如何加强中小企业ERP管理系统客户档案信息的安全管理

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【摘 要】企业经过多年的发展,所积累的客户资源,掌握的客户档案信息,基本上都实现了信息化数据库管理模式.这种模式虽然方便、简洁,但是也存在着一定的威胁,可能存在数据丢失或信息泄露.如何安全的管理这些客户档案信息保证这些数据不被外人窃取,从而构成对企业自身的竞争威胁,成为现代企业近来比较关注的问题.本文结合中小企业ERP管理系统（以下简称“ERP管理系统”）,浅谈如何加强客户档案信息的安全管理.

【关 键 词】企业客户档案信息安全管理

中小企业ERP管理系统贯穿企业生产管理的全过程,其中客户关系管理是其重要的组成部分,其中存在着大量的客户档案信息,是企业重要的战略资源.

客户档案信息指的是存在于企业客户关系管理系统中以数据资料的形式存在的信息.它是企业在与客户的业务中形成的专门数据,企业在这些数据的基础上,整合客户的资料和数据最后形成了客户档案信息.企业客户档案信息不仅记录了客户的基本信息,也记录了一些对客户信息进行综合分析的数据结果,是企业相当重要的信息资源.

1ERP管理系统客户档案信息管理的重要意义

为进一步加强企业信息化建设,提升企业信息化建设水平和依靠信息化加强企业的决策及管理能力,一般企业都部署实施ERP管理系统,虽然目前各ERP管理系统形态万千,但其基本功能都趋于一致,基本上都覆盖了客户、项目、库存和采购供应等管理工作,贯穿企业的进销存全过程,通过优化企业资源达到资源效益最大化.

客户档案信息不仅是企业重要的经营资源,其本身也是客户重要的,具有一定的社会属性,它的安全管理同时具有重要的社会责任.由于企业员工个人素质、企业归属感的不同,其对于信息的保密意识也存在很大的差异.同时由于系统设计、应用以及管理等各方面的因素,系统中客户档案资料面临着来自各方面的威胁,安全隐患不容忽视.

2ERP管理系统客户档案信息的内容及管理流程

2.1ERP管理系统中客户档案信息的内容

目前ERP管理系统中,客户档案信息一般主要由客户的基本信息、经营水平、日常服务信息等模块组成,含有多个字段.这些信息模块和字段的原始信息维护,由不同岗位人员完成,对应的岗位人员对档案信息有录入、修改和查询等权限.

2.2ERP管理系统中客户档案信息的管理流程

2.2.1客户档案信息的获取

客户档案信息一般采用业务过程中的采集,或者由客户提供的一些相关材料等方式获取,然后统一录入到ERP管理系统的CRM系统中.

客户档案从采集到录入,严格按照流程进行管理,层层审核,步步完善.在流程管理过程中不断完善客户在CRM管理系统中的档案信息.

2.2.2客户档案信息变更

客户档案信息的变更,一般都通过现场实地考察来确定.在客户信息变更过程中,企业的客户关系管理人员有着很大的变更权限,经过严格把关审核后,最终实现客户档案的信息变更.

3ERP管理系统客户档案信息的安全隐患

ERP管理系统的数据主要有丢失和泄露等方面的安全隐患.ERP管理系统的数据安全,是指存在于系统内的客户档案信息存储载体处于良好的保管状态,在一定范围内被知晓,并可随时还原、处理、复制出载体中所包含的客户档案的信息内容用于企业经营业务,但不能被随意泄露,导致客户档案信息的公开,从而为不法人员利用,形成对客户的危害.客户档案信息的安全问题涉及许多方面,存储这些数据的载体的多样性加上利用的多样性,以及人员管理的复杂性,使得客户档案信息要面对许多的问题.总结起来,影响客户档案信息安全的因素包括以下几点：

3.1客观方面存在的隐患

3.1.1计算机网络病毒的入侵

随着计算机网络的不断发展,网络病毒层出不穷,变化多端,防不胜防.客户档案信息的采集、录入、整理等,都依赖于计算机处理,以至计算机硬盘上存储了大量的数据信息,所以必须防御计算机网络病毒的入侵和破坏.此外,在进行客户档案信息维护的时候,无论联网还是不联网,外接存储介质仍可能将病毒植入而破坏系统的重要数据,从而造成巨大的损失.

3.1.2应用系统的设计缺陷

应用系统不可能是完美无缺的,一般的应用系统都会存在设计缺陷.目前,客户档案信息的录入、维护和变更等都依赖于CRM管理系统,系统本身设计的缺陷将对数据本身造成一定的威胁.由于系统的架构很难有统一的标准和普遍适用性,以及技术原因和使用领域不同,在技术设计上肯定存在不一致现象,用不同的字段抽取,获取的数据也存在差异.这些系统设计存在的缺陷,给客户档案信息的安全埋下一定的隐患.

