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摘 要：随着计算机技术和网络系统的不断发展,信息化建设在医院档案管理(本文主要就文书档案)中的地位日益提高；医院档案的信息化管理可以提高工作效率、实现信息共享、节约成本,使医院管理工作充分利用档案信息资源,为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等提供了坚实的平台.在医院文书档案的信息化建设中也存在着电子文件保密性受限制,系统运行的稳定性和安全性不可靠,医院文档的多样性、复杂性、专业性,档案综合管理人员的素质难以达到专业化、信息化要求等实际问题.解决这些问题需要从规范统一标准入手,采取主动管理方式,提高档案管理人员素质,注重网络维护和安全设置及档案部门之间的广泛联系.
关 键 词：医院；电子文件；档案信息化管理
中图分类号：G717.24文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)04-0000-02
一、医院实行档案信息化建设的优点
一个典型的事务型办公自动化系统包括文字报表处理系统、公文处理系统、档案管理系统、会议管理系统、轻型印刷系统、行政事务管理系统、系统维护等几个主要模块.而文书档案管理系统做为其一部分,在医院领导决策、医院管理和业务处理等方面发挥着日益强大的功能：（一）检索快捷,提高了工作效率.现代网络系统提供了方便快捷的管理手段和检索工具,在文件归档、信息检索利用、档案立卷等方面极大地减轻了文书档案管理人员的劳动强度,增加了归档质量,提高了检索速度和准确度.在手工操作中存在的文档积存现象,立卷缺漏问题,可以得到即时修改.与传统纸质文件相比,电子文件具有信息与载体的相分离性,信息流包含着更广泛、更快速的逻辑关系在四通八达、紧密联结的网络载体上高速运行.档案内容和存储的分离利用,使各档案系统之间建立紧密互动联系,档案的利用和共享有了较大的发展空间.（二）实现信息共享,提供高效服务.在原始的手工操作管理中,往往存在大量信息闲置在文件柜中,文件和信息查找费时费力.随着计算机网络技术的发展,档案的管理提升到文件级,管理更加体系化,文件的内容属性和目录属性可以合并存在,调阅文件保证了较高的查全率和查准率.作为医院行政事务的文件档案处理模块,在应对公共卫生突发事件时,能否迅速通过网络平台,及时有效地完成各部门之间信息共享,提供高效率的信息传输、处理,实现如远程会诊、教学、会议、审核病例等多项任务,为领导决策提供准确的信息,直接关系到人民群众的健康.笔者医院于2002年开始运用津科软件公司提供的档案管理系统,实行纸质文件归档与电子信息著录同步进行的模式.经过几年的延续,个人感觉从档案的提供利用上,大大提高了信息服务及检索的准确性.在近几年几次重大疫情发生时,因前期档案的保存及时,电子信息著录准确,为医院领导应对突发事件决策提供了参考和科学依据,快速制定并启动相应的紧急预案,尽快投入防控工作,使损失减少到最底限度,圆满地完成了救治任务.（三）电子文档较纸质文件的优越性.随着大容量移动硬盘的开发,电子文件的无纸化储存成为现实,新的文件载体存取方便快捷,具有可复制性,传输速度快,传输距离不受限制.储存时间长,对温度、湿度、氧化等外部条件要求相对降低,易于保存.与传统的纸质文件存档相比,储藏占地也极大压缩.（四）成本节约.医院文书档案担负着各级领导公文分类、转递、归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载收集等工作,是医院管理历程的见证和有效凭据.传统的纸质文件的传阅方式、手工操作费工费时,储藏、保养均要占用较多建筑、电力和人力；远程传输、传阅成本较高,且在传阅过程中易将公文损坏或遗失；还要相应地建设大规模的档案馆并配备恒温恒湿设备以及防护措施.网络电子收发文、微机建档立卷则大大提高了办公效率,由传统的纸质文件的“串行”传阅变为以网络为基础的“并行”甚至是“放射状”模式,节约了时间,减少了人力、纸张等成本支出,极大地方便各部门之间公文的传送与信息共享,医院各部门的联系更加简便快捷,高效低耗.
