年,才把相关部门上年度的大事记进行收集.

（二）大事记编写不及时：有些单位收集起来的大事记,平时不整理,而是多年以后才进行编写.

（三）只重收集,不重管理和利用：也有一些档案管理部门,大事记收集上来以后,便束之高阁,万事大吉,没有进一步的管理,没有充分利用.

（四）没有开展大事记收集：还有一些单位,索性就没有开展此项工作.

第一、二种情况,会造成档案管理滞后,并且还会造成一些资料的漏报；第三种情况,会造成档案资源的严重浪费,也大大降低了档案资源的利用效率；而第四种情况,对一个单位来说,会对档案资源造成无法弥补的损失.由此可见,上述各种管理方法,都不利于档案资源体系建设和档案利用体系建设,它已远远落后于现代化医院管理的需要.

“十二五”期间,如何加强档案资源体系建设?如何进行档案管理创新服务?对每一个档案管理人员来说,都是应该思考的问题.而建立新型的大事记管理模式,已成为一个现代化医院档案工作发展的重要抓手.

四、我院新型大事记管理方法

(一)大事记的收集

1.积极争取院领导的支持：因为此项工作的开展涉及到医院的各个部门,所以取得院领导的支持,会取得事半功倍的效果.

2.确定大事记收集内容：由档案管理部门写出书面通知,内容为“XX年X月大事记上报通知”,通知上明确规定大事记收集范围（如前所述,这里不再赘述）.

3.在院例会上下发“XX年大事记上报通知”.在院例会上,由院长办公室下发该通知,将该通知分发到医院各个处（科）室,明确规定各处（科）室上报时间.

4.制定上报内容的格式：明确要求其上报的内容,包括时间、地点.参加人员、主要内容等.

(二)大事记的整理

l.进行大事记的筛选与甄别工作：每月1—2号档案部门讲行大事们收集,其收集的材质有纸质材料和电子版材料两种,二者同时进行收集；3—4号进行各部门资料的筛选,剔除一些非大事记内容.

2.积极做好大事记分类整理工作：将筛选过的资料,按部门进行分类.按照职能部门、临床科室、门诊、医技、后勤部门的顺序,分类整理,并且录人到“大事记管理系统”中.

3.编写大事记简报：一般是在每月的5号,将整理完毕的资料,再按月编写医院“大事记简报”,然后将其打印,并装订成册.

4.积极做好大事记上报工作：将装订成册的大事记,于每月的7号前上报.一般报送给院领导及相关的职能部门和各科主任等.

五、存在的问题

(一)个别科室重视不够,存在资料上报不及时的现象.

(二)上报内容不够准确,有些科室上报的内容过于琐碎.

(三)对档案工作者提出了更高的要求.

六、对策

（一）要争取领导的支持：比如建议院领导对一些好的科研项目,要在全院及时给予表扬.除了必要的精神鼓励外,还需要给予一定的物质奖励；在院内要积极做好对科研成果的宣传和奖励工作,要在全院弘扬一种正气,形成一种比、学、赶、帮、超的良好工作氛围.

（二）建议把科室开展的大事记纳人绩效考核指标：例如对科室开展新技术、新项目,有创造发明的,有创新服务的作为加分项目,这样会大大降低档案工作的难度.

（三）提高档案人员综合管理能力：要正确筛选与甄别大事记内容,而且还要积极做好大事记宣传工作.

综上所述,档案管理创新,建立新型大事记管理模式,是现代化管理的发展要求,也是医院档案管理适应医院工作发展的必然选择.它必将使我们的档案管理工作更优质、更高效.