3.1.3人员素质的参差不齐

由于员工的受教育程度不同,文化层次存在差距,以至于员工的综合素质参差不齐.相关人员对系统的应用水平和领会能力也存在差异,同时由于人员管理的复杂性,内部人员的信息泄露成为客户档案信息安全管理重点考虑的内容之一.

3.2主观应用方面存在的隐患

3.2.1数据利用监管不够

（1）客户档案信息查询权限的限制机制不健全.企业相关人员可以随意在系统中查询客户资料,并能获取电子版本,随意复制,无关人员接触这些信息无人监管.

（2）客户档案信息的查询、调用审批程序不完善.目前,多数企业对客户档案信息的查询、调用无审批和监管流程,相关人员如有需要,只要获取相应的角色权限即可,缺少数据查询、调用的审批手续.

3.2.2流程管理监管缺失

（1）在客户信息新增过程中,无论是信息录入人员还是信息审核人员,都能看到录入的原始信息,每个环节都有可能造成信息的泄漏.所以加强每个环节、每个节点的监管和保密管理对于信息的安全也是至关重要的.不但要小心外部人员有目的的窃取和盗用,还要防止内部人员的有意识或无意识的信息泄漏.（2）客户档案信息的变更过程中,审核流程一般都不完善,缺少监管流程.操作人员操作失误或者有意无意泄露客户信息,都会给客户档案信息的安全带来很大威胁.

4ERP管理系统客户档案信息的管理措施

针对ERP管理系统客户档案信息的管理流程和安全隐患,应采取相应的管理措施,来加强对客户档案信息的安全管理.具体为：

（1）加强计算机网络安全管理.采取部署杀毒软件和管理策略等相应的技术和管理措施,确保整体网络环境的安全,避免网络病毒的侵扰.

（2）严格管理客户档案信息的存储载体.加强对存储载体的管理尤为重要.要定期检测存储设备,检测存储载体上的数据有效性,确保这些载体不受到损坏,在出现意外情况时这些载体的信息能够被完全、真实的还原出来.

（3）做好客户档案信息的基础数据库建设.客户档案信息基础数据库建设,必须提前设定各项数据采集项,整个管理环节要采用适用的软件.在具体日常数据的维护和采集中,注意客户档案信息的保管和整合.对于不断增加和更新的基础数据库中的数据要及时进行备份,并保证备份资料的有效性.

（4）加强科技创新,不断完善系统功能及设计架构.根据应用过程中发现的问题和缺陷,及时升级系统版本,整改设计缺陷,完善系统功能.相关人员在修改完善客户档案信息时,做到修改有痕迹,完善有记录.其他人员只能查询浏览信息,不能修改不能复制,并且有网络访问流量的统计记录.

（5）加强数据利用监管,提高数据利用的规范性和安全性.1）建立有效的客户档案信息的管理规章制度,提高数据安全管理.客户档案信息的管理必须依据严格的规章制度,确保检查、督促、奖惩等措施的落实.客户档案管理人员的数据安全意识尤为重要,提高这些人的数据安全意识,加强防范措施是最重要的.确保人员具备了安全意识才能从根本上杜绝威胁数据安全的隐患.2）严格控制客户档案信息的知晓范围以及查询权限.客户档案信息的知晓人员及其查询权限应该有严格的限制,尤其是那些重要的信息必须严格控制知晓范围.做到无关人员不得接触客户档案信息,不得查询,不得复制.3）严格管理客户档案资料的查阅、调用等环节.客户档案信息的利用都应按照相应的规好各种登记、审批工作,对于重要的客户信息的查阅还应注明查阅人身份、查询用途等.做到重要数据信息在办理审批手续之后方可进行调用.内部工作人员要本着不扩大知悉范围和安全利用的原则.这些利用环节的管理要有专人负责,做好监督、监管工作.

（6）强化流程管理监管,完善流程管理的审批流程和监管措施.1）提高相关人员的安全意识,做好账号和口令的保密工作.避免对外泄露自己的账号、,造成客户资料外泄,谁泄露谁负责.定期进行系统账户进行梳理,对不再涉及业务系统使用的人员账号予以收回禁用.2）规范使用人员的操作权限分配,不同岗位分配不同的角色,对应不同的操作权限.严格规范权限分配,做到角色一致、权责统一.

（7）加强系统管理人员的安全保密管理.系统管理人员拥有超级管理权限,可以查询任何信息,是系统的维护和技术支撑者.系统管理人员的安全保密工作是最重要的.

（8）加大信息安全审计力度.对于造成信息泄漏的相关操作做到严格跟踪,追本朔源,对于相关责任人给予严厉的处罚.

客户档案信息的安全管理工作是一个需要全员参与、相互配合的过程.在现代复杂的网络环境中,任何一个人的疏忽导致信息泄漏都可能造成巨大的损失.当前,互联网的发展日新月异,信息安全工作还存在很多不确定性因素,很多问题通过简单的技术措施难以持续性的解决,关键还是人员的管理.加强信息安全教育,增强人员保密意识,杜绝违规操作才是最重要的.