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摘 要：为了适应财务管理现代化的要求,就必须提高认识,切实推进行政单位财务管理部门的信息化建设.文章通过对相关参考资料的分析,并结合笔者多年行政单位财务管理的经验,分析了当前一些行政单位在财政管理过程中经常会出现的问题,并提出了如何从信息化建设的角度来探讨如何推动行政机关财务管理过程的制度化与规范化.
关 键 词 ：财务管理；行政单位；信息化
中图分类号：F810.6 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2013）29-0146-02
行政机关是我国国家政府部门的基本组成部分,最近几年随着对我国行政机关财务管理制度的建设的不断完善,相关部门的财务管理工作也逐渐呈现出透明化和制度化的发展趋势.但是由于受到政治体制以及经济体制等多重因素的影响,目前关于行政机关的财务管理还存在很多方面的问题.本文通过对相关参考文献的调研,并结合笔者多年行政单位财务管理的经验,分析了当前一些行政单位在财政管理过程中经常会出现的问题,并提出了如何从信息化建设的角度来探讨如何推动行政机关财务管理过程的制度化与规范化.
1.行政机关的财务管理目前所存在的问题
通过对实际财务管理工作经验的总结,发现行政单位财务管理所存在的问题主要体现在以下几个方面：①有关财务管理的规范性制度并没有建立,或者是在实际的工作过程中并没有严格的执行.尤其是在每年财务预算的制定方面,会与实际情况出现很大的差别,所以导致了很多行政单位出现年底“突击花钱”的现象.或者是有的单位经费不足,本来是年初就应该下拨的财政专款一直拖到年中才下发,甚至有的个别经费拖到年底才会下发,这样就会导致很多行政单位通过借款来维持日常工作的开展.②目前行政机关的集中支付制度存在多方面的问题,我们国家为了适应社会主义市场经济的需要,建立了国库集中收付制度,这种财务规范管理制度在具体实施的过程中会存在比如财务支付的时间会受到一定的限制.尤其是某些行政机关如果出现紧急支付的情况时,支付时间的限制会影响实际工作的开展.另外支付网络系统如果存在很大的安全隐患,会对机关日产财务管理工作的进行带来恶劣的影响.在实际的财务管理支付工作中增加了审核环节,这就严重降低了财政拨款的效率.③报销费用的制度很不规范：我们都知道在行政机关财务费用报销的过程中随意性很大,有一些原始的凭证的信息不完整,甚至经常出现弄虚作假的现象,比如去所消费的钱,在的抬头经常会写购买办公用品.购买资产的实际程序也不够严格,缺乏必要的监督和审核程序,购买实物的凭证也仅仅只是需要相关领导人的签字.很多行政机关的办公费用、差旅费用以及相关人员的招待费用的使用随意性比较大,经常会出现财政赤字,浪费现象比较严重.④财务的审核管理方面：在行政机关的财务审核过程中经常出现国家的专项拨款被用作其它地方,并没有严格的执行收付与支出相互独立的规则,一些行政单位的非税收收入并没有上缴国库,单位内部私设小金库.财务会计在制作财务凭证的过程中,通常将收入和支出相对转,并不符合单位会计的实际支出规定,从而使得结余科目的数字并不能够实际的反映出该行政单位的结余状况.所以目前从会计审核帐务的角度来看,缺乏相应的监管机制.有些单位借用或者是挪用专项资金,严重地影响了财政资金的使用效率.
2.如何完善财政管理的信息化建设
2.1 进一步完善财政会计制度的计算机化
行政单位内部的会计核算的主要内容包括了单位专用款项和有价证券的收付,部门财务的发放和使用,与单位债务相关的资金的发放与结算.会计的核算时财务管理的重要内容之一,所以对财务会计核算实现信息化的管理是十分有必要进行的.由于事业单位所涉及的账目的种类比较多,如果仅仅只是单纯的使用手工统计的方式来进行会计账目的核算,会大大的降低会计人员的工作效率.所以实现财务会计算账计算机管理体系能够保证会计算账的准确性和及时性.但是计算机管理系统的主要的功能就是财务的核算,并不能对单位的账目实现有效的管理.所以通过建立信息化的账目会计核算系统并不是意味着财务管理效率的提高.所以如果仅仅只是依靠计算机软件系统并不能够充分的解决行政单位财务管理效率低下的问题.其次还要不断的加强会计计算机网络系统的组建,保证会计审核计算机系统的安全性和保密性,最好是能够进行一定的账户登录权限设置,对系统内的会计账目审核资源可以共享.最后对于计算机硬件设备的管理还应该要做到,在单位内部根据不同的级别和工作岗位,进行计算机使用权限的划分,尽量做到专人专机的管理模式.在预算执行与经费使用方面,会计核算应该要体现出预算执行控制以及经费使用的监管目的.