二、目前医院档案信息化建设面临的问题
（一）电子文件保密性能弱化.在形式上,电子文件对储存软件有较大依赖性,在不同载体相应有不固定的的形式；在内容上,反复复制、粘贴、存盘的过程中很容易造成误操作,而且人为修改电子文件不但简便,而且修改过程没有任何记录.在技术上,为每一份电子文件加盖公章或签发领导的亲自签名也难以操作,判断电子文档是否原件也就无法完成.（二）医院网络平台的维护不足.医院档案具有较大复杂性,目前的网络平台在兼容性上难免顾此失彼.加之缺乏高水平的网络管理员,或者档案管理者的水平还不能适应日新月异的计算机网络发展水平.在微机终端、网络传输、服务器存储等过程中,计算机的入侵、网络病毒、网络事故都对档案信息安全构成严重的威胁.（三）电子公文、电子签名等法律问题.公文电子签名、电子签章、电子指纹认证等在技术上已经日趋发展成熟,但其法律效力的规范化、标准化还远远没有达成共识.导致目前电子公文权威性、公信度受到影响,尤其是在将其作为法律、法规、政策依据提供使用时效力更难以认定.在医院管理的实际工作中,虽然文件的网络传输、归档、立卷逐渐成为现实,但仍无法摆脱对纸质文件的依赖.（四）对档案综合管理人员要求高.医院的文书档案管理信息化建设,首先要求文书档案管理人员掌握现代档案管理应具有的相关知识,严格按照标准进行档案管理,加强综合档案室的软、硬件建设,规范档案管理制度,完善基础设施.同时,要求档案管理人员熟悉网络管理和安全的常识,具有熟练地微机操作技能和排除故障的能力.目前,医院的档案信息化管理的主要瓶颈在于缺乏具备上述知识和技术水平的档案信息处理复合型人才.（五）医院档案管理工作的更具复杂性.医院综合档案管理部门往往不是作为主要核心部门存在的,它不仅管理文书档案,还有医疗档案、病理切片资料、X光胶片、各种检查图文资料等,而且要兼顾科研、会计、设备、基建等档案,门类更多,内容更丰富,工作更复杂.虽然目前的微机存储性能有较高的容量,但这种容量终有用尽之时.这些档案的深入处理对管理者提出了很大地挑战,如果处理不好,势必造成使用效率、建档质量水平下降.
三、医院文书档案信息化建设的问题解决方案
（一）规范体制,统一标准.标准是信息共享的前提,它关系到档案工作能否良性、持续地发展.没有标准的档案管理系统是难以与其它管理信息系统相衔接并共享信息.因此,要做好医院档案的信息化管理工作,首先必须规范文档管理体制；电子文件的管理由档案部门负责,电子文件形成部门要提供协助和支持.目前我院档案如文书档案、人事档案、财务档案、设备档案、科技档案等前期管理属于不同的管理部门,档案室对文件的前期控制往往难以开展.我院传统的档案接收方式是逐年接收,很多合同、协议在形成文件的部门分散保管时往往容易遗忘丢失.而在办公自动化的文档管理系统,电子文件向档案部门移交以逻辑归档形式,在网络上实时进行,有效地保证了电子文件的及时归档.其次要制定业务流程标准.建立健全电子档案管理制度,明确文件处理、归档管理流程和著录要求,统一电子文件格式,确保电子文件的有效性和完整性.三是统一技术操作标准.在进行系统设计时,应使用兼容性强、应用性能好的软件系统,并对相关技术参数、技术标准进行规范.（二）加强系统维护和安全措施执行.主要按以下环节展开：（1）估计威胁.（2）明确需要保护的资源.（3）信息安全要达到的目标,解决保险性、完整性、可用性、可控性等诸问题.（4）选择安全原则.（5）估算为安全受到损害所付出的代价.首先,根据来源、价值、密级等因素把档案划分为数个安全层次,对于不同的管理、利用阶层限制使用者访问权限.同时,设置系统管理员,对用户予以指导,监控敏感信息,检查系统安全措施,排除系统障碍.采取防火墙技术、加密技术、身份认证等物理手段确保网络安全.防火墙是设置在两个或多个网络之间的,用于安全隔离的计算机系统,具备限制外部网主机/用户只能访问内部网提供的某些被安全所允许的服务,限制内部网用户不允许访问外部网某些危险站点或使用危险服务的功能,是解决信息安全的最有效手段,可以进行数据加密传输,数据储存加密,数据完整性鉴别等；档案的管理和利用必须严格按照安全策略对用户和管理者进行严格的身份认证.在条件成熟时,通过建设备用库和馆际（部门）之间相互备份等多种方法,对医院重要档案及电子文件实行异地备份,充分利用各种存储介质对重要的电子文件实行异质备份,确保电子文件的长期可读,确保医院档案信息资源的绝对安全.（三）提高医院档案人员的综合素质,培养适合信息时展的复合型人才.档案管理人员应熟悉本机关地位、职能、联系范围、部门设置和工作分工,了解各部门业务活动和有关业务知识,真正做到根据实际工作发挥档案服务效能.首先要从硬件建设和投入上下功夫,不断改善硬环境,提高档案人员业务技能.二是采取“自学为主,培训为辅”模式,逐步形成终身教育机制,保障档案人员素质随时展而不断提高.三是加大档案部门间、区域间系统合作的力度,通过交流,多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验,运用网络、现代通讯等高科技手段,不断增加档案部门和档案人员的信息源建设.
综上所述,医院档案是医院历史全貌的真实记录,医院档案管理与医院的基础管理密不可分.充分利用档案信息资源,将为制定医院工作质量评价、医疗、护理、教学、科研、论文撰写等打下坚实基础,并配合重点专科、学科带头人选拔、科研课题确立等工作顺利完成.作为档案信息人员,应提高业务素质,拓宽知识面、优化知识结构,既要具备档案管理基础知识,熟练地掌握档案工作的基本原则和方法,又要熟练掌握计算机软硬件技术、数字通信技术等,变过去被动接收档案为主动干预和控制医院内部信息的形成和传递,使公文与档案互相渗透、融合,最终趋于统一,直接为医院的医教研工作服务.