Word技巧

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摘 要:word是目前最为流行,功能非常强大的文字处理软件,如能充分发挥word的强大功能,掌握其使用技巧,将会得到事半功倍的效果,本文以word2003为例,把长期使用word的经验和一些技巧总结一下.

关 键 词:word办公技巧

中图分类号:文献标识码:A文章编号:1007-9416(2010)05-0000-00

当今,计算机在各行各业大显身手,使用计算机办公已成为当前现公的一种快捷方式,是一种时尚,也是现公所趋.这其中使用频率较高的一个办公软件是word,相信计算机办公人员对它并不陌生.本文根据多年的计算机办公实践,谈谈word办公方面的一些技巧方法.

1如何通过word输入特殊符号

通过键盘输入汉字,相信大家都能做到,但是有些符号我们就很难通过键盘输入了,如℃、∴、→等符号.像这些很难通过键盘输入的符号,我们就把它们称为特殊符号吧.输入特殊符号的方法主要有两种.

1.1菜单输入

在word窗口中,点击“插入”菜单→“符号”子菜单,找到相应的符号,再点击“插入”按钮即可.

1.2输入法输入

当大家打开一种输入法后,会在任务栏“开始”按钮的上方出现该输入法的状态提示栏.用鼠标右键单击输入法状态提示栏上的小键盘按钮,在出现的菜单中选取相关的类别,如“特殊符号”,屏幕上就会出现一个软键盘,再选取相应的符号即可.输入完特殊符号后,还要把软键盘关掉,否则会影响你的输入.方法是重新用鼠标左键点击输入法状态提示栏的小键盘按钮即可.

2如何做word中实现图文混合

word强大的图文混排功能,给我们日常设计简报、宣传品带来了很多方便.但有时大家会发现,放置在文章中的图片不好移动,甚至移不走,该怎么办呢其实方法有很多种,其中用得比较多的方法是,利用图片的绕排方式,如四周环绕.步骤是,右击图片→设置图片格式→版式,选中“四周型”,最后确定.经过处理后,大家会发现,图片任你使唤了,随你摆.

3输入标点符号

大家在输入文章的过程中,也会碰到输入标点符号.对于键盘上标出的标点符号,我们可以直接按下该键即可.对于键盘上不标出的标点符号,我们只能通过组合键来进行,具体是:

(1)省略号shift+^

(2)破折号shift+&

(3)书名号shift+<(书名号的左边),shift+>(书名号的右边)

(4)中间点shift+@

4拼写检查

初识word,觉得她比较严肃,但接触久了,却觉得她比较热情,时时在帮我们检查输入情况,就像我们的贴心秘书.这就是word的拼写检查功能,当大家输入的内容可能有误时,会在该内容下多了红色波浪线,提醒我们可能输入有误,请好好检查修改.

4.1中文检查

在我们输入了错别字后,如输入“带劳”二字后,word马上红色提醒我们.接着我们将“带劳”改为“代劳”后,红色波浪线消失.

4.2英文拼写检查

汉语对我们来说是母语,输入正确与否不难判断.但输入英文时,对我们普通人来说,那可是麻烦大了,最怕是输入错误,并且还不知错误在哪里,检查起来可要冒汗了.还好,word出身老外,不怕对付英文,检查修改不用慌张.如本想输入“English”这个单词,但却输入了“Anglish”,也出现了红色波浪线,那怎么改呢.步骤是,右击“Anglish”单词,在出现的菜单中选“English”单词,红色波浪线消失,修改完成.

5如何巧用word中Ctrl+Z

大家都知道,Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作,能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作,或是恢复到以前的某一步.但你知道吗,Ctrl+Z还有特殊的作用.先举一个例子,在没有改变word缺省设置的情况下,在空行中输入:“1、计算机的实际应用”,系统会自动将其变为项目编号的形式,并在下一行添加了“2、”字样.这时如果按BackSpace键,可以删除第二行中的项目编号,并不能消除第一行中的项目编号形式,也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了,不可选.这时,Ctrl+Z就发挥作用了.我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后,顺手按一下Ctrl+Z,一切都OK了,第一行还是原来的样子,一点也没变.原来系统有“自动更正”的功能,可以按照一些约定将键入的内容自动更正.比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后,系统做了两件事,先是换到下一行,然后将这两行变为自动编号的形式.我们按了一下Ctrl+Z,刚好取消了第二个操作,就像什么事都没发生一样,系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改,这里就不再细说了.大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的更多妙用.

6如何在word中调用外部程序

在word使用过程中,有时候需要调用一些外部程序,如:Winamp、ACDSEE等.通常我们每次调用,要在桌面或“开始”菜单中找到相应快捷方式再运行,相当麻烦.这时我们可以这样来操作,提高工作效率:

(1)运行word后,按下“Alt+F8”组合键弹出“宏”对话框.在“宏名”文本框中输入宏的名称,如:Winamp,再单击“创建”按钮.

(2)word自动弹出一个VB代码窗口.在插入点所在位置添加一行代码:

Shell”c:\ProgramFiles\Winamp\winamp.exe”(注意双引号必须输入,Shell是word宏中调用外部程序的命令,空格后双引号内是调用的外部程序的路径和文件名),再关闭该窗口.

(3)用鼠标右键单击工具栏任意位置,在弹出的对话框中选择“命令”选项卡,在左边的“类别”下拉列表中选择“宏”项,在右边的下拉列表中找到一个名为“Normal.NewMarcros.Winamp”的命令,并把它拖放到工具栏上.我们就可以通过单击这个按钮来调用相应外部程序了.

以上谈谈word使用中的一些技巧方法.其实,word中还有其他的技巧方法,希望能得到大家的指点,谢谢！