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【摘 要】招标文件在整个招标领域中起着至关重要的作用,它是招标活动的规则.但是随着信息技术的快速发展,电子招投标已经逐渐应用到各个领域,但是如何能够使招标文件、投标文件的编制更加快捷、方便、安全已经迫在眉睫.而金途招标文件编制工具的诞生为电子招投标的发展解决了重要的问题.
【关 键 词】招标文件范本固化编制工具电子招投标
1传统招标文件
1.1什么是招标文件
招标文件是什么?从不同的角度可能有不同的答案.首先,招标文件是招标人制定的本次招标活动规则,正式发布以后在投标人购买了招标文件参与投标之后就成为招标人/招标代理机构和投标人在本次招标项目进程中的共同规则,这是从法律意义上讲的；从招标进程上讲,招标文件是招标活动的总纲和剧本.
1.2招标文件在招标工作中的地位
在招标工作中,招标文件的地位已然不可撼动.招标文件阐明了需要采购货物或工程的性质,通报招标程序将依据的规则和程序,告知订立合同的条件.招标文件既是投标商编制投标文件的依据,又是采购人与中标商签定合同的基础.因此,招标文件在整个采购过程中起着至关重要的作用.招标人应十分重视编制招标文件的工作,并本着公平互利的原则,务使招标文件严密、周到、细致、内容正确.编制招标文件是一项十分重要而又非常繁琐的工作,应有有关专家参加,必要时还要聘请咨询专家参加.
1.3招标文件的主要作用
招标文件的目的是通知潜在的投标人有关所要采购的货物和服务,合同的条款和条件及交货的时间安排.起草的招标文件应该保证所有的投标人具有同等的公平竞争机会.根据单一项目招标文件的范围和内容,文件中一般应包含：项目的概括信息；保证技术规格客观性的设计文件；投标的样本表格；合同的一般和特殊条款；技术规格和数量清单,在一些特殊情况,还应附有性能规格,投标保证金保函,预付款保函和履约保函的标准样本.一旦编写的招标文件出现失误,会对整个招标工作带来巨大的困扰.
招标文件编写是一项复杂繁琐的工作.要想快速完整地把招标文件编写出来,而且还不能出现任何错误,必然需要一位十分专业的人员,利用大量的时间来完成.编写过程中一旦需要他人来接替,交接工作也比较麻烦.
招投标是建设工程等多个行业中普遍采用的一种竞争性采购方式.随着改革的不断深入和相关法律法规的逐渐完善,如何能更好的提高效率和降低交易成本,尽量减少在招投标领域中人为因素的影响值得让人深思.与此同时,伴随着计算机技术的迅猛发展和互联网的普及为我国的招投标网络化提供了良好的平台,电子招投标应运而生.
2电子招投标
2013年5月1日,《电子招投标办法》正式实施,标志着我国电子化招投标的发展跨跃了一个新的里程碑,同时表明了国家对电子化招投标的态度.其内容有前瞻性,是高技术的体现,将传统招投标业务融合互联网技术、计算机技术、安全认证技术,实现招投标过程的网络化、电子化、信息化.
在政府大力倡导和扶植下,电子化招标已然势在必行.
2.1电子招投标中文件的编制方式
在电子招投标日益完善的今天,传统的编制招标文件方式已无法满足现阶段的要求.文件编制成为电子化招投标发展的一个瓶颈,已经大大影响了招投标电子化的发展进度.而招标文件编写人员已迫切需要一种能与电子招投标相接轨的编写方式.
那么在电子化招投标中,对文件的编制有何种需求呢?
电子招投标系统中还有大量关键数据需要与招标文件进行交互,如：项目名称、招标人/招标代理、开标时间等.这些数据也是整个招标活动中最为重要,而且还重复出现.此外,对文件的编制并不是从一张白纸开始的.国家九部委单独或联合公布的标准招标文件范本就为文件编制者提供了一个很好的模版,各省市也可以按照自己的需求对其做适当的调整.而各招标项目的编写人员也只需按照对应的模版填写对应的内容即可,无需再做大幅度的改动.