2.2 切实有效推进单位内部预算管理的信息化改革
由于行政单位内部的账目比较繁多,很多预算成本的建立都是根据临时需要而定的,缺乏长远的规划.加强预算管理一方面能够确保行政单位每年资金使用的完成,另外还可以实现对行政机关财务管理风险的有效防范.财务预算人员要能够利用信息化的手段正确管理单位内部各个方面之间的关系.机关单位应该成立关于预算管理的小组,组长由各个部门领导来担任,日常的财务管理机构通常设置在财务部门,确保年度预算以及编制和监督的工作能够顺利的开展.其次在事业单位内部要不断的加强预算编制的透明化和规范化.预算管理委员会应该针对预算指标制定详细的算法和实际操作规范,做到每一个数据都是有章可循,有规可依.在不涉及单位财政机密的情况下,尽量的做到预算编制内容的公开,使得单位的每一位员工能够认可预算的公平性与严肃性.很多事业单位每年在预算执行的过程中,都会出现或多或少的偏差,主要原因是这些行政机关并没有严格的按照年初的预算来执行,部门财政预算的控制管理能力较差,约束力有待提高.所以笔者认为在行政单位的预算执行工作应该依靠现代化的信息计算系统来代替手工操作.通常这种先核算后管理的手工操作模式必然会导致预算不受控制的现象出现.目前很多行政单位的预算执行控制相对比较滞后,分析其原因主要有两个方面,首先那些超出预算以及无法预算的财务事项并不能够及时的控制,其次,行政单位的预算执行效率较低,无法对实际情况进行动态的监管. 目前很多行政单位都采用了类似于POS机的网络结算系统.这种网络支付管理系统的主要功能就是为了实现对预算能够实现一种动态的管理.这样行政单位的预算执行监管就由传统的手工操作转变为现在的计算机管理,即在单位内部所有有关财务事项的业务办理都可以通过该计算机系统进行结算.如果所要结算的财务事项是单位年度预算管理之内的,则给予结算；如果在预算之外,则不给予结算.这样就从根本上解决了财务预算管理的滞后性问题.通过计算机网络结算系统的实现,使得对预算执行控制实现了动态约束,保证了行政单位各个部门对资金的需求.
2.3 对行政单位项目经费实现信息化管理
行政单位的财务管理问题并不是仅仅只有财务部门内部的问题,其它的一些非财务部门也应该全力配合财务部门去解决现有的问题.从某种意义上来说,行政单位财务部门的管理问题只是体现在如何做好行政单位“钱袋子”的管理工作.其它非财政部门的项目部门因该加强与财务部门之间的交流和沟通,及时的了解项目预算支出的具体情况,目的是为了更好的安排和节约项目经费的合理使用.所以目前很多行政单位都开始构建财务部门与项目管理执行部门之间信息交流平台,这种信息管理平台主要可以实现一下几个方面的功能.首先,财务部门可以利用该平台发布一些财务信息通知；其次,可以设置一些项目年度预算以及经费使用情况的信息的查询,使得项目部门能够对项目资金的支出与收入实现动态的掌握；最后,还可以设置一些论坛交流模块,比如留言簿,主要目的是为了让行政单位的各个部门能够与财务部门针对某些具体的问题实现很好的交流；在提醒事项的专栏里,可以对单位内还没有及时报销或者结算的项目部门进行及时的提醒,督促其准时办理.综上所述信息化是财务管理部门以后发展的主要方向,是我国行政单位财务现代化的重要体现.
3.结 语
随着信息化经济社会的不断发展,行政单位的财务管理也逐渐开始了信息化建设的道路.为了适应财务管理现代化的要求,就必须提高认识,增强财务部门对资金预算的管理能力.本文通过对相关参考文献的调研,并结合笔者多年行政单位财务管理的经验,分析了当前一些行政单位在财政管理过程中经常会出现的问题,比如财务管理的规范性制度、费用的报销、财务审核管理等方面的问题；并提出了如何从信息化建设的角度来探讨如何推动行政机关财务管理过程的制度化与规范化,比如可以实现会计制度的计算机化,针对单位内部的预算管理和项目经费的使用,建立信息化的交流平台.