既然如此,与电子化招投标系统相配套的文件编制方式,大可以从这些特点入手.以标准招标文件范本为模版,利用电子文档的特有优势,使招标文件从电子招投标系统获取数据；或者系统从招标文件获取数据；再对每一个章节加以定位；对不可修改的文本内容加以限制,可以适当调整的内容部分放开权限；最后为生成的文件进行电子签章,并加密,以确保招标文件的安全性.而这一过程,即为范本固化.
2.2金途文件编制工具
金途文件编制工具是金途集团为金途电子招标投标系统配套研发的一套标书编制工具软件.该软件一套共三款,分别为标准文件编制工具、招标文件编制工具及投标文件编制工具.（见图1）
2.2.1标准文件编制工具
其中标准文件编制工具用于标准文件范本固化.可在原有的普通标准文件范本的基础上为其添加节点、自动填充、数据采集等功能.而后招标人或招标代理以此已固化的范本来编制招标文件,可以方便地与金途综合电子招投标系统进行数据交互,如：定位至某章节,自动填充项目名称、招标人名称及开标时间,网络系统可以从招标文件中获取招标文件价格等等.
2.2.2招标文件编制工具
金途招标文件编制工具用于编制招标文件,在金途电子招投标系统中添加完项目,并由主管单位审批后,即可在此根据标准文件范本来编写招标文件.依照标准文件范本的设定,其中有一些数据会通过金途电子招投标系统自动填充（如：项目名称、招标人名称、开标日期等）；同时还有一些数据需要在招标文件中填写,从而让金途电子招投标系统来获取（如：招标人验收时间,投标文件价格等）.（见图2）
2.2.3投标文件编制工具
投标文件编制工具用于编制投标文件,投标人在金途电子招投标系统购买完招标文件并下载后,即可在此根据招标文件规定来编写投标文件.其中有一部分数据是从网络系统中自动获取的.用户只需要在相应位置填写相应内容即可.3金途文件编制工具的主要功能点
而范本固化的工作,主要是由标准文件编制工具来完成.其功能如下：
3.1添加节点
以每章节为单位为招标文件范本添加节点,通过点击节点目录就可以轻松跳转至相应章节,而且一些特殊节点还是金途电子招投标系统用于识别并获取数据的关键.如：招标公告节点、投标邀请书节点、商务标节点、技术标节点、财务标节点、投标书节点.（见图3）
3.2数据自动填充
在需要填充特定数据的位置设置自动填充点,在编写招标文件时将标准文件导入招标文件编制工具后,招标文件就会从金途电子招投标系统中自动获取数据并填充至该位置,招标文件编写人员无需再将数据写入.如：招标人名称、招标代理名称、开标时间.（见图4）
3.3数据采集
标准文件中某一位置添加某一类型的数据采集点,在编写招标文件时将标准文件导入招标文件编制工具后,在招标文件中可以填写该数据,而后金途电子招投标系统会自动从招标文件相应位置获取已填写的数据,如：招标人验收时间,招标文件价格等.（见图5）
3.4文件导出
可以将文件导出为加密的格式,如此一来除了服务器上保存的文件外,还可以将文件保存至本地.（见图6）
此外还有插入表格、插入图片等基本功能.而招标文件编制工具及投标文件编制工具中还可以对文件进行电子签章并打包生成加密文件.（见图7,8）
综上所述,在与电子招投标系统配套的文件编制方式中,范本固化的作用可见一斑.若实现范本固化,则文件编制工作会变得轻而易举,而且能使文件保持高效、统一、准确、易控制.能轻易地突破电子化招投标的瓶颈,大大提高电子化招投标的发展速度.
电子化招投标的发展趋势不可阻挡,而且必然要有一套与之接轨的方式来编制招标文件或投标文件,与之相应的文件编制方式也必将通过新的技术来实现.范本固化也是目前为止最为方便快捷的方法.电子招投标技术日渐成熟的今天,范本固化也终究会推广至整个电子招投标领域.